Суточные нормы в командировке в 2023 году

При направлении сотрудника в командировку, компания обязана сохранить за ним его рабочее место и средний заработок. Также она должна возместить расходы, связанные с поездкой по работе: это требование регулируется ст. 167 ТК РФ.

Что такое суточные и чем они отличаются от командировочных

• Командировочные предназначены для покрытия основных расходов: проживания и транспортировки. Эти расходы работник обязан подтвердить документально (например, квитанциями из гостиницы и чеками на транспорт).
• Суточные предназначены для компенсации дополнительных расходов: сюда входят любые траты, не согласованные с работодателем заранее. Сотрудник может распоряжаться суточными по своему усмотрению и не обязан предоставлять бухгалтерские отчеты по ним.

Закон предписывает, что возмещение расходов должно осуществляться авансом. Это указано в Постановлении Правительства РФ от 13.10.2008 №749. Хотя единые правила о сроках выплаты не установлены, организация может закрепить их во внутренних нормативных актах. Например, в положении о командировках можно указать не только период, но и способ зачисления аванса: наличными или на банковскую карту.

Важно помнить, что суточные выплачиваются сотруднику за каждый день пребывания в командировке, включая праздники и выходные.

Если сотрудник проживает недалеко от места командировки и имеет возможность ежедневно возвращаться домой, суточные не выплачиваются. Целесообразность таких возвращений определяется работодателем индивидуально и зависит от транспортных условий и характера работы.

Как отчитаться за использование суточных в командировке

Согласно п. 3 ст. 217 НКРФ, суточные расходы не требуют документального подтверждения, в отличие от командировочных. Следовательно, работник не обязан обосновывать второстепенные траты, понесенные во время командировки.

Однако суточные необходимо включить в авансовый отчет для обоснования расходов на командировку в налоговом и бухгалтерском учете.

Отличия для бюджетных и коммерческих организаций

Как уже упоминалось, коммерческие организации могут самостоятельно устанавливать нормы суточных и определять сумму, начисляемую сотрудникам.

Единый порядок для федеральных учреждений установлен Правительством (постановление от 02.10.2002 №729) и составляет 100 ₽ за каждый день пребывания в командировке. Увеличенные суточные могут быть предоставлены руководителю только в случае, если деятельность компании приносит доход или за счет экономии бюджетных средств.

Выплата суточных за дни, проведенные в дороге

Согласно абз. 3 ч. 1 ст. 168 ТК РФ, работодатель компенсирует расходы за каждый из следующих периодов:

• за все будние дни в командировке
• за выходные и государственные праздники
• за дни, полностью или частично проведенные в дороге к месту командировки и обратно, включая периоды вынужденных остановок

Например, если сотрудник отправился в командировку в воскресенье и вернулся в следующую субботу, ему положены суточные за семь дней — пять будних и два выходных.

Лимит суточных, не облагаемых НДФЛ и взносами в 2024 году. Таблица

При заграничных командировках дни, когда сотрудник находится на территории России до пересечения границы, оплачиваются по нормам суточных для РФ — 700 рублей. После пересечения границы — 2500 рублей. Момент пересечения фиксируется штампом в паспорте. Если руководство компании решает платить суточные в повышенном размере, с суммы сверх установленного лимита следует удержать НДФЛ и страховые взносы.

• Расходы на аренду жилья
• Расходы на проезд до места командировки и обратно
• Если даты командировки не совпадают с проездными билетами
• Сотрудник остался отдыхать в месте командировки
• НДС: требуется ли счет-фактура
• Суточные

Как рассчитывать дни командировки

В число дней командировки включаются:

• непосредственно рабочие дни в командировке,
• выходные и праздничные дни;
• время в пути до места командировки и обратно.

Отсчет дней начинается с 00:00. Если сотрудник возвращается из командировки домой до 00:00, следующий день не считается командировочным. Если он вернется хотя бы на минуту позже — в 00:01, этот день включается в командировочные дни и оплачивается как суточный. То же касается и дня отъезда.

Документы для подтверждения командировочных расходов

Командировочные расходы учитываются в налоговой базе по прибыли в составе прочих производственных расходов.

Согласно статье 252 НК РФ, все расходы должны быть подтверждены первичными документами.

Доказательствами понесенных расходов могут быть любые транспортные билеты на самолет, поезд, автобус или речной транспорт; чеки, квитанции, подтверждающие затраты на проживание, проезд; ваучеры из отелей или договоры о найме жилья; путевые или маршрутные листы; заправочные талоны и другие документы.

В статье использованы фотографии с сайта freepik.com.

Суточные в командировке по России: порядок оформления в 2023 году

Порядок работы с суточными определяется внутренними документами работодателя. Необходимо определить, кого отправлять в командировки, какими документами оформлять поездку, сколько средств выделять на командировочные расходы и в каком размере выплачивать суточные. Все положения должны быть зафиксированы в локальном документе, например, в положении о командировках. Размер суточных может быть указан в отдельном приказе:

Приказ о командировке. Для каждого командированного сотрудника необходимо издавать приказ о направлении в командировку. Можно использовать типовой бланк Т-9 или разработать собственный шаблон приказа о командировке.

Платежный документ. Средства выдаются до отправления сотрудника, то есть перед началом поездки:

• Выдача наличных оформляется расходным кассовым ордером,
• Перевод средств на банковскую карту оформляется платежным поручением и выпиской банка.

