Приказ по личному составу

Срок действия каждого указания, касающегося персонала, точно определен и начинается либо с даты его официального издания, либо с указанного дня в тексте.

Окончание приказа может произойти по нескольким основным причинам: его исполнение, истечение срока действия, отмена или вступление в силу новых местных правил, разделов трудовых или коллективных соглашений или законов, которые значительно изменяют условия, указанные в указе директора компании.

Кто пишет приказ

Обычно задача по формированию кадровых приказов возлагается на специалиста, работающего в отделе кадров, юриста или секретаря организации (в зависимости от того, кто отвечает за эту функцию). В любом случае, необходимо, чтобы это был опытный специалист, хорошо разбирающийся в трудовом и гражданском законодательстве Российской Федерации.

Необходимо передать приказ по личному составу на подпись руководителю предприятия после его составления, поскольку он всегда подписывается от его имени.

В случае, если на предприятии имеется профсоюзная структура, представитель этой структуры обязан изучить документ перед его официальным публикованием с целью предотвращения любых нарушений прав работников, будь то непреднамеренные или преднамеренные.

Основание для приказа

Приказ, включающий основание и обоснование, является неотъемлемой частью создания распорядительного документа. В отсутствие этих элементов приказ не может быть признан действительным юридическим документом.

К основным документам относятся разнообразные материалы, такие как личные заявления сотрудников, служебные и докладные записки руководителей подразделений и т.д. Эти данные основываются на положениях трудовых и коллективных договоров, а также на законодательных нормах РФ. В качестве обоснования можно привести объективные доводы, которые являются обоснованием для создания соответствующего распоряжения (обоснование всегда следует за фразой «В связи с…»).

Правила составления документа

С начала 2013 года была отменена обязательность использования унифицированных форм для первичных кадровых и бухгалтерских документов. В результате этого изменения теперь возможно составлять приказы в произвольной форме или воспользоваться специально разработанным и утвержденным шаблоном внутри компании.

Некоторые сотрудники организаций предпочитают использовать традиционные образцы приказов, которые ранее были обязательными, и это объяснимо — они удобны, содержат всю необходимую информацию и не требуют размышлений над формой и содержанием документа.

В независимости от выбранного метода создания приказа, важно, чтобы его структура соответствовала установленным стандартам делопроизводства, а текст соответствовал правилам русского языка.

Дополнительно, в распоряжении также должен быть указан список необходимых информационных данных. Он включает в себя:

• название файла;
• Идентификационный номер и день создания этого документа;
• название компании, где он выпускается.

После этого следует главный раздел:

• эффективность данного указа начинает действовать с указанной даты
• Необходимо объяснить причину или обстоятельства, по которым возникает обоснование для формирования данного явления или объекта, то есть необходимо описать их словами.
• Для установления основания, в данном случае следует обратиться к ссылке на соответствующую статью закона или внутренний документ – акт, служебную или докладную записку.

При завершении приказа, при необходимости следует указать на сотрудников, ответственных за его выполнение. Это может быть любой сотрудник компании или даже сам руководитель.

Как оформить бланк

Составление приказа о персонале, так же, как и его содержание, полностью остается на усмотрение представителей предприятий и организаций. Данный документ может быть оформлен на чистом листе любого удобного размера или на специальной бланке компании, с возможностью заполнения как вручную (но исключительно шариковой ручкой), так и на компьютере.

После составления текста, следует передать указание для подписания директору или кому-либо, кто имеет полномочия действовать от его лица. При этом, подпись должна быть оригинальной, без использования факсимильных или отпечатанных методов, а также без возможности использования автографа.

Отдельно следует отметить, что необходимо обеспечить ознакомление с приказом под роспись не только лиц, ответственных за его исполнение, но и сотрудников, которые прямо затрагиваются его содержанием в рамках организации.

На данный момент уже нет необходимости подтверждать бланк с использованием стандартных приемов, таких как печати и штампы. Это правило должно быть соблюдено только в случае его установления внутренними нормативными документами организации.

