Срок выплаты отпускных с учетом изменений законодательства

Руководитель департамента кадрового обслуживания сервиса аутсорсинга «Главбух Ассистент» лично занимается постановкой на учет клиентов сервиса.

Порядок выплаты отпускных прописан в Трудовом кодексе, но у предпринимателей остаются вопросы. Объясняем, за сколько дней нужно выплачивать отпускные в 2022 году и как не ошибиться в расчетах.

Согласно закону, работодатель обязан оплатить отпуск сотрудникам, работающим по трудовому договору. Существуют четкие сроки: компания должна выплатить отпускные не позднее чем за 3 дня до начала отпуска. При этом Трудовой кодекс не уточняет, считать ли эти дни календарными или рабочими. Этот пробел в законодательстве вызывает затруднения у предпринимателей: как правильно определить срок выплаты отпускных, чтобы соблюсти права сотрудников?

Как определить сроки выплаты отпускных

При расчете сроков оплаты отпускных работодателю следует руководствоваться разъяснениями Минтруда, выраженными в письмах министерства и Федеральной службы по труду и занятости:

• не включайте в расчет день начала отпуска и день выплаты;
• три дня считайте календарными, включая выходные;
• если день выплаты совпадает с выходным или праздничным днем, выплатите отпускные накануне.

Так как три дня – это обязательное требование, сокращать этот срок нельзя даже по договоренности с сотрудником. Это условие, установленное законом, не может быть изменено внутренними документами компании или индивидуальным соглашением. Однако разрешено выплатить отпускные заранее, например, за 5 календарных дней до начала отпуска.

Ожидаемое предпринимателями нововведение, позволяющее определять срок по договоренности сторон, не было принято. На 2022 год сроки оплаты отпускных остались без изменений. Также отметим, что судебная практика по данному вопросу противоречива, поэтому безопаснее выплачивать отпускные минимум за 3 дня до начала отпуска, не учитывая день выплаты.

Например, многие сотрудники предпочитают начинать отпуск с понедельника, что часто вызывает спорные ситуации.

За сколько дней в этом случае выплачивать отпускные? Сотрудник должен получить положенную сумму не позднее четверга: это будет последним днем для выплаты без нарушения закона.

• Как рассчитать количество дней отпуска.
• Оформление отпуска по Трудовому кодексу.

Практика показывает, что компании часто создают себе проблемы сами. Например, не оформив прогул сотрудника должным образом, предприниматели рискуют. В результате недобросовестные сотрудники выигрывают суды, восстанавливаются на работе, получают компенсации и штрафы от компании. Эксперты «Главбух Ассистент» научат, как избежать проблем с шантажом со стороны сотрудников. Для вас – видеоинструкция и чек-лист для увольнения отсутствующего сотрудника.

Для расчета отпускных определяется средний дневной заработок за последние 12 календарных месяцев, что является расчетным периодом. В 2022 году могут возникнуть сложности при расчете и выплате отпускных в связи с выплатами премий.

Экспертный блог для бизнеса.
Свежие материалы:

• Налоговая реформа-2025: изменения по УСН и НДС
• Список опасных операций для ООО и ИП в 2024 году
• Изменения в законах для бизнеса с июня 2024 года
• Как компании и индивидуальные предприниматели могут безопасно переводить деньги физическим лицам
• «Доходы все равно найдут» или какие схемы по сокрытию доходов не работают

Премии и отпускные

Премиальные выплаты производятся по различным основаниям и с разной периодичностью. Как влияет получение премии на расчет и срок выплаты отпускных с учетом последних изменений? Рассмотрим несколько ситуаций.

• Ежемесячные и квартальные премии включаются в расчет среднего дневного заработка в пределах расчетного периода.
• Разовые вознаграждения за выслугу лет и годовые премии за предыдущий год, когда сотрудник был в отпуске, учитываются в полном объеме, независимо от момента начисления. Это означает, что если годовую премию начислили после отпуска, суммы отпускных за предыдущий период нужно пересчитать.
• Премия за 2021 год начислена 4 февраля 2022 года – годовую премию следует учесть при расчете отпускных;
• Премия за 2021 год начислена 1 марта 2022 года, уже после выхода сотрудника из отпуска. Годовую премию нужно учесть в среднем заработке за прошлый расчетный период, пересчитать отпускные и доплатить разницу.

Важно! Как только бухгалтер пересчитал отпускные, разницу необходимо доплатить сразу. Компенсации работнику за доплату в виде процентов не будет, так как нарушения сроков фактически нет, и на момент начисления и выплаты отпускных ошибки не допущено.

