Протокол собрания — это документ, который фиксирует все обсуждаемые вопросы, задачи, мнения и другую важную информацию, прозвучавшую на встрече. Главное внимание уделяется принятым решениям.
Когда необходимо вести протоколы собраний
Такой документ следует оформлять во всех случаях, когда принятые решения касаются всей компании, организации или затрагивают интересы владельцев. Например, протокол необходим при регистрации ООО. Он активно используется при разработке основного курса развития компании, установлении новой торговой политики, выборе поставщиков, организации работы с клиентами и так далее. В общем, протокол обязательно оформляется, когда созывается руководство и/или владельцы компании. Этот документ подтверждает, что все заинтересованные лица согласились с принятыми решениями.
Кто и в какой форме ведет протоколы
Обычно протокол ведет и заполняет секретарь компании, хотя это не является строгим правилом. В некоторых организациях этим занимается специально назначенный сотрудник. Всё зависит от частоты возникновения такой необходимости. Например, если протоколы требуется составлять не чаще одного раза в месяц, этим может заниматься секретарь, не отвлекаясь от своих остальных обязанностей. Но если необходимость возникает ежедневно, вероятно, этим займется отдельный специалист.
Форма ведения протокола зависит от внутренних требований компании. В одном случае секретарь (или специалист) делает заметки во время собрания, а затем, используя заранее утвержденный шаблон, оформляет документ. В другом случае сначала ведется аудио- или видеозапись, на основе которой затем составляется протокол. Пример стандартного шаблона протокола собрания, используемого во многих организациях:
Председатель — _________________________________ (ФИО)
Секретарь — _____________________________________ (ФИО)
(должности, фамилии, инициалы в алфавитном порядке)
(должности, фамилии, инициалы в алфавитном порядке)
(должность, фамилия, инициалы) (содержание доклада)
(должность, фамилия, инициалы) (содержание доклада)
(должность, фамилия, инициалы) (содержание доклада)
(должность, фамилия, инициалы) (содержание доклада)
(должность, фамилия, инициалы) (содержание доклада)
Председатель ________________ / /(подпись) (ФИО)
Секретарь ________________ / /(подпись) (ФИО)
«__»________ 20__ г. _____________________
Как правильно составлять и оформлять протокол
В каждой компании у протокола могут быть свои особенности, но в п. 4 ст. 181.2 ГК РФ представлен список обязательных данных. Рассмотрим, как правильно составить протокол собрания и какую информацию он должен включать:
- время, дата и место проведения;
- информация об участниках;
- результаты голосования по каждому вопросу;
- информация о лицах, проводивших подсчет голосов;
- данные о лицах, голосовавших против принятого решения.
Кроме того, в протоколе обязательно отражается суть собрания, перечисляются рассматриваемые вопросы и представляется вся важная информация, которая необходима для принятия окончательных решений.
Плановое или внеплановое
Совещание может быть как плановым, так и внеплановым. В первом случае обычно существует строгое расписание, которому должны следовать все участники. Возможно, кому-то даже придётся приехать из другого города. Внеплановые совещания проводятся, когда происходит важное для всей организации событие, например, объявление о ликвидации или реорганизации.
Решения участников совещания
Важно различать совещание администрации компании и собрание учредителей. Эти два органа отличаются по своей сути и выпускают разные документы. В случае собрания учредителей все принятые решения обязательны для исполнения подчинёнными. Например, решение о ликвидации общества будет исполняться генеральным директором, который может не входить в состав учредителей.
Совещание, напротив, носит скорее рекомендательный характер, определяя направления деятельности и развития организации.
Как составить протокол совещания без ошибок
Прежде всего, обратите внимание на реквизиты. Укажите полное название документа и присвойте ему уникальный номер. В шапке документа укажите дату и место проведения совещания, а также дату составления протокола.
Далее по тексту перечислите всех присутствующих сотрудников. Председателя нужно выделить отдельно. Не забудьте отметить лицо, ведущее протокол. Для каждого участника укажите его ФИО и должность согласно штатному расписанию.
Далее перечислите вопросы, вынесенные на повестку дня. По каждому из них должно быть принято решение.
На этом этапе работа с протоколом завершается. Его должны подписать председатель и лицо, записавшее протокол, что придаёт документу юридическую силу. Выписку из протокола можно разослать по электронной почте всем заинтересованным лицам. Трудовой кодекс обязывает работодателя информировать подчинённых о всех событиях, которые их касаются.
Протокол совещания: как его составить (образец)
Протокол оперативного совещания – это документ, фиксирующий основные моменты и решения, принятые на собрании. Он является официальным документом и служит для сохранения информации о проведённом мероприятии и контроля выполнения принятых решений.
- дата и место проведения мероприятия;
- список участников;
- повестка дня;
- основные обсуждаемые вопросы;
- принятые решения;
- ответственные лица за выполнение решений.
Протоколы рабочих совещаний используются как доказательство при разрешении споров или для передачи информации другим заинтересованным сторонам. Ответственность за заполнение документа лежит на секретаре мероприятия.
Роль протокола совещаний
Протокол совещания при директоре играет важную роль в организации и документировании процесса собрания.
- Фиксация информации. Документ служит доказательством проведения совещания и содержит информацию, полезную в будущем.
- Памятка для участников. Документ содержит краткую сводку обсуждаемых вопросов и принятых решений.
- Отчетность. Протокол совещания руководителей служит документом для отчетности перед руководством или другими заинтересованными сторонами. Заполненный документ предоставляет информацию о процессе принятия решений и результате совещания.
