Приказы по личному составу документально оформляют: прием, перевод на другую работу, увольнение, изменение условий труда, присвоение разрядов и классности, установление размеров оплаты труда, предоставление отпусков, командирование сотрудников, наложение дисциплинарных взысканий и прочее.
Структурно приказы могут быть простыми и сложными.
Приказ, касающийся одного человека, называется простым (индивидуальным). Заголовки таких приказов включают фразы типа: «О приеме на работу .», «О переводе на другую работу .», «О поощрении .», и так далее.
Если приказ включает несколько распорядительных пунктов, он считается сложным.
В сложных приказах заголовок формулируется в зависимости от решаемого вопроса, если он касается одного кадрового вопроса (например, прием или увольнение). Если в приказе решается несколько кадровых вопросов (например, и прием, и увольнение), заголовок отсутствует или дается обобщенно («По личному составу»). Практика создания сложных приказов считается неэффективной, так как она усложняет их исполнение и учет.
Констатирующая часть в приказах по личному составу может отсутствовать.
Распорядительная часть приказа начинается с указания фамилии (пишется прописными буквами), имени и отчества (пишется полностью строчными буквами). Здесь должны быть четкие формулировки решения кадрового вопроса (отдельные формулировки для приема, назначения, перевода на другую работу, увольнения приведены в Приложении 2).
В сложных приказах распорядительная часть делится на пункты. Действие одного характера, касающееся одного или нескольких лиц, оформляется отдельным пунктом. Например:
1.1. ПЕТРОВА Николая Ивановича .
1.2. СИДОРОВА Игоря Петровича .
Обычно в таких приказах соблюдается определенная последовательность вопросов. Сначала идет назначение на должности, затем перевод на другие должности, далее освобождение от должностей.
Если в одном пункте указаны несколько фамилий, они перечисляются в алфавитном порядке.
Подготовкой таких приказов занимаются кадровые отделы по мере поступления представлений из структурных подразделений.
Каждый пункт приказа по личному составу должен содержать основание (в сложных приказах — по каждому пункту и подпункту), с указанием документов, послуживших основанием для его издания.
В приказе по личному составу обязательно указание:
С приказом ознакомлен подпись расшифровка подписи
Приказы по личному составу визируются ответственным за кадры и руководителями тех подразделений, сотрудников которых касается приказ.
Приказы об увольнении, переводе, наложении взысканий визируются юристом.
Приказы об увольнении должны содержать информацию о согласии профсоюза на увольнение и быть завизированы председателем общественного отдела кадров, если такой имеется.
Бухгалтер визирует приказы по вопросам увольнения, командировок, предоставления отпусков, вызова из отпуска, премирования.
Приказы по личному составу подписываются руководителем или его заместителем, курирующим эти вопросы, в соответствии с приказом о распределении обязанностей между руководством.
Отдельные приказы издаются для поощрения, премирования и длительных командировок.
Оформление очередных отпусков можно производить без издания приказов, используя унифицированную форму, которая объединяет заявление на отпуск и приказ в виде записки о предоставлении отпуска. Этот документ подписывается руководителем организации, либо кадровой службой с последующим согласованием с руководителем или его заместителем, ответственным за кадровые вопросы (примерная форма приведена в Приложении 3).
Также целесообразно разработать унифицированную форму приказа о командировке (примерная форма представлена в Приложении 4).
Приказ по личному составу имеет порядковый регистрационный номер в пределах календарного года и буквенный индекс «л/с» (личный состав) или «к» (кадры). Возможна иная буквенная индексация, например, для приказов о приеме, переводе, увольнении используется «л/с», для приказов о поощрении — «п», для приказов о командировках — «к».
Приказы по личному составу регистрируются, рассылаются и формируются в дела кадровым отделом. Основания для приказов включаются в личные дела сотрудников или составляют отдельное дело приложений к приказам по личному составу.
Поскольку приказы о предоставлении отпусков, взысканиях и командировках имеют временные сроки хранения, их формирование необходимо производить отдельно от других приказов по личному составу.
ОКУД (Общероссийский классификатор управленческой документации) включает кадровую подсистему, содержащую унифицированные формы кадровых документов по вопросам приема, перевода на другую работу, увольнения, поощрения, наложения взысканий, оформления отпусков и командирования сотрудников.
ГОСТ по оформлению приказов по личному составу
Приказы по личному составу являются важными документами в любой организации. Они содержат информацию о сотрудниках, их назначении на должности, перемещении, увольнении и другие значимые сведения. Для правильного составления приказов и их соответствия требованиям существует определенный ГОСТ, регламентирующий порядок и правила их оформления.
ГОСТ по оформлению приказов по личному составу устанавливает стандарты для текста приказа, его оформления, расположения подписей руководителей и ответственных лиц, а также нумерации и оформления приложений. Соблюдение этих стандартов сохраняет ясность, целостность и юридическую значимость документа.
Важным аспектом является не только содержание приказа, но и его форма, чтобы избежать недоразумений и конфликтов из-за неправильного оформления. Соблюдение ГОСТа по оформлению приказов по личному составу обеспечивает единообразие и профессионализм в документообороте организации.
Стандартный образец приказов
Стандартный образец приказов по личному составу должен включать следующие обязательные элементы:
1. Заголовок приказа: указывается наименование организации, номер и дата составления приказа.
2. Содержание приказа: здесь указывается суть принятого решения, например, о назначении, увольнении, награждении и т.д.
3. Основание для принятия решения: указывается закон или внутренний документ, на основании которого принято соответствующее решение.
4. Информация о лицах, на которых распространяется приказ: перечисляются фамилии, имена и отчества (при наличии) сотрудников, на которых распространяется действие приказа.
5. Подписи руководителей: приказ подписывается руководителем организации или уполномоченным лицом, а также главным бухгалтером.
6. Регистрационный номер и дата регистрации: приказу присваивается регистрационный номер и отмечается дата его регистрации в специальном журнале.
Соблюдение стандартного образца приказов по личному составу помогает поддерживать порядок и разборчивость документации в организации.
Как оформить документ
1. Определить цель и содержание распоряжения.
2. Составить план документа, включающий введение, основную часть и заключение.
3. Указать номер и дату распоряжения.
4. Указать наименование организации.
5. Привести заголовок распоряжения с указанием темы.
6. Обеспечить единообразное оформление текста и использовать четкие формулировки.
7. Подписать распоряжение руководителем и заверить печатью организации.
8. Донести распоряжение до сотрудников и предпринять необходимые действия для его выполнения.