Каждый раз приказ составляется в единственном экземпляре, но есть возможность создать дополнительные копии (которые также требуется заверить соответствующим образом). Сформированный приказ обязательно должен быть занесен во внутренний журнал учета документов.

Внесение изменений в приказ

После того, как приказ, связанный с трудовыми сотрудниками фирмы, официально выносится, изменить его или внести какие-либо поправки недопустимо.

Если требуется изменить условия действующего распоряжения, то необходимо вначале отметить его, а после этого выпустить новый приказ.

Обязательные документы кадровой службы

Организации и индивидуальные предприниматели с наймом сотрудников несут ответственность за поддержание кадровых документов. Список необходимых кадровых документов довольно обширен и включает в себя различные документы, связанные с организационными вопросами, штатным расписанием сотрудников, расчетами и выплатой заработной платы, а также защитой персональных данных. Контроль за правильностью оформления кадровых документов осуществляется такими органами, как Федеральная налоговая служба, Социальный фонд России, Роскомнадзор, Государственная инспекция труда и другими.

Мы раскрываем, какие документы, относящиеся к кадровой сфере, являются обязательными при осуществлении деятельности в организациях и ведении бизнеса в качестве индивидуального предпринимателя.

Список обязательных кадровых документов

Маленькие компании обычно возлагают ответственность за ведение кадровой документации на своего бухгалтера или руководителя. В законодательстве РФ не установлено однозначного списка обязательных кадровых документов, однако важно иметь конкретные документы, так как контролирующие органы могут запросить необходимую информацию при проверке.

В обязательном перечне документов, которые требуются компаниям, имеющим штат сотрудников, включены:

• соглашения о труде;
• документы, в которых фиксируются трудовая деятельность и достижения сотрудников
• инструкции организации рабочего времени внутри предприятия;
• определение вопроса о вознаграждении за труд
• документ, подтверждающий наличие расчетного листа и его оформление;
• расписание, утвержденное организацией
• графики отдыха;
• Документ, относящийся к информации о частной информации.
• согласие коллег на использование личной информации;
• документ, отражающий информацию о трудовом времени сотрудника;
• Разнообразные указания.

Правила внутреннего трудового распорядка

В указанных принципах определены условия труда и временные интервалы отдыха, а также положения о поощрениях и санкциях, устанавливаются правовые и долговые обязательства сторон, урегулированы процедуры приема на работу и увольнения сотрудников. При принятии на работу новый сотрудник обязан ознакомиться с данным документом и подтвердить свое согласие подписью.

Положение об оплате труда

Если в ООО или у ИП используются различные системы оплаты труда или предусмотрены другие виды выплат, помимо окладов (например, денежные бонусы, премии), необходимо составить соответствующий кадровый документ. В этом документе должна содержаться информация о принципах оплаты труда, порядке индексации заработной платы и оплаты сверхурочных, условиях премиальных выплат и так далее.

Положение о персональных данных

В документе организации заносятся следующие положения, касающиеся обработки персональных данных сотрудников:

• набор информации о личности;
• правила защиты личной информации
• Порядок передачи личной информации третьим сторонам;
• Должностные полномочия и ответственности сотрудников в процессе обработки их личных данных и других связанных задач.

Законодательством не предусмотрена унифицированная форма для Положения, однако при составлении документа следует учитывать, что его содержание должно соответствовать требованиям Федерального закона № 152-ФЗ. Обязательным является подписание сотрудниками ознакомления с Положением о персональных данных.

Согласия на обработку персональных данных

Работодателю требуется заранее получить письменное согласие от каждого сотрудника, прежде чем обрабатывать его персональные данные. В случае, если сотрудник не выразил своего согласия, обработка его персональных данных считается недопустимой.

В противоположном случае нарушителю грозит наказание в виде денежного штрафа, установленного статьей 13.11 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях в новой редакции, принятой Федеральным законом от 24 февраля 2021 года № 19-ФЗ.

• сумма, варьирующаяся от 60 до 100 тысяч рублей, предусмотрена для общества с ограниченной ответственностью.
• Стоимость для индивидуальных предпринимателей и лиц, занимающих должности, будет варьироваться от 10 до 20 тысяч рублей.

