Образец справки о заработной плате: с места работы для предоставления по месту требования

Для получения выплат от органов социальной защиты работникам требуется справка о доходах (образец можно найти в нашем материале). Мы также рассмотрим подробности о том, как она оформляется и выдается.

Образец справки о доходах для социальной защиты

Когда нужна справка для соцзащиты

На основании такой справки и указанных в ней данных соцзащита рассчитывает доход на одного члена семьи. Затем результат сравнивается с актуальным региональным прожиточным минимумом, и назначаются либо рассчитываются положенные социальные выплаты или субсидии на оплату жилья. Справка может потребоваться и в других учреждениях для различных целей, например:

• при регистрации в центре занятости;
• для получения банковского кредита;
• для назначения пенсии в отделении СФР и др.

Заявление работника

Чтобы получить справку о своих доходах за необходимый период, работник подает работодателю заявление в свободной форме. Если в организации предусмотрен фирменный бланк, то заявление подается на этом бланке.

Образец заявления с просьбой выдать справку для представления в органы социальной защиты:

от специалиста по связям с общественностью Косымова Г. З.

Прошу выдать мне справку о доходах за январь, февраль и март 2024 г. для предоставления в Управление социальной защиты населения в г. Кирове.

19.04.2024 Косымов /Косымов Г. З./

Форма и содержание справки

Типовая форма для такой справки не предусмотрена законом. Однако организация может самостоятельно разработать и утвердить специальный бланк (шаблон) для нее. Если такового нет, то справка составляется в произвольной форме. В ней обязательно указываются:

• реквизиты работодателя — организации (полное наименование, ИНН, КПП, ОГРН, телефон, адрес с почтовым индексом), где работает физическое лицо, которому оформляется справка (либо Ф. И. О., ИНН, ОГРНИП, телефон ИП);
• название документа («Справка»);
• дата оформления;
• данные работника (исполнителя по ГПД), на кого она оформляется — Ф. И. О. полностью, серия и номер паспорта (кем и когда выдан);
• фраза о том, что «с ним заключен трудовой договор № . от ДД.ММ.ГГГГ по настоящее время» — вместо слова «трудовой договор» указывается слово «договор», если физическое лицо, на кого оформляется справка, является исполнителем по договору ГПХ (ГПД);
• суммы доходов за последние 3 полных месяца либо иной требуемый период (месяц обращения за справкой не учитывается).

Также можно добавить период, за который оформлена справка. Документ должен быть подписан главным бухгалтером, финансовым директором или другим уполномоченным лицом компании (ИП). Справка также заверяется печатью (при наличии).

Общие и специальные требования к оформлению справки

Справка может быть оформлена на обычном листе бумаги формата А4 или на фирменном бланке организации, если таковой имеется. Допускается как рукописная, так и печатная версия. Обратите внимание на следующее:

1. Все сведения в справке должны быть достоверными.
2. Исправления, правки при помощи корректирующих средств не допускаются.
3. При указании «чистой» зарплаты страховые взносы и НДФЛ не указываются.
4. Если на момент оформления и выдачи справки у организации есть задолженность по зарплате перед работником, это следует отразить.
5. Рекомендуется также указать номер и дату заключения трудового договора (или договора ГПХ) и добавить фразу «по настоящее время».
6. Основную часть документа, содержащую данные о доходах, можно оформить в виде списка. Однако, эксперты рекомендуют использовать таблицу или заранее уточнить у организации, куда будет представляться справка, предпочтительный формат. Соцзащита, например, может требовать представление данных именно в табличной форме.

Справка о доходах может быть подготовлена в нескольких экземплярах по требованию заявителя. Индивидуальные предприниматели (ИП) и юридические лица могут не ставить печать на справке, поскольку с 2016 года они не обязаны использовать печати и штампы в своей деятельности. Однако, если у компании (ИП) есть печать, её следует использовать.

Чаще всего справка о доходах физического лица оформляется за период последних трех месяцев. Однако, в некоторых случаях этот период может быть другим. Например, для получения субсидии на оплату жилья требуется информация за шесть календарных месяцев, предшествующих месяцу подачи заявления о предоставлении субсидии (п. 32 Правил предоставления субсидий, утвержденных постановлением Правительства РФ от 14.12.2005 № 761).

Пример справки о доходах за последние 3 месяца работы сотрудника

Где могут потребоваться сведения о зарплате

Справка о заработной плате — это документ, содержащий информацию о начислениях сотрудника за определенный период времени, а также сведения о трудовом стаже, должности и данных о работодателе.

Существует множество ситуаций, в которых может понадобиться информация о средней зарплате, например:

• оформление заявки на получение кредита, займа или ссуды;
• регистрация в центре занятости населения;
• для получения визы иностранного государства;
• оформление социальных пособий и страховых выплат (пенсий и больничных);
• судебные разбирательства и споры;
• получение субсидий, предусмотренных законодательством.

