Как правильно написать сопроводительное письмо к документам: пошаговое руководство и советы

Сопроводительное письмо к документам — важный элемент профессионального общения, который помогает наладить деловые связи с получателем. Это письмо поясняет цель и содержание прилагаемых документов, подчеркивая ваше внимание к деталям и последовательность. Правильное составление и оформление сопроводительного письма может существенно увеличить вероятность рассмотрения вашего документа.

Тем не менее, многие сталкиваются с трудностями при написании сопроводительного письма, так как не знают, какие элементы включить и как структурировать текст. В этой статье мы обсудим основные правила написания сопроводительного письма и предложим полезные советы по его отправке. Здесь представлены полезные рекомендации, которые помогут вам сделать сопроводительное письмо более эффективным и профессиональным.

Неважно, с какой целью вы отправляете документ, важно, чтобы сопроводительное письмо четко и кратко выражало ваши намерения и цели. Создание положительного впечатления и демонстрация вашего профессионализма начинается с этого письма. Учитывая его значимость, следует тщательно подходить к его написанию и оформлению, чтобы достичь наилучшего результата.

Чего не стоит указывать в сопроводительном письме

При составлении сопроводительного письма важно учитывать, что некоторые информационные детали не имеют значения и не должны включаться в этот документ. Ниже приведены примеры таких деталей:

Личные данные — не следует включать такие сведения, как дата рождения, семейное положение и т. д. Сопроводительное письмо должно быть ориентировано на цель и содержание документа, а не на личные данные автора.
Лишняя информация — не указывайте данные, которые не имеют отношения к документу или его целям. Например, не следует включать личный опыт или детали обстоятельств, приведших к составлению этого документа.
Предыдущие неудачи — избегайте упоминаний о прошлых неудачах или негативном опыте, связанном с этими документами.
Излишняя эмоциональность — в сопроводительном письме не должно быть избыточной эмоциональности или негативных эмоций. Письмо должно быть деловым и профессиональным, без лишней эмоциональной окраски.

Рекомендуем прочитать: Регистрация в едином реестре проверок — эффективное средство надзора за деятельностью компаний

Помните, что сопроводительное письмо — это важный документ, который должен быть сосредоточен на своей цели и содержании. Поэтому не включайте неактуальную информацию, которая может отвлечь внимание от сути и основной цели письма.

11.1. Структура сопроводительного письма

Структура сопроводительных писем обычно включает следующие элементы:

Заголовки, указывающие на получателя и отправителя,
Дата написания письма,
Приветствие,
Введение, поясняющее цель письма,
Основной раздел с информацией о сопроводительном документе и его описанием,
Прощание,
Подпись отправителя.

11.2. Основные рекомендации

При составлении сопроводительного письма рекомендуется:

Использовать формальный и вежливый стиль обращения,
Быть кратким и конкретным, избегая ненужных деталей,
Выражать свои мысли четко и лаконично, чтобы избежать недопонимания,
Проверять грамматику и пунктуацию текста,
Объяснять и демонстрировать сопроводительную документацию,
Соблюдать правила оформления текста и форматирования документа.

Соблюдение этих рекомендаций поможет вам подготовить профессиональное и эффективное сопроводительное письмо, которое будет приветливым и достигнет своей цели.

Зачем нужно проверять текст

Типографские и грамматические ошибки могут создать впечатление невнимательности и непрофессионализма.
Неправильная формулировка или неверное расположение слов могут привести к недопониманию или искажению смысла.
Ошибки в имени или фамилии могут вызвать разочарование и потерю доверия со стороны получателя.

Методы проверки текста

Для проверки текстов перед отправкой можно использовать следующие методы:

Внимательное чтение: прочитайте текст несколько раз, чтобы выявить возможные ошибки.
Использование автоматических средств проверки: воспользуйтесь специальными программами или сервисами для выявления типографских и грамматических ошибок.
Проверка с помощью коллег или других людей: дайте прочитать текст другим, чтобы они могли указать на возможные ошибки.
Проверка на соответствие: убедитесь, что соблюдены все требования и правила форматирования в письме.