Табель учёта рабочего времени

Каждый работодатель обязан составлять табель учета рабочего времени с использованием форм Т-12, Т-13 или придуманной им самостоятельно. В данном документе фиксируется количество отработанных часов каждым сотрудником.

Данные о рабочем времени, записанные в табеле, используются для расчёта заработной платы и заполнения расчётных листов.

Приказы по кадрам и основной деятельности, которые образуются в компании

Кадровый приказ — это документ, который регулирует работу организации. Он активно используется для осуществления различных действий внутри компании. Отмечается две основные категории приказов.

• по плану персонала; по численности работников
• В центре своей деятельности.

В рамках группы приказов, связанной с основными операциями, выделены специальные приказы, касающиеся административно-хозяйственной деятельности предприятия.

В экосистеме «Кадровый обзор» вы сможете найти еще больше кадровых документов, необходимых для работы и консультаций с экспертами.

Приказы по ОД — основной деятельности

Также существуют приказы, связанные с основной деятельностью, которые регулируют выполнение производственных и хозяйственных задач, а также планирование и прочие аспекты управления.

Обратите внимание! Предписания, касающиеся административно-хозяйственных вопросов, также являются важной частью основной работы. Эта обширная группа документов оформляется и хранится отдельно от документов, связанных с обязанностями по охране труда, поскольку у них различные сроки хранения.

Главное различие между приказами о деятельности и кадровыми заключается в том, что первые касаются организации работы предприятия в целом, а не относятся непосредственно к работникам. Несмотря на то, что в них могут быть указаны фамилии ответственных лиц, основное внимание уделено функционированию предприятия. Перечень разделов, относящихся к архивному делу, приведен в Приказе Росархива от 20.12.2019 г. № 236.

• Управление и обслуживание зданий;
• транспорт;
• Предоставление услуг в сфере телекоммуникаций.

Нет возможности перечислить все разновидности приказов, касающихся охраны труда, так как они непосредственно зависят от специфики деятельности конкретного предприятия. Вот некоторые наиболее распространенные категории таких приказов:

• ЛНА подтверждает нормативные требования.
• организационные мероприятия включают в себя утверждение штатного расписания и открытие филиалов.
• отчетные;
• финансовые;
• надзорные;
• информационные.

Основные разновидности кадровых документов по организации деятельности:

• о становлении в новом руководящем положении;
• о подтверждении предусмотренного графика работ;
• о ПВТР — об основном утверждении
• О ревизии активов и запасов;
• Особое внимание уделяется утверждению и функционированию разнообразных комиссий и других организаций.

Оформление кадровых приказов

В отличие от указаний, связанных с персоналом, не существует унифицированных форм для документации, связанной с основной деятельностью.

Представляет интерес! Аналогичные указания разрабатываются по одной процедуре и обязаны соответствовать стандарту ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Обычно, приказ, касающийся основной деятельности, состоит из стандартной преамбулы и основного содержания:

• Вступление. В данном разделе приведены основания для создания данного документа, описаны факты деятельности и представлены соответствующие документы и материалы.
• Организационный раздел, в котором дается непосредственный приказ, содержит указания и требования, а также определяется срок их выполнения. В случае, если распоряжений несколько, они пронумерованы, чтобы позже можно было ссылаться на определенный пункт приказа.

Если в документе содержатся дополнения к официальному указанию, они отражаются в содержании текста.

Правила нумерации приказов по кадрам

О регламентации порядка нумерации официальных документов упоминается в Методических рекомендациях по составлению инструкций по делопроизводству, одобренных приказом Росархива от 23.12.2009 года под номером 76.

Рекомендация состоит в том, чтобы оформлять приказы в хронологическом порядке, присваивая им номера в соответствии с календарным годом, от 1 января до 31 декабря.

Ведущие компании с обширным потоком документации разрабатывают собственную систему нумерации приказов в сфере кадрового делопроизводства. Эта система закрепляется в локальных нормативных актах, таких как Инструкция по делопроизводству (статья 8 Трудового кодекса), и утверждается соответствующим приказом.