Чтобы не создавать бухгалтеру дополнительную работу по пересчету отпускных, налогов и взносов с доходов, старайтесь начислять годовые премии раньше. Оптимально – начислить премии последним рабочим днем текущего года. Тогда не потребуется пересчитывать отпускные.

Не забывайте о нюансах включения премий в расчет отпускных, если сотрудник не полностью отработал расчетный период (или есть исключаемые периоды).

• Премиальные изначально начислены с учетом фактически отработанного времени – при подсчете отпускных их учитывают полностью;
• В премиальных не учтено, сколько фактически отработал сотрудник – при исчислении отпускных берут часть премии пропорционально отработанному времени.
• Отпуск без сохранения заработной платы.
• Что такое административный отпуск и как его оформить.

Выплата отпускных авансом

Термина «отпуск авансом» в законодательстве нет. Это означает выход в отпуск раньше установленного срока – до истечения отработанного года. Согласно ТК право на отпуск возникает после полугода работы. Кроме того, Трудовой кодекс устанавливает особые категории работников, которые имеют право на отпуск до истечения полугода (беременные, несовершеннолетние, родители с детьми и пр.).

В остальных случаях решение предоставить отпуск авансом и выплатить отпускные остается за руководством. В дальнейшем, после первого года работы, обычным работникам отпуск предоставляют по графику. И необязательно, чтобы между отпусками был выдержан период в год.

При «авансовом» отпуске срок выплаты отпускных по ТК РФ остается таким же, как и при выплатах при обычном ежегодном отпуске – не позднее трех дней до его начала. Все требования, описанные выше для стандартных ситуаций, также должны быть соблюдены: подсчет в календарных днях, выплата до праздника.

Если при выплате годовой премии возникает необходимость доплатить суммы, то при отпуске, взятом авансом, возникает другая проблема – переплата отпускных, если сотрудник решает уволиться. Это возможно и тогда, когда сотрудник отгулял очередной отпуск по графику. В этом случае он получил деньги авансом за будущий рабочий период, который еще не отработал. Работодатель имеет право удержать излишне выплаченные суммы из заработной платы, но в пределах 20% от размера заработка, выплачиваемого при увольнении.

Для бизнесмена предоставление отпуска авансом сопряжено с риском невозврата части выплаченных отпускных. При увольнении может оказаться, что 20% от заработной платы не хватит для компенсации ранее выплаченных отпускных. И если увольняемый сотрудник добровольно не погасит долг, придется либо подавать на него в суд, либо смириться с потерей этой суммы.

Если же работнику при увольнении полагается компенсация за неиспользованный отпуск, то отпускные должны быть выплачены в день увольнения. Работодатель выплачивает компенсацию за отпуск вместе с остальными начислениями по зарплате.

Как сократить расходы на персонал во время простоя, перевести работников на сокращенную ставку, оформить увольнение или неоплачиваемый отпуск так, чтобы трудовая инспекция не нашла нарушений? Обратитесь за помощью в бухгалтерский аутсорсинг «Главбух Ассистент». Услуги кадровика, бухгалтера и юриста включены в каждый тариф.

Штрафы за нарушение сроков выплаты отпускных

Если отпускные выплачены позже, чем за три дня до начала отпуска, работодателя ждет штраф (ст. 5.27 КоАП РФ):

Как рассчитать срок выплаты отпускных по закону

Рассмотрим конкретный пример: когда выплачиваются отпускные в 2024 году перед отпуском. Возьмем распространенную и спорную ситуацию с выходными и праздничными днями. Условия следующие:

Ежегодный оплачиваемый отпуск сотрудника начинается 13 мая 2024 года. Рассчитаем крайний срок выплаты отпускных, чтобы избежать штрафа. По требованиям ТК РФ и рекомендациям Минтруда отсчитываем три полных календарных дня, не включая день выплаты.

Следовательно, бухгалтер должен был начислить и выплатить отпускные 9 мая. Однако 9 мая – это официальный праздник и нерабочий день. Значит, срок выплаты переносится на 8 мая.

Если работодатель выплатит деньги раньше, это не будет считаться нарушением сроков. Если же позже, компанию могут оштрафовать. За каждый день просрочки начисляется и выплачивается компенсация.

Как соблюдать срок выплаты отпускных

Работодателю важно соблюдать закон о сроках выплаты отпускных перед отпуском в 2024 году. Даже если сотрудник имеет право на отдых в любое время, нужно придерживаться установленных правил. Что делать, если сотрудник требует отпуск, нарушающий условия статьи 136 ТК РФ о сроках выплаты?

