Трудовая книжка — это основной документ, отражающий официальную трудовую деятельность гражданина РФ. Ее оформляет работодатель при первом трудоустройстве, после чего она хранится в отделе кадров или у самого работника при увольнении. В трудовой книжке указываются личные данные, образование, трудовые отношения, должности, профессия и прочие сведения. Если трудовая книжка потеряна, для ее восстановления необходимо выполнить несколько шагов. В этой статье мы рассмотрим, как восстановить трудовую книжку, и определим возможные варианты действий.
Процесс восстановления трудовой книжки
Часто бывает, что работодатель выдает трудовую книжку сотруднику на время, и он ее теряет. В таком случае компания может восстановить документ, следуя определенному алгоритму:
- Работник пишет заявление на выдачу дубликата.
- Работник собирает все данные с предыдущих мест работы: для этого нужно обратиться к бывшему работодателю или, если компания уже не существует, в архив.
- Работодатель оформляет дубликат ТК с пометкой «дубликат».
- На основе собранных данных вносятся сведения о суммарном стаже в соответствующий раздел.
- Записи о трудовой деятельности делаются в хронологическом порядке, в отдельной графе указываются документы, на основании которых внесены записи.
- Снимаются копии со справок от других работодателей, а оригиналы возвращаются сотруднику.
На выдачу дубликата отводится 15 дней с момента подачи заявления и предоставления всех необходимых данных по предыдущим местам работы.
Восстановление ТК по копии
Согласно действующему трудовому законодательству, ТК можно восстановить по копии. Это значительно упрощает процесс. Вам не нужно собирать документы с прежних мест работы — достаточно передать копию на последнее место работы, и за несколько дней вам оформят дубликат. Главное, чтобы на копии была отметка «копия верна», подпись кадрового работника или главного бухгалтера, а также печать.
Восстановление трудовой книжки для нового сотрудника
Нередко случаются ситуации, когда новый сотрудник приходит без трудовой книжки. Согласно закону, вы не обязаны её восстанавливать — этим должен заниматься кадровый отдел предыдущего работодателя. Вы можете попросить работника получить дубликат на предыдущем месте работы или выдать ему новую трудовую книжку.
Восстановление трудовой книжки через пенсионный фонд и МФЦ
Трудовая книжка и Пенсионный фонд России (ПФР) тесно связаны, поскольку на основании записей из книжки начисляется пенсия. Если книжка утеряна, её можно восстановить по записям от предыдущих работодателей, как мы уже упоминали, или через ПФР и многофункциональные центры (МФЦ). Для этого необходимо подать заявление в установленной форме.
В обоих случаях данные будут восстанавливаться через государственный архив. Запросы направляются в архив, и на основании полученных данных создаётся дубликат, однако записи могут быть неполными, так как в архив попадают не все данные.
Восстановление трудовой книжки работодателем и необходимые документы
Причины утраты трудовой книжки могут быть различными. Основные из них:
- Книжка потеряна работником.
- Документ утерян кадровым отделом предприятия.
- Потеря в государственной организации, например, в ПФР.
- Книжка повреждена из-за неумелых действий или форс-мажорных обстоятельств.
В случае утраты из-за стихийных бедствий восстановление выполняется по упрощённой схеме.
Если сотрудник работает в организации, восстановлением занимается работодатель. Несмотря на то, что книжка хранится на предприятии, работник имеет право временно забрать её для своих нужд. Именно в этот момент чаще всего происходит утрата. Работник должен немедленно уведомить руководство и написать заявление на имя генерального директора с просьбой сделать дубликат.
Если это первое или единственное место работы, процедура упрощается:
- Работник приобретает новый бланк, если утрата произошла по его вине, и передаёт его в отдел кадров.
- Кадровик заполняет бланк личными данными и делает отметку о дубликате в правом верхнем углу.
- В документ вносится информация, которая обычно записывается в трудовых книжках.
- Если были награждения и поощрения, они также указываются, при условии наличия подтверждающих документов.
- Если сотрудник продолжает работать на предприятии, печать на трудовой книжке ставится только при увольнении.
Если сотрудник работал на нескольких предприятиях, ему потребуется собрать документы от каждого работодателя, а в случае ликвидации организации — обратиться в архив.
Если трудовая книжка повреждена, но записи остаются читаемыми, последний работодатель может восстановить дубликат без сбора дополнительных документов. В книжке отмечается общий стаж и вносятся записи о работодателях без их подписей и печатей.
Что делать при ликвидации предприятия
Если организация ликвидирована, все данные о вашей трудовой деятельности можно найти только в архивах. Процесс через архив может быть длительным, и проблема усугубляется, если данные отсутствуют или доступ к информации ограничен. В таком случае вопрос решается через суд, что связано с денежными затратами и требует времени, но иногда это единственный способ восстановить трудовую книжку.
Трудовая книжка — основной документ для получения пенсии. При переходе на электронные носители проблем со сбором утраченных данных станет меньше, но уже сейчас есть высокие шансы быстро восстановить утраченные сведения, и этим следует воспользоваться.
Восстановление трудовой книжки или оформление новой
Трудовая книжка, которую также называют трудовым «паспортом», является основным документом, подтверждающим рабочий стаж человека, необходимый для расчета будущей пенсии. Поэтому важно восстановить трудовую книжку, если она была утрачена.