Обязательно ли оформлять уведомления о персонале? Регулирующий орган в сфере труда утверждает, что регистрация уведомлений о персонале по основной деятельности необязательна. Записи в специальном журнале ведутся для удобства поиска и систематизации документации, главным образом, на крупных предприятиях с большим объемом документооборота. Формат такого журнала или книги уведомлений о персонале не ограничен.

Необходимо обратить внимание! В текущем году, конкретно в 2020 году, установлено, что действие приказа № 526 от Министерства культуры было заменено приказом № 236 от Росархива, который был подписан 20 декабря 2019 года.

Узнайте, соответствуют ли сроки хранения кадровых приказов вашей компании требованиям нового Перечня типовых управленческих документов, где указаны актуальные сроки хранения.

Получить информационный материал «Список документов по кадровому делопроизводству и их сроки хранения» можно, перейдя по данной гиперссылке.

Изучите наш дистанционный курс и получите более 50 бланков кадровых документов, чтобы наладить процесс оформления кадрового делопроизводства в соответствие с последними требованиями закона в вашей компании.

Приказы по личному составу: виды, образец заполнения

Директивы и управленческие указания в отношении персонала – это письменные документы, которые устанавливают правила трудовых отношений и отражают меры и события, связанные с сотрудниками организации.

Давайте обсудим, когда необходимо применять указания, как их составлять и хранить. Также мы расскажем о правилах оформления указаний и приведем примеры их заполнения.

Порядок составления и оформления приказов по личному составу

Необходимо иметь законные основания для выдачи любого приказа, касающегося сотрудников.

Если сотрудник устраивается на отпуск, то основанием для этого будет его официальное заявление. В случае необходимости наложить взыскание за опоздание или прогул, будет составлена докладная записка со стороны руководителя подразделения, акт отсутствия на рабочем месте или объяснительная записка со стороны сотрудника.

В предыдущие времена работодателям требовалось применять стандартизированные бланки, которые были утверждены Постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004 года. Сейчас такое требование не существует, однако многие все еще предпочитают использовать готовые формы, представленные в этом приказе, поскольку это весьма удобно.

Работодатели могут самостоятельно создавать собственные формы приказов, не нарушая при этом закона. Однако, необходимо обязательно включить в них определенные элементы.

• название письменной формы записи;
• номер;
• дата;
• название компании;
• Значимый фрагмент содержания;
• ФИО работника, на которого распространяется данное предписание;
• основание;
• печать ознакомления работника с письменным материалом;
• Автограф главы компании или иного полномочного лица.

Важно учесть, что многие указания относятся к первоначальным документам и являются основой для оплаты. Поэтому они должны содержать обязательные данные, необходимые для первичной документации: название, дату составления, наименование компании, суть бизнес-операции и другие.

Возможно, составить сводный документ, имеющий приказное характер, в котором будут указаны полные Фамилии, Имена и Отчества всех членов коллектива.

Если организация применяет нестандартные документы вместо унифицированных приказов, разработанных самостоятельно или видоизмененных, их необходимо одобрить руководителем и прикрепить к учетной документации компании, например, к инструкции по кадровому делопроизводству. Документы, являющиеся основанием для выплат и служащие «первичкой», должны быть закреплены в учетной политике.

Образец указания относительно персонала:

Важно следить за совпадением формулировок с требованиями Трудового кодекса Российской Федерации. Некоторые работодатели, привыкшие к использованию строгого выговора как дисциплинарного взыскания, должны знать, что в действующей редакции Трудового кодекса предусмотрены только замечание и выговор. Нарушение правил формулировки может привести к наложению штрафа при проверке трудинспекцией. Кроме того, стоит учитывать, что такое дисциплинарное взыскание не может быть основанием для увольнения.

Поэтому необходимо, чтобы специалисты, обладающие знаниями в области трудового законодательства, занимались кадровыми документами, а не случайные работники, которые выполняют эту работу как дополнительную нагрузку (например, бухгалтеры, секретари и так далее).

Кадровые приказы: список, образцы и правила составления

Каждая компания должна заниматься оформлением, учетом и сохранением документации о трудовых распорядках. Мы расскажем вам, как проводить работу с ними правильно, чтобы избежать возникновения вопросов при проверке. Мы также предоставим вам образцы трудовых распорядков и распоряжений о персонале, которые вы можете скачать и использовать.