Помните, что проверка текста — важный этап подготовки сопроводительного письма. Используйте все доступные инструменты и методы, чтобы убедиться в точности и правильности текста перед отправкой.

Зачем это нужно?

В общем смысле, сопроводительное письмо представляет собой информационную справку, которая составляется при отправке документов, коммерческих предложений, материальных ценностей, резюме и т.д.

Основные задачи данного документа:

Может служить доказательством того, что документы были отправлены адресату вовремя. На сопроводительном письме обязательно должна стоять дата его составления.
Если какой-либо из направленных документов будет утерян, это письмо послужит доказательством того, что бумаги были отправлены в полном объеме. Для этого на письме указывается реквизит «Отметка о наличии приложения», где перечисляются все прилагаемые документы.
Позволяет отправителю контролировать срок исполнения и, при необходимости, ссылаться на дату отправки для запроса ответа (если это необходимо).

Советуем прочитать: Как создать благодарственное письмо для врачей Минздрава: советы и рекомендации

Сопроводительное письмо обязательно должно быть зарегистрировано у адресата, которому оно направлено.

Если есть сомнения в добросовестности выполнения данной процедуры, можно отправить его по почте с запросом уведомления о получении. В этом случае можно не беспокоиться о регистрации письма у получателя.

Когда требуется составление сопроводительного письма?

Существует множество документов, отправка которых требует составления сопроводительного письма. Эта необходимость часто возникает в деловых отношениях (например, в контактах между организацией и государством, между бизнес-партнерами, между поставщиком и покупателем и т.д.). В последнее время также появилась тенденция составления сопроводительного письма к резюме.

Рассмотрим некоторые распространённые ситуации, требующие составления сопроводительного письма:

Отправка документов в налоговые органы (например, различные виды налоговой отчетности, копия лицензии на определенную деятельность и т.д.). О том, как составить сопроводительное письмо к декларации, вы можете прочитать тут.
Отправка документов по запросу министерств, государственной службы статистики и т.д. (например, бухгалтерская отчетность, приказ «Об утверждении учетной политики организации» и т.д.).
Взаимодействие между бизнес-партнерами (отправка соглашения, регламента работы по оказанию определенных услуг и т.д.).
Отправка документов покупателю от поставщика (договор, различные акты, товарная накладная, счет-фактура и т.д.).
Пересылка ТМЦ (договор, контракт, спецификация, образцы товаров и др.), а также многие другие виды документов.

Следует отметить, что сопроводительное письмо не содержит особых требований и составляется с использованием Word или другого удобного редактора в соответствии с общими требованиями к деловому документу.

Как составить сопроводительное письмо для пояснения и сопровождения переданных документов:

Шапка документа (реквизиты получателя и отправителя документов).
Дата отправки и номер документа.
Название письма.
«Тело» документа (обращение к получателю и цель письма).
Приложения.
Заключительная часть (ФИО, должность и подпись отправителя).

Пошаговая инструкция по правильному написанию

Чтобы наглядно представить процесс составления и показать, как правильно оформить подобные документы, приведем пошаговый алгоритм и примеры написания сопроводительного письма с иллюстрациями:

Оформляем шапку документа. Здесь нужно указать реквизиты получателя и отправителя письма. Пример: «ООО «Интаер» ИНН 8923856891, КПП 8923578984, ОКПО 3478684 17283, г. Москва, ул. Ленина, д. 45, тел. 8(495) 145-56-34 Директору ЗАО «Оптика» С. Л. Петрову 155623, г. Москва, ул. Восстания, д. 29».
Указываем номер исходящего документа, дату регистрации и его название. Пример: «Исх. № 345 от 12 сентября 2017 года СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО».
Переходим к написанию основного текста письма. Обычно данный документ адресуется конкретному руководителю организации, поэтому начинать следует со слов – «Уважаемый(ая)» и ФИО получателя. Начать обращение можно следующими фразами:
- «Направляем Вам…..» (в подчиненные организации).
- «Высылаем Вам…… » (сторонним лицам).
- «Представляем Вам……» (если документы направляются в вышестоящую инстанцию).