Следует отметить, что для каждого случая может быть предусмотрена разная форма справки о среднем заработке. Официальный документ имеет право получить любой работник, даже уволенный. Работодатель обязан выдать сведения о зарплате в течение трех дней с момента обращения на основании ст. 62 ТК РФ. Ниже представлен образец заполнения справки о среднем заработке для каждого конкретного случая.

Документы при увольнении

Всем увольняющимся работникам, независимо от причины прекращения трудовой деятельности, работодатель обязан предоставить следующую документацию:

1. Трудовая книжка с записью об увольнении.
2. Справка о среднем заработке при увольнении (форма 182н).
3. Сведения по форме 2-НДФЛ.
4. Копия приказа или распоряжения руководителя о расторжении трудового договора.
5. Формы СЗВ-К, СЗВ-М и другие.
6. Информация о начисленных страховых взносах за весь период страхового стажа.

ВАЖНО!

Формируйте сведения о зарплате в унифицированной форме документа, утвержденной Приказом Минтруда России от 30.04.2013 № 182н. Информация в форме № 182н формируется за текущий год и два предшествующих календарных года.

Данные для центра занятости населения

Уволенному работнику, помимо обязательной документации, может потребоваться справка в центр занятости населения о среднем заработке. Эти данные нужны сотрудникам центра для расчета и назначения пособия по безработице (п. 2 ст. 3 Федерального закона от 19.04.1991 № 1032-1). Для подготовки сведений используйте унифицированный бланк, утвержденный в Письме Минтруда от 15.08.2016 № 16-5/В-421. Однако, использование другой формы, содержащей все необходимые реквизиты, не будет считаться нарушением.

Методика расчета и назначения государственного пособия по безработице установлена в Постановлении Минтруда от 12.08.2003 № 62.

Форма справки о среднем заработке для назначения выплат безработным

Информация для кредитных организаций

Большинство банков, предоставляющих кредиты, рассрочки и финансовые займы, перешли от использования индивидуальных бланков к 2-НДФЛ. Почему? Налоговая форма КНД 1151078 включает все необходимые данные не только о физическом лице и его доходах, но и о работодателе. Кроме того, за ошибки и неточности в налоговом документе предусмотрены административные санкции и штрафы.

Заметьте, что чиновники разработали и утвердили новую структуру отчетности по форме 2-НДФЛ, согласно Приказу ФНС России от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@. Теперь заполняются два бланка: один — для налоговой инспекции, второй — для сотрудника. Для предоставления информации в банк, например, для получения ипотечного или потребительского кредита, используйте новый бланк 2-НДФЛ (для работника).

Пример справки о зарплате для банка

Оформление визы, социальных пособий или субсидий

Для получения визы на въезд в иностранное государство представители посольств требуют подтверждение официального трудоустройства гражданина. Некоторые представители европейских стран также предпочитают 2-НДФЛ, объясняя это тем, что налоговая форма КНД 1151078 является документальным подтверждением трудоустройства, а справка о среднем заработке для визы может быть легко подделана.

Для получения социальных пособий и другой финансовой помощи, например в органах социальной защиты населения, также требуется подтверждение среднего дохода. Это необходимо для установления льготного статуса заявителю.

Справка о среднем заработке для соцзащиты (образец) не имеет унифицированной формы и составляется в произвольном виде. При оформлении документа укажите следующие обязательные реквизиты:

• название организации, ее регистрационные и контактные данные;
• фамилия, имя и отчество (если есть) сотрудника, должность;
• информация о начислениях с помесячной разбивкой.

Аналогично составляется документ для получения субсидий.

Как заполнить для больничных и пособий с предыдущей работы

Справка о среднем заработке для больничного (образец формы № 182н) должна быть предоставлена сотруднику в день его увольнения или в последний рабочий день. Документ необходим для предоставления по новому месту работы, чтобы учесть страховые периоды и начисленный заработок при расчете пособия по временной нетрудоспособности и в связи с материнством.

Если сотрудник предоставил форму 182н с прошлого места работы после назначения и выплаты пособия, работодатель обязан сделать перерасчет. Это правило распространяется на все пособия, выплаченные в течение трех лет по новому месту работы, предшествующих дню предоставления документа.

В центр занятости пример справки о среднем заработке

Для центра занятости пример справки о среднем заработке по единой установленной форме можно посмотреть по ссылке:

Бланк документа, рекомендованный Минтрудом Скачать бесплатно

Также центр занятости примет справку о среднем заработке, составленную в свободной форме с удобными и подходящими работодателю показателями – текстовыми, числовыми, датированными и кодовыми. Как оформить все возможные поля, строки, столбцы и графы, смотрите по ссылке:

Заполненный документ в свободной форме Скачать бесплатно

Пример

Сотрудница обратилась за справкой в начале июля. Ее зарплата составляет 50 тыс. руб. В июне она получила отпускные за неделю отдыха и аванс.

Компания применяет расчетный метод выплаты аванса и перечисляет его 20-го числа каждого месяца, а заработную плату — 5-го числа. Зарплата за декабрь была выплачена в конце 2022 года. У сотрудницы также есть ребенок, на которого она получает налоговый вычет в размере 1400 рублей в месяц.