• Какие компании обязаны составлять кадровые приказы?
• Какие указания относятся к распоряжениям, касающимся кадровых вопросов?
• Требования, которые общие для всех кадровых приказов в организации.
• Как правильно нумеровать кадровые приказы в начале нового года?
• Методы оформления кадровых уведомлений и уведомлений о персонале.

В каких организациях нужно вести кадровые приказы

Приказы о кадровых вопросах представляют собой внутренние правила, которые позволяют закрепить управленческие решения и действия в организации. Они должны быть согласованы с действующим законодательством и нормами. В то же время, руководители частных компаний имеют право самостоятельно выбирать форму издания приказов.

Каталог рекомендуемых и обязательных кадровых распоряжений

Государственные компании обязаны соблюдать Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст, Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 и ГОСТ Р 7.0.8.-2013 в отношении кадровых приказов. Изменение унифицированной формы запрещено согласно законодательству. Более подробную информацию о содержании законов можно найти в нормативной правовой базе в Системе Кадры.

Составление приказов является обязательным для всех предприятий. Они выполняют важную функцию в работе организации, взаимодействии между сторонами и различных процессах. Правильно составленные документы могут служить доказательством в суде, если сотрудник обратится с исковым заявлением о нарушениях со стороны компании.

Какие приказы относятся к кадровым приказам

Кадровые приказы являются составной частью документооборота. Они включают в себя все указания, связанные с структурными, нормативными, организационными и кадровыми вопросами. В этих приказах оформляются директивы, которые должностные лица организации обязаны выполнять.

Письма о назначении персонала на главные рабочие задачи

Когда организация начинает свою деятельность, составляются приказы о персонале, относящиеся к основной деятельности. Эти приказы могут действовать в течение нескольких лет. Даже спустя продолжительное время, локальные акты не должны быть уничтожены, поэтому для их сохранения необходимо соблюдать все установленные правила и нормы.

Перечень указаний в области основного бизнеса:

• структурные изменения — действия, направленные на внесение изменений в организационную структуру или ее модификацию;
• регуляторные документы — устанавливают правила работы организации, взаимодействия персонала;
• организационные мероприятия предназначены для решения конкретных временных проблем, таких как установление порядка создания комиссий для расследования несчастных случаев, произошедших на производстве.
• распоряжения по контролю — определяют способ и порядок осуществления надзорных действий;
• документы о деятельности компании и ее финансовом состоянии;
• Распоряжения, обеспечивающие, регламентируют процесс перемещения материальных активов.
• Уникальный текст: Распоряжения, содержащие информацию.

Образцы кадровых приказов, относящихся к основной деятельности

Положения, определяющие взаимоотношения в сфере труда

В данном случае речь идет о командировках, которые непосредственно связаны с сотрудниками. Следует учитывать, что назначение руководителей организации и лиц, упомянутых в уставе, относится к распоряжениям, касающимся основной деятельности, а не персонала.

Список распоряжений о кадровом составе:

• о процессе найма;
• Переселение на новую должность, с согласия работника;
• разговор о расставании с работником и расторжении трудового соглашения;
• о регулировании уровня заработной платы или внесении изменений в ее размер
• о возможности отправиться в деловую поездку за границу
• Вознаграждение может быть выражено в виде премии, публичного признания, даром или почетной наградой.

Шаблоны документов о назначении сотрудников.

Нормативные акты, которые определяют порядок осуществления трудовых обязанностей

Это касается всех указаний, которые относятся к делам, связанным с работой. Не обязательно, чтобы это были стандартные кадровые указания. Если в организации используется другая форма указаний, например, индивидуально разработанная, то можно составлять распоряжения в соответствии с ней.

Управление рабочим процессом осуществляется путем выдачи кадровых приказов, которые регламентируют трудовую деятельность.

• предоставление ежегодного отдыха;
• в отношении временной служебной поездки;
• В контексте применения внутреннего дисциплинарного мероприятия в виде выговора, замечания и прочего;
• Возможности получения новых знаний и навыков через образовательные программы, ориентированные на переподготовку или профессиональную подготовку, а также повышение квалификации, предоставляются в различных направлениях.
• Предоставление денежной поддержки.

Шаблоны документов о назначении сотрудников.

Общие требования к кадровым приказам организации

Если вы приняли решение разрабатывать кадровые приказы самостоятельно, а не использовать стандартные образцы, то необходимо быть очень внимательным при заполнении обязательных данных и реквизитов. В противном случае, акты могут лишиться своей юридической силы.

Необходимые элементы для составления приказа:

1. государственная символика Российской Федерации, региона или местного самоуправления;
2. эмблема, в случае упоминания о ней в уставе или положении организации;
3. Полное и сокращенное название организации.

документ, регулирующий состав сотрудников в организации. В приказе по кадровому составу должны быть указаны все необходимые данные о персонале, включая фамилию, имя, отчество, должность, трудовой стаж, данные о профессиональных навыках и образовании. Он также должен содержать информацию о трудовых отношениях сотрудника с организацией, включая дату принятия на работу, сроки трудового договора, условия труда и оплаты труда. Приказ по кадровому составу является важным документом, регулирующим кадровую политику организации и является основой для процесса управления персоналом. Следовательно, его составление требует тщательного и ответственного подхода.

Всегда необходимо указывать дату, заголовок в формате «Распоряжение» или «Приказ», номер и основные секции в акте. Также следует учесть наличие полей для подписей всех сторон. Обязательным условием является нумерация кадровых приказов, поэтому важно следить за уникальностью номера.

Изучайте Систему Кадры, чтобы эффективно организовать обработку документов в отделе кадров.

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве с нового года

Порядок нумерации распоряжений не определен законом. В случае организации кадрового делопроизводства, приказы можно нумеровать по своему усмотрению. Не обязательно применять непрерывный метод. Возможно присваивать отдельный номер с индексом различным видам распоряжений, который будет использоваться только для определенной группы.

Необходимо, чтобы идентификационный код приказа включал в себя порядковый номер, с возможностью его дополнения цифровым или буквенным индексом. Обычно индекс сочетают с цифрами с помощью дефиса, пробела или другого символа. Например, можно представить приказ как «приказ № 25/о», где 25 — это порядковый номер, а «о» — индекс, указывающий на отпуск.

Руководство по управлению документами: регистрация трудовых приказов, присвоение номеров, контроль и сохранение

На практике, чтобы сделать приказы уникальными, они могут быть пронумерованы по порядку и начать нумерацию заново с наступлением нового года. Дополнительный индекс, такой как номер года, может быть добавлен некоторыми работодателями, например, № 1/2017. Закон не ограничивает возможность установления собственных индексов, поэтому организация кадрового делопроизводства может быть организована по собственному усмотрению (пункт 5.11 ГОСТа Р 7.0.97-2016). Всем сотрудникам, занимающимся оформлением приказов, необходимо ознакомиться с установленным порядком и подтвердить свою ознакомленность подписью (часть 3 статьи 68 ТК).

Информацию о правильном оформлении приказа об увеличении заработной платы в связи с повышением МРОТ можно найти в публикации журнала «Кадровое дело».

Регистрация кадровых приказов и приказов по личному составу

После выпуска приказа, его согласовывает руководитель с целью утвердить принятое решение. После этого, приказ ознакамливают с ним должностные лица, которым поручено выполнение указаний, а затем и с самими сотрудниками. Когда все необходимые подписи получены, следует осуществить регистрацию кадровых приказов в специальном журнале.

Образец журнала по регистрации кадровых приказов.

Если Вы не пользуетесь журналом, то реквизиты документа следует перенести в картотеку или базу данных. Пожалуйста, заполняйте все журналы или книги до самого конца. На обложке указывайте название организации и дату, когда журнал был создан, а после заполнения книги — дату окончания. Если компания изменит свое название, необходимо сделать соответствующую запись на обложке книги.

Получите доступ к разнообразным примерам журналов оформления кадровых приказов, которые можно скачать.