Затем следует перечислить, какие документы направляются, и указать их цель. При ссылке на документ необходимо указать его номер и дату составления.

Скачать бланк сопроводительного письма по типовой форме
Скачать образец сопроводительного письма к пакету документов
Скачать образец сопроводительного письма к счету на оплату

Нюансы грамотного составления и оформления сопроводительного письма с описью документов вы найдете здесь.

Способы доставки для рассмотрения и согласования

Способы отправки сопроводительного письма вместе с документами аналогичны общепринятым методам взаимодействия между организациями и инстанциями. Приведем наиболее распространенные варианты:

Этот способ дешевый, но не очень надежный, так как письма могут долго идти до адресата или теряться.

Таким образом, составление сопроводительного письма к документам является важной частью деловой переписки. Этот документ помогает систематизировать работу с бумагами и избежать путаницы.

Рекомендации для вас

Деловая переписка с партнерами из Турции

Являются ли положения ГОСТ Р 7.0.97-2016 обязательными? Если нет, можно ли утвердить другие правила оформления организационно-распорядительных документов в локальном нормативном акте? Как задокументировать добровольное присоединение организации к стандарту? Что необходимо уточнить в Инструкции по делопроизводству по оформлению документов? Ответы на эти вопросы приведены на примере приказов и распоряжений. Вопросы читателя стали основой для подробного разбора этой интересной темы.

профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Деловая переписка с партнерами из арабских стран и Ирана

Рассказываем о составе, правилах оформления и схеме расположения реквизитов делового письма, принятого в арабском мире и Иране. Хотя есть общие моменты, также присутствуют отличия. Обратите внимание на обилие этикетных фраз и уместность обращения к Богу. Зная структуру их письма, вы сможете легче ориентироваться в нем. Даже составляя письмо на английском, вы сможете включить привычные адресату формулировки. Важна и разница в календарях. Показано, как перевести «арабские» и «персидские» даты в наши и наоборот. Обсуждение начинается с вопроса, на каком бланке отечественные организации ведут международную переписку и что рекомендует ГОСТ Р 7.0.97-2016.

разработчик профессионального стандарта, лауреат Национальной премии в области протокола и этикета «За вклад в развитие делового этикета в России», член НАСП, бизнес-консультант по этикету и протоколу, деловым коммуникациям и административному управлению, преподаватель МВА

Советуем прочитать: Прожиточный минимум в Мурманской области

Оформляем приказ по обновленным правилам

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 внёс небольшие изменения в правила оформления приказов – в этой статье приводится их полное актуальное изложение. Примеры оформления каждого реквизита представлены с учетом различных ситуаций. Особое внимание уделено документированию согласования в бумажном и электронном виде. Разъяснено, как визуализировать электронную подпись, если невозможно использовать единственный вариант, предусмотренный в ГОСТ. Показано, где ГОСТ отличается от методических рекомендаций для федеральных органов исполнительной власти.

к.э.н., эксперт Национальной ассоциации офисных специалистов и административных работников при Президенте РФ, разработчик профстандартов в области документоведения, доцент кафедры Государственного университета управления

Общие правила составления и оформления протокола

Только правильно составленный и оформленный протокол может обеспечить юридическую силу решений, принимаемых на основе коллегиальности. Подробно разъясняем, как следует оформлять каждый реквизит протокола. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов требует самого внимательного и детального изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими корпоративное управление.

Правила написания адресов

Мы уделили основное внимание отечественным правилам адресования корреспонденции. Какие документы регулируют нормативное регулирование в этой сфере? Как правильно указать адресата – частное лицо, организацию или должностное лицо (вопросы возникают с инициалами и падежами)? В какой последовательности указывать элементы адреса? Какие общепринятые сокращения допустимо использовать? Что писать с заглавной буквы? Как правильно указывать простой, двойной и литерный номера домов? Когда перед названием города не ставится буква «г.»? В каких случаях, кроме непосредственно населенного пункта, нужно включить в адрес его вхождение в определенные административно-территориальные единицы (это касается не только поселков и деревень, но и городов)? Что следует учитывать при использовании отметок «до востребования» и «лично»?

