Правила оформления справки с места работы

Сборник важных документов по теме Правила оформления справки с места работы (нормативные акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

• Совместительство:
• Аванс внешним совместителям
• Больничный лист внутреннему совместителю
• Внешнее совместительство
• Внешнее совместительство педагогических работников
• Внешние совместители в штатном расписании
• Показать все
• Совместительство:
• Аванс внешним совместителям
• Больничный лист внутреннему совместителю
• Внешнее совместительство
• Внешнее совместительство педагогических работников
• Внешние совместители в штатном расписании
• Показать все
• Трудовые отношения:
• Автоматизированное рабочее место
• Адаптация персонала
• АУП
• Ведомственный контроль за соблюдением трудового законодательства
• Взаимозаменяемость сотрудников
• Показать все

Судебная практика

Определение Седьмого кассационного суда общей юрисдикции от 24.06.2021 N 88-10144/2021 по делу N 2-2527/2020
Категория спора: Защита прав и интересов работника.
Требования работника: 1) О взыскании оплаты за вынужденный прогул; 2) О взыскании компенсации за задержку выплат; 3) О взыскании компенсации морального вреда; 4) О восстановлении на работе; 5) О признании незаконным увольнения за прогул.
Обстоятельства: Истица состояла с ответчиком в трудовых отношениях. Была уволена за прогул. Увольнение считает незаконным, поскольку приостановила работу в связи с наличием задолженности по заработной плате, о чем направила письменное уведомление работодателю.
Решение: 1) — 3) Удовлетворено в части; 4) Удовлетворено; 5) Удовлетворено. Таким образом, вопреки доводам кассационной жалобы ООО «Основа», отсутствие К.О. на рабочем месте в период нерабочих дней с 30 марта 2020 года по 30 апреля 2020 года, с 6 по 8 мая 2020 года, установленных Указами Президента Российской Федерации, а также в период действия Указа Губернатора Свердловской области N 100-УГ, которым было установлено требование об оформлении работодателем справки для передвижения работника к месту (от места) работы в период с 01 мая 2020 года по 08 июня 2020 года, не может быть признано грубым нарушением трудовой дисциплины (прогулом), поскольку бесспорных доказательств, подтверждающих факт того, что истица была надлежащим образом уведомлена об отмене особого режима нерабочих дней для нее, в связи с чем у нее возникла обязанность для выхода на работу в офис организации с 30 марта 2020 года, работодателем было организовано передвижение работника к месту (от места) работы путем оформления соответствующей справки, ответчиком не представлено.

Статьи, комментарии, ответы на вопросы

Вопрос: Как составить справку с места работы для оформления визы?
(Консультация эксперта, Государственная инспекция труда в Нижегородской обл., 2024) Если иностранное государство не выделяет никаких особых требований к содержанию и оформлению справки с места работы, то данный документ можно составить в произвольной форме или, если в организации есть разработанный и утвержденный к применению шаблон, — по его образцу. Желательно справку оформить на официальном бланке организации.

Нормативные акты

Постановление Правительства РФ от 29.03.2000 N 275
(ред. от 27.09.2021)
«Об утверждении правил передачи детей на усыновление (удочерение) и осуществления контроля за условиями их жизни и воспитания в семьях усыновителей на территории Российской Федерации и Правил постановки на учет консульскими учреждениями Российской Федерации детей, являющихся гражданами Российской Федерации и усыновленных иностранными гражданами или лицами без гражданства» справка с места работы лица, желающего усыновить ребенка, с указанием должности и размера средней заработной платы за последние 12 месяцев и (или) иной документ, подтверждающий доход указанного лица, или справка с места работы супруга (супруги) лица, желающего усыновить ребенка, с указанием должности и размера средней заработной платы за последние 12 месяцев и (или) иной документ, подтверждающий доход супруга (супруги) указанного лица;

Кому работодатель обязан выдать справку

Работодатель обязан в течение трех рабочих дней выдать по заявлению сотрудника справку о заработной плате, начисленных и уплаченных страховых взносах, стаже работы в компании и т.д. Это правило распространяется и на бывших сотрудников (ч. первая ст. 62 ТК РФ, определение Московского городского суда от 8 сентября 2011 г. по делу № 33-28750). Закон не ограничивает срок, в течение которого сотрудник после увольнения может обратиться за нужными документами. Поэтому работодатель обязан выдать справку, когда бы её ни запросили.