- Контроль выполнения задач. Протокол совещания содержит список задач, назначенных на совещании, и отметки об их выполнении. Это помогает контролировать прогресс и следить за выполнением поставленных задач.
- Инструмент общения. Протоколы собраний распределяются среди участников мероприятия и других заинтересованных лиц. Этот документ служит средством информирования о принятых решениях и обязательствах.
Протокол совещания выполняет важную функцию в организации, документировании и информировании о процессе совещания, а также в контроле исполнения задач.
Стандартная структура документа для проведения совещаний
Типичный пример протокола собрания с директором по разным вопросам представляет собой универсальный документ, включающий следующую информацию.
- Заголовок «Протокол совещания» с указанием номера документа, даты и времени проведения встречи.
- Место проведения мероприятия.
- Список участников, включая их должности и отделы.
- Повестка дня, включающая перечень обсуждаемых тем.
- Решения и принятые меры по каждому обсужденному вопросу.
- Ответственные за выполнение каждого пункта решения.
- Сроки выполнения принятых задач.
- Замечания, предложения и комментарии участников встречи.
- Подписи участников и дата подписания протокола.
Конкретное содержание протокола может различаться в зависимости от политики и внутренних правил организации.
Как правильно составить протокол совещания и избежать ошибок
Протокол совещания является важным инструментом для фиксирования результатов рабочих встреч и оперативных мероприятий. Составление этого документа требует определенных навыков и внимательности. Вот несколько ключевых шагов, которые помогут вам составить протокол правильно:
- Подготовка. Перед началом совещания убедитесь, что у вас есть все необходимые материалы: ручка, блокнот или компьютер. Протокол должен быть нейтральным и объективным, поэтому избегайте выражений или комментариев, которые могут искажать информацию.
- Заголовок. Начните протокол с указания даты, времени и места проведения совещания, а также темы и цели встречи.
- Список присутствующих. Перечислите всех участников совещания, указав их ФИО и должности. Если кто-то присоединился позже, отметьте время и причину его опоздания.
- Повестка дня. Укажите все вопросы, которые были обсуждены на совещании, кратко описывая каждый из них.
- Результаты обсуждения. Записывайте основные моменты и решения, принятые на собрании, указывая, кто высказался по каждому вопросу и какие решения были приняты.
- Действия. Укажите, какие конкретные действия должны быть выполнены после совещания, включая ответственных лиц и сроки выполнения.
- Заключение. Завершите протокол кратким резюме основных результатов встречи, укажите дату следующего мероприятия, если она известна.
Пример протокола совещания
Тема: Планирование маркетинговой кампании
- Иванов Иван Иванович – директор отдела маркетинга
- Петров Петр Петрович – менеджер по продажам
- Сидорова Анна Алексеевна – главный дизайнер
- Козлова Ольга Владимировна – бухгалтер
- Обсуждение концепции маркетинговой кампании для нового продукта.
- Определение бюджета и ресурсов для реализации кампании.
- Разработка плана действий.
- Иванов Иван Иванович предложил использовать социальные сети и блогеров для продвижения продукта.
- Было решено выделить 100 000 рублей на рекламную кампанию.
- План действий будет разработан Ивановым Иваном Ивановичем и представлен до 14.05.2024.
- Иванов Иван Иванович – разработать план маркетинговой кампании до 14.05.2024.
- Петров Петр Петрович – подготовить необходимые материалы для кампании до 24.05.2024.
- Анна Алексеевна Сидорова – разработать концепцию дизайна для продукта до 13.05.2024.
- Ольга Владимировна Козлова – выполнить расчеты и контролировать бюджет кампании.
На совещании были рассмотрены и утверждены решения по маркетинговой кампании нового продукта. План действий будет составлен и предоставлен в установленные сроки.
Порядок проведения заседания
Заседание – это мероприятие, требующее тщательной подготовки, за которую обычно отвечает назначенный распоряжением директора сотрудник. Он собирает необходимые документы, составляет список актуальных вопросов и уведомляет всех участников о предстоящем заседании, проводя подготовительные мероприятия.
Следует отметить, что сотрудники, получившие уведомление о заседании и приглашение на участие, могут отказаться лишь при наличии веских причин, так как участие в заседании является частью их обязанностей.
Заседание обычно ведет председатель, который следит за его ходом, оглашает повестку дня и проводит голосование. Часто это руководитель компании, но может быть и другой сотрудник. Информация о председателе должна быть внесена в протокол.
С самого начала заседания все происходящее тщательно фиксируется. Протоколирование не исключает использования фото и видео фиксации.
Протокол по завершении заседания обязательно подписывается секретарем и председателем, а при необходимости и другими участниками, подтверждающими таким образом достоверность внесенных сведений.
Ответственные за оформление протокола
Оформлением протокола обычно занимается секретарь предприятия или назначенный на заседании сотрудник. Выбранный для этой задачи человек должен понимать, как и для чего ведется протокол, и обладать навыками составления протокольных документов.
Основные правила оформления протокола
Протокол обычно составляется в единственном экземпляре, но при необходимости можно сделать любое количество копий.
Документ должен быть подписан составителем, секретарем и всеми членами собрания.
Протокол можно оформить на листе формата А4 или на фирменном бланке организации, независимо от того, будет он написан вручную или на компьютере. Заверять его печатью предприятия не обязательно, так как с 2016 года юридические лица имеют право не использовать печати для заверения документации.
После подписания протокол должен храниться вместе с другими документами фирмы, фиксирующими внутренние совещания, переговоры и заседания. По истечении срока хранения, установленного законом или внутренними актами компании (не менее 3 лет), он может быть утилизирован в установленном законом порядке.