Как правильно отправить письмо и доказать отправку

Рекомендуется взаимодействовать с государственными органами и юридическими лицами путем отправки заказного письма в большинстве случаев. Этот вид коммуникации гарантирует возможность подтвердить факт обращения с заданным вопросом. Однако, как правильно осуществлять отправку писем и впоследствии удостоверяться в этом?

В существующем законодательстве РФ много раз упоминается обязанность отправки писем в виде заказной корреспонденции. Например, статья 125 Арбитражного процессуального кодекса РФ прямо указывает на необходимость направления копий искового заявления и приложенных к нему документов заказным письмом с уведомлением о вручении остальным участникам дела. Аналогично, статья 45 Жилищного кодекса гласит, что собственники, которые вызывают собрание собственников в многоквартирном доме, должны сообщить о проведении собрания каждому собственнику путем отправки заказного письма. Подобные требования также содержатся в других нормативных актах.

Сообщение о правильном извещении другой стороны стало крайне существенным после изменения Гражданского кодекса Российской Федерации в 2013 году и введения нормы статьи 165.1 «Юридически значимые уведомления». Согласно этому изменению, получатель несет ответственность за невозможность доставки сообщения.

Ранее выдавалось так, что вам отправили письмо на вашу прописанную адресу, но вы его не получили. Например, в этом письме содержалось предложение о выкупе вашей доли в праве собственности на квартиру. Поскольку вы не выразили желание выкупить свою долю, сделка прошла без вас. Вы узнали об этом и подали иск в суд. Вы предоставили документы, подтверждающие, что уже 10 лет не проживаете по прописке, и суд принял вашу сторону, потому что продавец должен был предпринять меры для вашего розыска, и сделка была отменена. В прошлом это была очень распространенная схема мошенничества, так как деньги уже не могли быть возвращены. А сейчас? А сейчас подобная схема именно закрыта статьей 165.1 Гражданского кодекса Российской Федерации. Теперь вы несете ответственность за то, чтобы письмо было вами получено.

С момента принятия этой нормы возросло внимание к подтверждению доставки письма получателю. Ранее было два варианта: либо долго ожидать уведомления о получении, либо получить информацию с сайта почты России. Второй вариант был более оперативным, но возник вопрос о документальном подтверждении этого факта. Стороны стали направлять в суд копии экрана (скриншот) с данными о получении письма с сайта Почты России, и судье приходилось проверять эту информацию.

Недавно (с начала февраля 2016 года) появилась возможность получения письменной гарантии с веб-сайта pochta.ru, которая обеспечена цифровой подписью. Распечатанная гарантия содержит уникальный цифровой код, который можно проверить на его действительность.

Мы советуем отправлять письма заказным письмом, сохранять квитанцию в качестве подтверждения отправки и распечатывать информацию с сайта pochta.ru, которая защищена цифровой подписью. При соблюдении этих рекомендаций у вас не будет никаких сомнений в вашем доказательстве.

Если вам понадобится подтверждение получения конкретного документа, такого как «Просьба о выкупе доли», «Согласие на условия договора» или «Отзыв согласия на обработку персональных данных», в будущем, рекомендуется отправлять письма ценным отправлением, а не заказным. В описи ценного письма будет указано название документа, который вы отправляете, что позволит впоследствии подтвердить его отправку.

Если вам удастся заметить какую-либо неточность, пожалуйста, выделите соответствующий участок текста и нажмите комбинацию клавиш Ctrl+Enter.

Поделиться веб-адресом:

• Нажмите, чтобы пройти к печати (Возможность открывается в отдельном окне)
• Кликните, чтобы поделиться через WhatsApp (Отобразится в отдельном окне)
• Кликните для размещения в Twitter (Открывается в отдельном окне)
• Нажимайте в этом месте, чтобы сообщиться содержимым в Facebook. (Становится доступным в недавно открытом окне)
• Нажмите, чтобы поделиться через Telegram (Открывается во всплывающем окне)
• Отправить данное сообщение товарищу (Открыть в новой вкладке)
• Ещё

Образец и правила написания письма

Существует множество вариантов составления письма подтверждения, поэтому стоит учесть особенности своей ситуации и общепринятые практики в документообороте. При написании письма следуйте данной инструкции:

1. В нужной бумаге обязательно следует отражать указание официального наименования, реквизитов, почтового адреса и контактного телефона отправителя, а также ФИО и должности представителя компании, действующего от ее имени (обычно это руководитель организации или его заместитель). Эти данные обычно приводят в верхнем левом углу документа.
2. Вверху справа указывается информация о компании и полное имя директора или другого получателя подтверждения. Отправление должно быть адресовано конкретному человеку, а не просто организации в целом в качестве юридического лица.
3. В метаданных отправителя следует указать дату и номер письма, согласно записям в журнале исходящей корреспонденции. Это дополнительное подтверждение времени отправки документа.
4. Уважаемый Юрий Иванович,
5. Далее представим ситуацию, где генеральный директор фирмы получает корреспонденцию, содержащую предложение о возможном партнерстве, и активно подтверждает свою заинтересованность в данном предложении.
6. Просим вас далее проспектуровать, какие ожидания вы имеете от своего партнера — можем упомянуть запрос на предоставление образца документа, желание участия в переговорах, потребность в перечислении средств, выполнение других сопутствующих обязательств и так далее.
7. После этого отправитель присоединяет свою подпись и разъяснение этой подписи: фамилия и инициалы.

Большинство писем обычно укладывается в один-два абзаца, поэтому для написания достаточно взять одну страницу формата А4 или фирменный бланк компании.

Вы можете выбрать различные способы отправки письма: по электронной почте, по факсу или в физическом виде с помощью курьера, Почты России или частной транспортной компании. Но в любом случае рекомендуется запросить подтверждение о получении, отправив заказное письмо.

В предыдущем материале мы приводили иллюстрации правильной структуры коммерческих писем, вам также рекомендуется изучить эту информацию по следующей гиперссылке.