Рекомендуем следующий порядок действий:

1. Предложите сотруднику перенести отпуск на более поздний срок, чтобы бухгалтер успел начислить и выплатить отпускные в установленные сроки.
2. Достаточно отсрочить начало отпуска всего на три календарных дня.
3. Если работник откажется, например, из-за срочных семейных обстоятельств, предложите взять отгулы за свой счет на три дня.

Так вы сможете защитить свою компанию от претензий со стороны трудовой инспекции.

Штрафы за нарушение сроков начисления отпускных

Если работодатель нарушит сроки начисления отпускных и выплатит деньги позже, его привлекут к ответственности. За такое нарушение предусмотрены штрафы по частям 6 и 7 статьи 5.27 КоАП РФ.

За первое нарушение санкции будут следующими:

• для должностного лица (например, руководителя) — от 10 000 до 20 000 рублей,
• для предпринимателя — от

Если повторно обнаружат нарушение, то меры ответственности будут значительно строже:

• для должностных лиц — штраф от 20 000 до 30 000 рублей или дисквалификация на срок от одного года до трех лет;
• для предпринимателей — штраф от 10 000 до 30 000 рублей;
• для организаций — штраф от 50 000 до 100 000 рублей.

Также стоит помнить, что для должностных лиц предусмотрена уголовная и дисциплинарная ответственность (ст. 145.1 УК РФ, ст. 192 ТК РФ).

Материальная ответственность работодателя в виде выплаты компенсации за задержку отпускных установлена статьей 236 ТК РФ. Эту компенсацию необходимо выплатить сотрудникам, даже если задержка произошла по причинам, не зависящим от работодателя.

Правила выплаты отпускных по Трудовому кодексу

Согласно Трудовому кодексу, в 2024 году отпускные должны быть выплачены не позднее чем за три дня до начала отпуска (ст. 136 ТК). При этом нужно учитывать календарные дни. Если последний день срока выплаты приходится на выходной или праздничный день, отпускные должны быть выплачены накануне — в последний рабочий день.

Трудовой кодекс не запрещает выплачивать отпускные заранее (ч. 9 ст. 136 ТК). Для определения точного времени выплаты отпускных можно воспользоваться специальными сервисами.

Сервис: сроки выплаты отпускных перед отпуском

Когда поступают отпускные средства

Рассмотрим главный вопрос — когда должны быть выплачены отпускные согласно закону 2024 года. Трудовой кодекс не уточняет, какие дни считать для выплаты отпускных, поэтому следует учитывать все календарные дни, включая рабочие и нерабочие (праздничные, выходные). Рассчитать сумму отпускных можно с помощью онлайн-калькуляторов.

Чтобы избежать штрафов, определите, когда отпускные должны быть выплачены по закону. Оптимально выплачивать отпускные за три полных календарных дня до начала отпуска — чтобы между днем выплаты и первым днем отпуска было не менее трех дней (ст. 14 ТК, письмо Минтруда от 05.09.2018 № 14-1/ООГ-7157).

Роструд ранее разъяснял, что при отпуске с понедельника можно выплачивать отпускные в пятницу или четверг (письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1). Минтруд также подтвердил этот подход в телеграм-канале 05.10.2023. Однако данный подход противоречит письму Минтруда от 05.09.2018 № 14-1/ООГ-7157, и судебная практика по этому вопросу неоднозначна.

Сроки выплаты отпускных в 2024 году и другие важные вопросы

Некоторые суды засчитывают день выплаты отпускных в трехдневный срок (определения Кемеровского областного суда от 26.01.2017 № 33-942/2017, Ленинградского областного суда от 06.08.2015 № 33-3731/2015, решение Московского городского суда от 18.02.2014 № 7-764/14). Но есть и противоположные решения, требующие минимум три полных календарных дня после выплаты (решение Пермского краевого суда от 23.01.2018 № 21-46/2018, определение Челябинского областного суда от 17.09.2015 № 11-11043/2015, Ростовского областного суда от 16.09.2013 № 33-11864).

Как соблюдать правило выплаты отпускных за три дня до отпуска? Чтобы избежать споров с сотрудниками и проверяющими органами, до выхода новых разъяснений руководствуйтесь письмом Минтруда от 05.09.2018 № 14-1/ООГ-7157. Безопаснее выплачивать отпускные за три полных календарных дня до начала отпуска.