Сопроводительное письмо – это информационная справка, которая составляется при отправке документов, коммерческих предложений, материальных ценностей, резюме и прочего другому лицу.
Основные задачи этого документа:
- Может служить доказательством того, что документы были отправлены вовремя. Обязательно указание даты составления письма.
- Если какой-либо документ будет утерян, письмо подтвердит, что все бумаги изначально были отправлены. Для этого используется реквизит «Отметка о наличии приложения», где перечисляются все прилагаемые документы.
- Позволяет отправителю контролировать сроки исполнения и, при необходимости, затребовать ответ, ссылаясь на дату отправки.
Сопроводительное письмо должно быть зарегистрировано у адресата.
Если есть сомнения в добросовестности регистрации, письмо можно отправить почтой с уведомлением о получении, что избавит от необходимости регистрации у получателя.
Когда нужно составлять сопроводительное письмо для отправки документов?
Многочисленные документы требуют составления сопроводительного письма, особенно в деловой сфере (например, в контактах между организациями и государством, между бизнес-партнерами, между поставщиком и покупателем и т.д.). Также увеличивается тенденция составления сопроводительных писем к резюме.
Вот некоторые распространённые случаи, требующие сопроводительного письма:
- Отправка документов в налоговые органы (например, налоговая отчетность, копия лицензии на деятельность и т.д.). Подробнее о составлении письма к декларации можно прочитать здесь.
- Отправка документов по запросу министерств, государственной службы статистики и т.д. (например, бухгалтерская отчетность, приказ об утверждении учетной политики и т.д.).
- Взаимодействие между бизнес-партнерами (отправка соглашений, регламентов работы и т.д.).
- Отправка бумаг покупателю от поставщика (договоры, акты, товарные накладные, счета-фактуры и т.д.).
- Пересылка материальных ценностей (договоры, контракты, спецификации, образцы товаров и т.д.).
Сопроводительное письмо составляется в Word или другом редакторе согласно общим требованиям к деловым документам.
Как составить сопроводительное письмо:
- Шапка документа (реквизиты получателя и отправителя).
- Дата отправки и номер документа.
- Название письма.
- «Тело» письма (обращение к получателю и цель письма).
- Приложения.
- Заключительная часть (ФИО, должность и подпись отправителя).
Как правильно оформить: пошаговая инструкция
Чтобы наглядно продемонстрировать процесс составления и показать, как правильно оформлять подобные документы, представим пошаговый алгоритм и пример написания сопроводительного письма с использованием примеров:
- Составляем заголовок документа. Здесь необходимо указать реквизиты получателя и отправителя письма. Пример: «ООО «Интаер» ИНН 8923856891, КПП 8923578984, ОКПО 3478684 17283, г. Москва, ул. Ленина, д. 45, тел. 8(495) 145-56-34 Директору ЗАО «Оптика» С. Л. Петрову 155623, г. Москва, ул. Восстания, д. 29».
- Указываем номер исходящего документа, дату регистрации и название документа. Пример: «Исх. № 345 от 12 сентября 2017 года СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО».
- Приступаем к написанию основного текста письма. Обычно этот документ адресуется конкретному руководителю организации, поэтому начинать его следует со слов «Уважаемый(ая)» и ФИО официального лица организации-получателя. Начать обращение можно с таких фраз, как:
- «Направляем Вам…» (в организацию, находящуюся в подчинении).
- «Высылаем Вам…» (сторонним лицам).
- «Представляем Вам…» (если документы направляются в вышестоящую инстанцию).
Далее следует перечислить, какие именно документы направляются и с какой целью.
При ссылке на документ необходимо указать его номер и дату составления.
Итак, рассмотрим конкретный пример:
- Скачать бланк сопроводительного письма по типовой форме
- Скачать образец сопроводительного письма к пакету документов
- Скачать образец сопроводительного письма к счету на оплату
Нюансы грамотного составления и оформления сопроводительного письма с описью документов вы найдете здесь.
Методы передачи для рассмотрения и согласования
Способы доставки сопроводительного письма вместе с документами ничем не отличаются от общепринятых методов взаимодействия между различными организациями и инстанциями. Перечислим наиболее распространенные варианты:
- Отправка документа по почте. Этот способ является самым простым и используется для обычных документов, которые не являются срочными и не содержат особо ценной информации. Для отправки нужно просто опустить письмо со всеми вложениями (предварительно упакованное в конверт) в почтовый ящик.
Этот способ самый дешевый, но не всегда эффективный и надежный, так как письма могут долго идти до адресата или вовсе теряться.
Таким образом, составление сопроводительного письма к документам является важной частью деловой переписки. Этот документ помогает систематизировать работу с бумагами и избежать путаницы.