Ранее в справке по строке «06» бухгалтер указывал всю зарплату, начисленную за июнь, в полном объеме. Теперь же в эту строку будут включаться доходы, выплаченные в июне, — часть зарплаты за май, аванс за июнь и отпускные за неделю отдыха. В январскую строку может попасть доход за прошлый год, если зарплата за вторую половину декабря была выплачена в январе. Пример заполнения справки — в образце 2.

Если аванс выдается в фиксированном размере, суммы в справке из месяца в месяц будут приблизительно одинаковыми. В этом случае не имеет значения, что в одной строке указаны аванс за один месяц и зарплата за вторую половину другого месяца. Однако, если с 1 января был введен расчетный метод выплаты аванса, объясните сотрудникам, что суммы по строкам месяцев в справке могут варьироваться. Это связано с количеством отработанных дней в первой половине календарного месяца, которое меняется из месяца в месяц.

Справка для получения визы

Для оформления визы на въезд в другие страны работнику потребуется справка, подтверждающая доход. Её представляют в визовый центр или консульство. Требования к оформлению и содержанию справки устанавливает консульство страны въезда. Они могут различаться в зависимости от государства.

Образец 3. Справка о доходах для визы (скачать)

Если консульство не предоставляет определенный бланк, справку можно составить в произвольной форме (см. образец 3). Обязательно включите в нее:

• сведения о работнике (ФИО, год рождения, должность);
• дату приема на работу сотрудника;
• размер оклада или среднемесячного дохода за последние три месяца, полгода, год (в зависимости от требований конкретной страны);
• формулировку о предоставлении отпуска на время отъезда работника.

Справка для Социального фонда об особом характере работы

Справка, уточняющая особый характер работы, может быть затребована Социальным фондом для подтверждения льготного стажа, дающего право на досрочную пенсию. Обычно она необходима сотрудникам организаций и ИП, у которых выявлены вредные и опасные условия труда по результатам специальной оценки.

Образец 5. Справка об уточнении особого характера работы (скачать)

Образец 6. Справка об отсрочке (скачать)

Справку можно составить в произвольной форме (см. образец 5). В ней необходимо указать реквизиты организации, ФИО работника, наименование структурного подразделения, а также класс условий труда по результатам специальной оценки.

Также укажите характер и условия работы: периоды работы и общий стаж сотрудника в специальных условиях в днях, продолжительность рабочего дня и смены, периоды, не засчитываемые в трудовой стаж, и список документов, подтверждающих достоверность информации.

Справка об отсрочке для военкомата

Этот документ потребуется сотруднику, имеющему право на отсрочку от службы в армии, военных сборов и мобилизации. Отсрочка предоставляется на основаниях, указанных в Федеральном законе от 26.02.1997 № 31-ФЗ. Для подтверждения своего права на отсрочку сотрудник должен предоставить справку. Её можно оформить в произвольной форме, как в образце 6.

Вместе со справкой об отсрочке в военкомат необходимо предоставить пакет документов: диплом об образовании, трудовой договор, копию лицензии, паспорт и военный билет. Если отсрочка оформляется не по причине брони, могут потребоваться дополнительные документы.

Справка для расчета пособий

С 1 января 2023 года отменена обязанность по предоставлению справки о заработке по форме № 182н (п. 7 ст. 9 Федерального закона от 14.07.2022 № 237-ФЗ, приказ Минтруда от 19.10.2022 № 677н). Однако, для расчета пособий Социальному фонду и работодателям все еще требуются сведения о заработке за периоды до и включая 2022 год. Для того чтобы сотрудник мог получить пособие с учетом доходов с предыдущих мест работы, необходимо оформить соответствующую справку (информация Роструда от 30.03.2023).

По общему правилу, такую справку нужно выдать работнику в день его увольнения. Если же за справкой обратился действующий или уволенный сотрудник, она должна быть предоставлена в течение трех рабочих дней (ст. 62 и ч. 4 ст. 84.1 ТК, п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ).

Образец 7. Справка для расчета пособий (фрагмент)

Образец 8. Справка об уплаченных алиментах (скачать)

Заполните справку как обычно. Укажите дату выдачи, а также информацию о вашей компании — наименование, ИНН, КПП и регистрационный номер. Внесите данные о работнике, который увольняется, включая его Ф. И. О., паспортные данные и номер СНИЛС.

В разделе о заработке отразите данные за 2021 и 2022 годы (см. образец 7). Также можно указать данные за 2023 год, хотя это не обязательно. Сведения за текущий год не требуются ни новому работодателю, ни Социальному фонду для расчета пособия по нетрудоспособности.

Справка об алиментах

Справка об алиментах может понадобиться взыскателю и должнику для подтверждения суммы удержаний, дохода и просроченной задолженности. Ее можно оформить в произвольной форме (см. образец 8). В справке укажите данные должника, основания для удержаний, такие как номер и дата исполнительного листа, периоды удержания алиментов, а также суммы алиментов с помесячной расшифровкой.