Авансовый отчет. После возвращения сотрудник обязан в трехдневный срок предоставить в бухгалтерию авансовый отчет с подтверждающими документами. Чеки, квитанции и другие документы подтверждают суммы командировочных расходов. Размер суточных подтверждается проездными документами. Отчитываться за расходование суточных не требуется.

Также вам может быть интересно узнать:

Суточные в командировке по России: НДФЛ и страховые взносы

Для расчета НДФЛ и взносов следует определить величину необлагаемой суммы. Для этого важно точно установить количество дней поездки, дату выезда и возвращения. Подробности разъяснены в постановлении № 749 от 13.10.2018. Примеры можно найти в таблице:

Сотрудник вылетел на самолете 25 августа в 23:50.

В билете указан рейс на 26 августа в 01:15. Сотрудник прибыл в аэропорт 25 августа в 23:15 для прохождения таможенного контроля.

В билете указан рейс на 25 августа в 22:00, но из-за погодных условий рейс перенесли на 26 августа в 02:15.

Таможенное оформление в аэропорту начинается 26 августа в 00:30. Поездка из города в аэропорт занимает полтора часа, сотрудник выехал из дома 25 августа в 23:00.

Поезд прибыл на вокзал 25 августа в 23:50.

Поезд прибыл на вокзал 26 августа в 00:15.

Самолет должен был прилететь 25 августа в 23:00, но из-за погодных условий рейс прибыл 26 августа в 03:15.

Затем рассчитайте лимит, исходя из количества дней, и сверхлимитную сумму. С нее необходимо удержать НДФЛ и начислить взносы.

Сотруднику на пять дней поездки в Хабаровск выдали 10 тыс. руб. Необлагаемая сумма составляет 3 500 руб. (700 руб. × 5 дн.). Сверхлимитная сумма равна 6 500 руб. (10 тыс. руб. – 3 500 руб.). Бухгалтер рассчитывает налоги:

НДФЛ: 6 500 руб. × 13% = 845 руб.,

Взносы по общему тарифу: 6 500 руб. × 30% = 1 950 руб.

Суточные в командировке по России: налог на прибыль и УСН

Суточные в полном объеме включаются в расходы по налогу:

• На прибыль — при применении ОСНО,
• Единому налогу по УСН — при применении УСН,
• Сельхозналогу — при применении ЕСХН.

Лимитов нет, в расходы можно включить сумму, выданную сотруднику, при соблюдении следующих условий:

• Затраты оплачены, то есть суточные выданы сотруднику под отчет до отправления в поездку.
• Расходы обоснованы экономически, то есть поездка имеет деловую цель.
• Издержки нормированы, то есть размер суточных определен в ЛНА предприятия. Обратите внимание, что речь идет не об индивидуальном приказе на командировку, а о положении, коллективном договоре или другом ЛНА.

Что касается документального подтверждения, сотрудник должен подтвердить не расходы, а количество дней. Для этого к авансовому отчету прикрепляются билеты или документы о поездке на личном или служебном транспорте. Проездные документы подтверждают размер суточных, но отчитываться о том, на что они потрачены, не требуется.

Изменения для бухгалтера в 2024 году

Редакция журнала «Главбух» написала статью о переменах, которые ждут бухгалтеров в ближайшее время. Эксперты Системы Главбух подготовили удобный справочник по всем изменениям в вашей работе, запланированным на 2024 год. Есть очень приятные изменения! Статья и справочник помогут быстро разобраться в новых правилах, не пропустить важное и работать без штрафов.

Суточные в 2023 году: что нужно знать бухгалтеру

Согласно п. 25 положения о служебных командировках, предприятие (работодатель) обязано оплатить своему сотруднику суточные за:

• каждый день нахождения в командировке (включая выходные, праздничные дни и время в пути);
• время нетрудоспособности, наступившее в командировке.

Исключение: работодатель имеет право не выплачивать суточные, если сотрудник направляется в местность, откуда он может ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, учитывая условия работы и транспортное сообщение от места командировки до места жительства.

Целесообразность ежедневного возвращения сотрудника определяется руководителем предприятия согласно абзацу 5 пункта 11 положения № 749. Это решение принимается индивидуально для каждой командировки с учетом таких факторов, как:

• удаленность места выполнения работ;
• характер и сложность задания;
• транспортная доступность и другие обстоятельства.

Компенсация суточных расходов при командировках по России

Компенсация суточных расходов при командировках по территории Российской Федерации осуществляется по общепринятым правилам:

• выплаты производятся за каждый день пребывания в командировке, включая дни в пути, выходные и праздничные дни;
• дни, за которые выплачиваются суточные, определяются по проездным документам, при их отсутствии — по документам о найме жилья или служебной записке работника (пункт 7 положения № 749, письмо Роструда от 19.10.2015 № 2450-6-1).

Компенсация суточных расходов при международных командировках

Помимо основных правил выплаты суточных, при командировках за границу необходимо учитывать дату пересечения границы. Время нахождения сотрудника за рубежом оплачивается по ставкам, утвержденным для международных командировок.

При отправке сотрудника за границу суточные могут выплачиваться как в рублях, так и в иностранной валюте.

Узнайте о текущих акциях и скидках на продукцию «1С» прямо сейчас

Узнайте о текущих акциях и скидках на продукцию «1С» прямо сейчас