Если человек работал на нескольких местах работы по нескольку месяцев и его общий стаж невелик, то при потере трудовой книжки её можно не восстанавливать. На новом месте работы ему выдадут новый чистый бланк, как сотруднику, впервые начинающему трудовую деятельность.
Если стаж важен, то книжку лучше не терять, а если это случилось, то следует как можно быстрее её восстановить. Особенно важно сохранять этот документ тем, кто начал работать до 1997 года. В системе СФР может не быть данных за этот период, и тогда бумажная трудовая книжка является единственным доказательством стажа.
С 2021 года ведение и выдача трудовых книжек регулируется приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н. В соответствии с ним, трудовой документ нельзя выдавать повторно. Если он потерян, то на восстановленной копии должна быть пометка «дубликат». Дубликат выдается не только при потере или краже, но и если бланк испачкан, порван, изношен или поврежден другим образом.
Многие сотрудники спрашивают, можно ли восстановить трудовую книжку у нового работодателя. На практике такие случаи бывают, но это скорее исключение. Новая организация может помочь в восстановлении трудового «паспорта», отправив запросы в компании, где ранее работал сотрудник. Однако дубликат должен быть выдан на последнем месте работы.
Для этого сотрудник должен подать заявление на выдачу дубликата и предоставить доказательства своей трудовой деятельности на предыдущих местах работы.
Не позднее чем через 15 дней работодатель обязан выдать документ бывшему сотруднику (п.26 Порядка № 320н). Но если нет подтверждающих документов, срок может увеличиться, так как придется отправлять запросы и ждать ответы.
Важно! Работодатель не может вносить записи в дубликат со слов работника. Обязательно нужны документы, подтверждающие стаж на предыдущих местах работы.
С 1 января 2023 года применяются трудовые книжки нового образца (постановление Правительства РФ от 24.07.2021 № 1250). Старые бланки также действуют, и их нужно использовать до полного израсходования. Если сотрудник запросил дубликат, его следует выдать на старом бланке, если такие еще имеются у компании.
В интернете часто упоминается способ, как восстановить записи в трудовой книжке при её утере. Для этого рекомендуется отксерокопировать книжку и заверить копию по всем правилам, чтобы не пришлось собирать справки с предыдущих мест работы.
Однако многие юристы считают, что даже заверенная копия трудовой книжки не является официальным документом для её восстановления. Поэтому лучше предоставить оригиналы подтверждающих документов, на основании которых точно выдадут дубликат.
Если человек потеряет дубликат трудовой книжки, он может восстановить и его, получив второй дубликат. Он ничем не отличается от первого и оформляется в том же порядке.
Разобраться во всех нюансах ведения и восстановления трудовых книжек поможет наш курс «Трудовые книжки бумажные и электронные».
Утеря трудовой книжки в 2021 году: как восстановить документ?
Я нахожусь в отпуске по уходу за ребенком. Организация, в которой я раньше работала, была ликвидирована. Трудовую книжку мне вернули вместе с другими документами, но при переезде я её потеряла. Как восстановить этот документ? Куда обратиться и что делать, если трудовая книжка найдётся?
Потеря трудовой книжки не означает утрату всей информации о трудовом стаже. В большинстве случаев информация хранится в базе данных Пенсионного фонда России и может быть подтверждена документами от предыдущих работодателей.
В случае утраты или порчи трудовой книжки работником законодательство предусматривает возможность получения дубликата или оформления новой. В новую трудовую книжку данные о предыдущем стаже не вносятся.
ВОССТАНОВЛЕНИЕ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ РАБОТОДАТЕЛЕМ
При работе с трудовыми книжками следует руководствоваться нормами Трудового кодекса РФ и с 1 сентября 2021 года новым Порядком ведения и хранения трудовых книжек[1].
Если трудовая книжка была потеряна в период безработицы и при трудоустройстве работник сообщил об этом новому работодателю, работодатель оформляет новую трудовую книжку (не дубликат).
Дубликат трудовой книжки по заявлению лица, её утратившего (пример), может оформить только работодатель по месту последней записи в трудовой книжке. В срок не позднее 15 рабочих дней со дня подачи заявления (п. 27 Порядка) работодатель выдаёт работнику дубликат трудовой книжки с внесёнными в него записями, включая общий стаж, сведения о наградах и поощрениях[2].
Документы, подтверждающие трудовой стаж, можно запросить у предыдущих работодателей (их правопреемников) или в государственном либо муниципальном архиве (если предыдущий работодатель ликвидирован или прекратил свою деятельность).
Также работник может предоставить сведения о трудовой деятельности по форме СТД-ПФР[3], полученной в ПФ РФ.
Если сотрудник имеет на руках нотариально заверенную копию трудовой книжки, ему не требуется собирать дополнительные документы.
При наличии у работника небольшого трудового стажа, он может при трудоустройстве подать заявление на оформление новой трудовой книжки вместо дубликата.
[1] Утверждено Приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н. Далее — Порядок.
[2] Дубликат трудовой книжки заполняется в соответствии с требованиями пункта 28 Порядка.
[3] Утверждено Приказом Минтруда России от 17.09.2020 № 618н.
И. И. Наделяева,
заместитель директора по управлению персоналом
Материал представлен частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Кадровые решения» № 11, 2021.