Быкова Т.А.,
доцент кафедры документоведения РГГУ, кандидат исторических наук

Формы написания чисел в тексте документов

В некоторых документах встречаются числа, которые сначала приводятся цифрами, а затем в скобках – прописью. В каких случаях и в каких документах требуется текстовое дублирование суммы? В каком падеже следует делать такую расшифровку и необходимо ли писать число с заглавной буквы? Если речь идет о сумме, то возможно ли использование сокращений «руб.» и «коп.» и какую часть текста заключать в скобки?

Юсипова Е.Г.,
заместитель начальника правового управления, начальник договорного отдела фармацевтической компании, член Гильдии Управляющих Документацией

Особенные письма компании: как составить и оформить

Из этой статьи вы узнаете, как составить и оформить сопроводительное письмо и на какие нюансы обратить внимание. Такое письмо понадобится, если вы направляете адресату документы без адресной части: договоры, контракты, протоколы, акты. Сопроводительное письмо подтвердит, что вы официально направили документы адресату, и гарантирует, что они не потеряются.

Как оформить отметку о приложении

Главная особенность сопроводительных писем — реквизит «Отметка о приложении». Его не используют в других видах писем. В приложении указывается перечень прилагаемых к письму документов. Отметка о приложении позволяет проверить целостность и комплектность документов, которые прилагаются к письму. Если адресат принимает и регистрирует сопроводительное письмо, это означает, что он принимает и прилагаемый к нему пакет документов. Далее мы подробнее расскажем об оформлении приложений в бумажных и электронных письмах.

Ошибки при обработке входящих документов. Как исправить свои и чужие

Приложения в бумажном письме. Отметка о приложении всегда оформляется под текстом. ГОСТ Р 7.0.97-2016 предусматривает несколько вариантов оформления этого реквизита в пункте 5.19. Если вы указали приложение в тексте сопроводительного письма, то не описывайте его заново в реквизите, а просто укажите количество листов и экземпляров приложенных документов.

Пример. Направляем Вам для рассмотрения оферту договора оказания услуг.

Если с сопроводительным письмом направляете пакет, состоящий из разных документов, то поступите наоборот: перечислите их не в тексте, а в реквизите «Отметка о приложении». В тексте письма обобщите направляемые документы одним словом или словосочетанием: пакет документов, комплект договоров и т. п.

Пример. Направляем Вам пакет первичных документов по договору оказания услуг от № за июнь 2021 года. Один экземпляр подписанных и заверенных печатью документов просим вернуть в ООО «ОЛИМП».

Приложение:
1. Акт выполненных работ № 1 на 1 л. в 2 экз.
2. Акт выполненных работ № 2 на 1 л. в 2 экз.
3. Счет от 01.12.2021 № 00000784 на 1 л. в 1 экз.
4. Счет-фактура от 01.12.2021 № 00000914 на 1 л. в 1 экз.

Не оформляйте отметку о наличии приложения таким образом: «Приложение: упомянутое на 1 л. в 1 экз.» или «Приложение: по тексту на 2 л.».

Спорные вопросы по оформлению протоколов: семь готовых ответов

Если приложений к сопроводительному письму много, оформите первую страницу перечня приложений на фирменном бланке организации, а все последующие — на обычных листах бумаги формата А4. Их нужно пронумеровать. Это правило указано и в пункте 3.2 ГОСТ Р 7.0.97-2016. Независимо от количества приложений, все они должны быть включены в сопроводительное письмо.

Советуем прочитать: Обстоятельства, препятствующие браку: полный гид и советы юристов

Приложения в электронном письме. Правил подготовки электронных писем в ГОСТ Р 7.0.97-2016 нет, они появились в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах и органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 24.12.2020 № 199). Этот документ предлагает два варианта оформления отметки о приложениях (п. 18 приложения № 3).

Вариант первый. При наличии вложений в электронном письме в виде электронных документов, следует оформлять отметку о приложении, не уточняя количество экземпляров.