Без письменного заявления сотруднику выдают в день увольнения справку о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году увольнения. Если за ней обращается бывший сотрудник, он должен представить заявление, а работодатель – выдать справку в течение трех рабочих дней (п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ, далее – Закон № 255-ФЗ).

Выдать справку о работе или заработной плате сотрудника третьему лицу работодатель может, если сотрудник оформит на это доверенность (ст. 185 ГК РФ, абз. 2 п. 3 ст. 29 НК РФ). По запросу прокурора, следователя, дознавателя, суда, судебного пристава справку с места работы предоставляют без согласия сотрудника (ст. 21 УПК РФ, ст. 57 ГПК РФ, п. 2 ч. 1 ст. 64 Закона от 2 октября 2007 г. № 229-ФЗ).

Кто подписывает справку и как подтвердить ее выдачу

Для того чтобы справка с места работы имела юридическую силу, ее должен подписать руководитель организации или уполномоченный сотрудник. Обычно это директор по персоналу или начальник отдела кадров, но может быть и рядовой кадровик. Главное, чтобы руководитель наделил его полномочиями подписывать справки. Это указывается в инструкции по делопроизводству, приказе о распределении обязанностей, трудовом договоре этого сотрудника и доверенности (ст. 8, 57 ТК РФ, ст. 185 ГК РФ).

Если справка содержит информацию о заработной плате или другие финансовые сведения, то помимо руководителя или уполномоченного работника ее подписывает главный бухгалтер. Подписи должностных лиц на справке заверяются печатью организации (при ее наличии).

Иногда кадровики выдают справки о работе, хотя это право им официально не передано. Такую справку по месту требования у сотрудника могут не принять или потребовать подтверждение полномочий подписавшего ее лица.

Работодатель может вести журнал регистрации выданных справок (образец ниже). Ведение журнала не обязательно, но при необходимости он подтвердит, кому и когда выдавали документы. Это поможет в конфликтной ситуации, если сотрудник будет необоснованно утверждать, что ему не предоставили справку. В журнале предусмотрите графу, где сотрудники будут расписываться и указывать дату получения справки.

Образец. Журнал регистрации справок с места работы

Какие справки требуются работникам

Законодательство предусматривает определенные виды справок. Для них зачастую утверждена стандартная форма. К примеру, такие формы установлены для справки 2-НДФЛ и справки о заработке за два календарных года, предшествующих году увольнения. Однако сотрудник может запросить и справку, форма которой не регулируется законом. В таких случаях документ составляется в произвольной форме. Давайте рассмотрим, какие справки наиболее часто запрашиваются сотрудниками.

Справка о занимаемой должности и зарплате. Данный документ часто необходим для оформления визы, получения субсидий, льгот и т. д. Кроме того, он потребуется, если сотрудник планирует усыновить ребенка или стать опекуном (ст. 271 ГПК РФ, постановление Правительства РФ от 18 мая 2009 г. № 423). Также справка требуется при первичной постановке сотрудника на воинский учет (приказ Минобороны России от 2 октября 2007 г. № 400).

Справка составляется в произвольной форме, обычно на фирменном бланке (образец ниже). Она включает информацию о занимаемой должности, размере оклада или среднемесячной заработной плате и другие необходимые реквизиты (схема ниже). Конкретные требования к содержанию и форме справки могут быть установлены консульством, посольством или другим уполномоченным органом.

Образец. Справка с места работы

2-НДФЛ. Для подтверждения платежеспособности при обращении в банк за кредитом работник должен предоставить справку о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ (п. 3 ст. 230 НК РФ). Утвержденная форма справки регламентирована приказом ФНС России от 30 октября 2015 г. № ММВ-7-11/485@. В справке указываются данные об источнике дохода, заработной плате и удержанных налогах. Сотрудник может получить такую справку в бухгалтерии.

Справка о доходах за два года, предшествующих увольнению. Она необходима для расчета пособий по временной нетрудоспособности, беременности и родам, а также по уходу за ребенком (п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Закона № 255-ФЗ). Работодатель в справке указывает:

• суммы выплат, облагаемые страховыми взносами в ФСС на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством;
• количество календарных дней, исключаемых при расчете пособий по беременности и родам и пособий по уходу за ребенком.

