Наша веб-студия работает с несколькими сотрудниками, некоторые из которых находятся в офисе, а некоторые работают удаленно. Для совместной работы над проектами мы используем различные инструменты: Bitbucket для хранения и совместной работы над кодом, Google Drive для обмена документами и Trello для отслеживания задач. Однако, у нас осталась проблема организации рабочих материалов — каждый использует свой инструмент, будь то Dropbox, SugarSync или Яндекс.Диск.
Мы решили упростить организацию и отказаться от использования Яндекс.Диска. Это решение оказалось успешным. Теперь наши сотрудники разделились на две группы: одни предпочитают Dropbox, другие — SugarSync. Мы провели долгие обсуждения и в итоге выбрали SugarSync, оформив платный аккаунт, чтобы обеспечить удобство и доступность для всех сотрудников.
Как правильно организовать структуру каталогов для различных проектов и как следует работать с файлами в целом, включая макеты PSD? Как избежать длинных названий файлов вида «01_Главная_fix_new_FIX_SITE_05-11-2013.PSD»? Как лучше хранить все файлы — в папках по проектам, по направлениям или по номерам? Что делать, если в рамках одного проекта разрабатывались отдельно лого, сайт спустя полгода, а затем еще какие-то дополнительные элементы? Что делать, если одни и те же материалы используются в нескольких проектах?
За последние несколько лет я работал в различных студиях и нигде не удалось полностью решить этот вопрос. Структура постоянно менялась от проекта к проекту, что приводило к потере некоторых файлов. С большим количеством проектов рабочий процесс становился невыносимым, особенно когда старый клиент возвращался спустя год и задавал новые задачи.
Если у вас есть опыт в данном вопросе, пожалуйста, поделитесь им. Я хочу найти идеальное решение, разработать правила и придерживаться их.
- Вопрос был задан более трех лет назад
- Просмотрено 10514 раз
Где хранить все? В папках по проектам, в направлениях или по числам?
Для определения списка критериев, которые уже используются и которые требуются, проведите аудит всех файлов. Затем, исходя из модели работы каждого разработчика и потребностей пользователей, выберите необходимые критерии. Важно, чтобы выбранные критерии не вызывали раздражения у разработчиков при заполнении, но при этом обеспечивали возможность находить информацию с достаточной точностью (необходимо избегать излишней детализации структуры и многочисленных критериев для каждого файла, так как поиск нужного файла выполняется редко, но при этом обеспечить возможность просмотра ограниченной части иерархии файлов при поиске).
Для объединения проектов, принадлежащих одной компании и имеющих общий стиль, можно использовать иерархическую структуру файлов. В случае изменения структуры компании или несоответствия создаваемых материалов ее структуре, придется перестраивать структуру файлов. Чтобы избежать этого, можно сразу использовать соответствующие структуре создаваемых материалов названия подпроектов, которые отличаются от конкретных названий фирм.
Устаревшие файлы можно периодически перемещать в папку «архив», которую следует создать в той же папке, что и архивируемый файл. То есть в каждой папке структуры файлов следует создать свою папку «архив».
Что делать, если для одного проекта отдельно разрабатывали логотип, спустя полгода — сайт, а затем еще какие-то мелочи?
Создайте один общий проект, где объедините все эти материалы. Названием проекта может быть название вашей фирмы или домена с добавлением префиксов для каждой подпапки. Например, «Проект: [Название фирмы] — Сайт», «Проект: [Название фирмы] — Лого», и так далее.
Не беспокойтесь, если объединение будет крупным. Однако стоит обдумать, насколько целесообразно объединять материалы на данный момент, если структура проекта еще неясна или планируются дополнительные изменения.
Что делать, если одни и те же материалы используются в нескольких проектах?
различные узоры (03.09.2012).psd различные узоры (12.03.2012).psd различные узоры (10.11.2012).psd различные узоры.psd ООО Пульс/ сайт/ главная страница.psd внутренняя страница.psd печатная продукция/ новогодняя акция 2013 (10x25).psd фирменный стиль/ визитка.psd материалы от заказчика/ 11.02.2013/ фото директора.png 16.03.2013/ фото бухгалтера.png фото администратора.png ОАО ТелеСистемы/ общее/ диалоговое окно.psd всплывающая подсказка.psd Ритейл/ сайт/ печатная продукция/ Интранет/ сайт/P.S.: в качестве названий папок, конечно, можно использовать и английские имена (архив, общее, библиотека и т.п.).
P.P.S.: я рассматривал организацию материалов исключительно на основе файлов и директорий.
Оптимизация архивов
Сегодня каждая компания сталкивается с проблемой организации и управления архивами, включая бумажные документы. В соответствии с законом, необходимо хранить множество документов на протяжении длительного времени. Представители компаний Optima и NeuHaus поделились своими подходами к централизованному хранению электронных документов и автоматизации работы архивных служб в соответствии с требованиями регулирующих органов.
Однако, при автоматизации документооборота, компании часто не обращают должного внимания на организацию и управление архивами документов. Ефим Старостин, руководитель департамента комплексных информационных систем группы Optima, выделил типовые решения — «Электронный архив» и «Архив бумажных документов», и подчеркнул, что все компании вынуждены иметь и электронные, и бумажные архивы, а вопросы их организации становятся все более актуальными для специалистов компаний.
Сегодня рынок систем электронного документооборота достиг уже высокого уровня развития и насыщенности. Сформировалась группа из пяти-шести ведущих компаний, предлагающих схожие по функциональности продукты. Из них особую роль играет платформа Optima-WorkFlow, которая была создана более десяти лет назад и успешно применяется для управления документами на корпоративном уровне. Решения, основанные на этой платформе, специально адаптированы для использования в крупных организациях с обширными архивами, содержащими множество бумажных документов.
Одним из главных преимуществ платформы Optima-WorkFlow, по мнению многих участников, является ее возможность работать с различными системами управления базами данных (СУБД). Однако наиболее важной особенностью этой системы является ее конструкторская гибкость. «Каждый пользователь может адаптировать платформу под свою специфику, и зачастую для этого требуется только небольшая доработка программного кода, которую может выполнить даже не специалист-программист. Мы предоставляем возможность практически визуально настраивать систему, добавлять небольшие блоки программных скриптов на том же языке, что и для написания макросов», — пояснил Старостин.
Для преобразования бумажных документов в электронный формат необходимо выполнить сканирование. Сергей Лось, менеджер компании NeuHaus, специализирующейся на поставках высокоскоростных сканеров Panasonic и Fujitsu, рассказал о возможностях современных документных сканеров и отметил, что рынок таких продуктов в России постоянно растет. В 2010 году было продано 11 398 сканеров высокой скорости, а совокупное число, включая планшетные сканеры, составило около 18 тысяч. Рынок вырос на 19%, и согласно прогнозам компании, в ближайшие восемь — десять лет он будет расти на 20-22% ежегодно.
Организация потокового сканирования требует использования штрихкодирования для разделения документов. NeuHaus разработала соответствующую технологию и встроила ее в предлагаемую систему. Кроме того, требуются средства распознавания.
Один из вопросов, о котором говорилось на семинаре, — получение руководителями компаний собранной информации о загруженности сотрудников и выполнении работ. «Это один из показателей эффективности сотрудников офиса, которые можно получить из системы управления документами», — пояснил Старостин. В системе планирования ресурсов и календаря накапливается фактографическая информация, и после ее сравнения с системой руководство может получить рекомендации о возможностях оптимизации.
Как навести порядок в архиве раз и навсегда
Большинство организаций хранят свои документы в папках, которые обычно находятся в офисе бухгалтера или кадровика. Однако, нередко бывает так, что нет времени на упаковку, сортировку и утилизацию устаревших документов. К тому же, у каждого сотрудника своя система хранения, поэтому, если ответственный за архивирование уходит в декрет, отпуск или заболевает, становится практически невозможно найти нужный документ.
Хотя многие бизнесы переходят на электронный документооборот, нельзя полностью избавиться от хранения важных бумажных документов. Особенно это касается сделок с контрагентами. Ведь с чем еще можно подтвердить свою правоту, если банк, налоговая или компания вдруг заинтересуется операциями? В архиве также хранятся все документы, связанные с взаимодействием компании со своими сотрудниками, включая кадровые дела.
Сроки хранения документов могут варьироваться от временных (три года) до постоянных. Поэтому они должны быть в целости и сохранности на протяжении всего существования компании.
Невозможно уничтожить архив (в соответствии со статьей 120 Налогового кодекса РФ предусмотрены штрафы) – такой метод оптимизации процесса архивирования не является приемлемым.