Пример. Приложение: Аналитический отчет о. на 20 стр., Справка_195.pdf, 55 Кб.

Образец оформления электронных вложений в тексте сопроводительного письма

Альтернативный вариант. Если у вас несколько приложений, можете объединить их в один ZIP-архив, указав количество файлов в архиве и их общий размер в байтах. Также добавьте информацию для восстановления, составляющую не менее 5 процентов от общего объема ZIP-файла.

Пример. Приложение: 5 приложений в одном файле (имя файла с расширением ZIP) общим объемом (в байтах).

Во всем остальном сопроводительные письма оформляются так же, как и обычные, — на фирменных бланках. Обязательные элементы такого письма — адресат, текст, отметка о приложении, подпись, отметка об исполнителе. При подготовке сопроводительных писем, как и других деловых писем, используются этикетные фразы: в начале письма перед основным текстом: «Уважаемый(-ая) господин(-жа) (фамилия)!» или «Уважаемый(-ая) (имя, отчество)!», а в конце — «С уважением,».

Сопроводительные письма, как и другие документы, должны быть завизированы заинтересованными должностными лицами перед подписанием. После подписания они регистрируются с проставлением регистрационного номера и даты документа (пример ниже).

Сопроводительное письмо

Что указать в тексте письма

Перед вами стоит задача отправить документы получателю. Поэтому начните сопроводительное письмо глаголами «представляем», «направляем», «высылаем» и т. д.

Например, «Представляем (Вам).» — если отправляете письмо в вышестоящую организацию или государственный орган. «Направляем (Вам).» — если это письмо для подведомственной организации. «Высылаем (Вам).» — если письмо адресовано сторонней организации.

Обратите внимание!

Если в тексте письма используется местоимение «вам», то при обращении к конкретному лицу пишите его с заглавной буквы

В текст письма можно включить не только информацию о документе или документах, которые отправляете вместе с письмом.

Например, это может быть просьба, предложение, условия выполнения каких-либо действий (работ), информация, поясняющая содержание материалов к письму, информация о конфиденциальности пересылаемых документов, ссылка на нормативные или другие документы и т. д. Далее узнаете о разновидностях сопроводительных писем.

Сопроводительное письмо с обоснованием. Если содержание сопроводительного письма нужно обосновать, начните текст именно с пояснения (пример текста письма — ниже). Тогда первые фразы в письме могут быть такими: «В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от. №. „Об утверждении.“ представляем Вам.», «В соответствии с предварительной договоренностью высылаем Вам.», «В связи с принятым решением о строительстве. высылаем на согласование проект технического задания на выполнение проектных работ.»

Пример текста сопроводительного письма с обоснованием

Сопроводительное письмо с просьбой или предложением. В случае, если сопроводительное письмо, помимо информации о высылке документов, содержит дополнительные сведения, сначала в тексте письма укажите информацию о высылке документов корреспонденту, а затем изложите просьбу, предложение, рекомендацию и т.д.

Пример. Мы направляем Вам отчетную форму, содержащую данные о количестве и тематике обращений граждан, поступивших в орган власти в письменном виде, через интернет-сайт органа власти, по электронной почте и полученных при личном приеме граждан. Просим Вас в течение 10 дней отправить заполненный отчет на наш адрес.
Приложение: на 3 л. в 1 экз.

Часто бывает так, что организация получает неполный комплект документов. В такой ситуации составляется акт проверки, который направляется адресату вместе с сопроводительным письмом с просьбой отправить недостающие документы в адрес организации (пример ниже).

Пример текста сопроводительного письма о дополнительной отправке документов

Письмо-сопровождение с поясняющей информацией о содержимом. В первую очередь, уведомьте получателя о передаче документов, а затем предоставьте разъяснения или пояснения касательно этих документов.

Пример. Направляем разъяснения о применении корректировочных коэффициентов при составлении смет для строительства детских садов и просим довести данную информацию до руководителей строительных компаний, участвующих в тендерах на строительство данных объектов.
Приложение: 5 листов в 1 экземпляре.