Справка о среднем заработке за последние три месяца для расчета пособия по безработице. Эта справка выдается уволенному сотруднику, который планирует зарегистрироваться в центре занятости и получать пособие по безработице (абз. 1 п. 2 ст. 3 Закона РФ от 19 апреля 1991 г. № 1032-1). Рекомендованная форма справки указана в письме Минтруда России от 15 августа 2016 г. № 16-5/В-421. При этом, по указаниям Минтруда, орган занятости обязан принять справку в любой форме, если она содержит необходимые данные для определения размера и сроков выплаты пособия по безработице.

Справка о стаже работы в организации. Данный документ оформляется в произвольной форме и служит подтверждением периода работы сотрудника у работодателя. Содержание справки зависит от целей, для которых она запрашивается. Необходимо уточнить, требуется ли указывать периоды работы на всех должностях или достаточно общего трудового стажа в компании.

Справка о неполучении пособия по уходу за ребенком. Ежемесячное пособие по уходу за ребенком до полутора лет может получать один из родителей или другое лицо, фактически осуществляющее уход за ребенком. Для этого в ФСС России представляется справка с места работы отца, матери или обоих родителей о том, что они не находятся в отпуске по уходу за ребенком и не получают пособие (п. 39, подп. «ж» п. 54 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 23 декабря 2009 г. № 1012н). Форму справки закон не регламентирует, поэтому она составляется в произвольном виде.

Справка о характере и условиях труда по основному месту работы. Если работник устраивается по совместительству на работу с вредными или опасными условиями труда, он должен предоставить справку о характере и условиях труда по основному месту работы. Это необходимо для исключения возможности работы по совместительству на вредном производстве, если основная работа связана с такими же условиями. Справка составляется в произвольной форме (ч. пятая ст. 282, ст. 283 ТК РФ).

Архивная справка. Организации обязаны бесплатно предоставлять архивные справки по запросам граждан (ч. 3 ст. 26 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). Архивная справка оформляется на установленном бланке или общем бланке организации (Приложение 42 к п. 8.2.2 Правил, одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). В документе указываются сведения по вопросу обращения в хронологическом порядке событий.

Срочные изменения по вашему ИНН

• Опубликован план проверок на 2024 год: проверьте по ИНН
• Составлен список компаний с долгами перед ФНС: проверьте по ИНН
• Новые блокировки счетов: проверьте по ИНН, чтобы избежать потерь
• Счета-фактуры теперь недостаточно для вычетов НДС

Кто оформляет справку

Справку может оформить непосредственно руководитель или ответственный сотрудник. Например, справку о стаже обычно оформляет отдел кадров, а о суммах заработка – бухгалтерия.

Справку подписывает либо руководитель предприятия, либо ответственный сотрудник. В последнем случае подпись ответственного лица ставится на основании доверенности или приказа о предоставлении права подписи.

Бланк справки с места работы

В большинстве случаев у работодателя нет унифицированного бланка для оформления справки. Форма справки определяется следующим образом:

• Сначала нужно проверить наличие стандартного бланка. Например, справка о доходах и суммах НДФЛ (замена 2-НДФЛ) имеет форму, утвержденную приказом ФНС.
• Если типового бланка нет, нужно уточнить у работника, нет ли у него формы справки. Например, при оформлении кредита банк может требовать справку о доходах по своей форме. Её можно скачать с сайта банка или получить у кредитного специалиста.
• Если ни типовой формы, ни бланка получателя нет, нужно оформить справку в произвольной форме.

Как оформить справку с места работы

Для подготовки справки нужно использовать официальный бланк предприятия. Если бланк отсутствует, в тексте необходимо указать наименование, ИНН, КПП и другие реквизиты предприятия. Обязательными реквизитами справки являются:

• наименование документа,
• дата и место оформления,
• реквизиты предприятия,
• данные работника,
• текстовая часть,
• подпись ответственного лица,
• расшифровка подписи,
• печать предприятия.

Присвоение номера справке не является обязательным, его указывают, если на предприятии предусмотрена нумерация исходящих документов. В справку можно включать любые дополнительные сведения, такие как информация об исполнителе или получателе.

Период действия справки с места работы

Справка удостоверяет определенный факт на дату её выдачи. По своей природе документ не предполагает срока действия, он актуален в момент выдачи.

Однако многие организации устанавливают свои временные ограничения. К примеру, банк может запросить справку о доходах, выданную не более чем за 10 дней до момента обращения.

Новые статьи в журнале «Зарплата в учреждении»: