Кадровый приказ — это распорядительный документ, на основании которого осуществляется деятельность компании. Приказы делятся на две категории:
- по личному составу (кадрам);
- по основной деятельности.
В группе приказов по основной деятельности отдельно выделяются приказы по административно-хозяйственной работе предприятия.
Еще больше кадровых документов для работы и пояснений от экспертов найдете в экосистеме «Кадровый обзор».
Приказы по основной деятельности
Приказы по основной деятельности также относятся к распорядительным документам и отражают управление производственно-хозяйственными вопросами, планированием и так далее.
Важно! Приказы по административно-хозяйственным вопросам также относятся к основной деятельности. Эта обширная группа документации оформляется и хранится отдельно от документов по основной деятельности, так как у них разные сроки хранения.
Основное отличие приказов по основной деятельности от кадровых: в них речь идет об организации, документ касается не деятельности работников, а функционирования предприятия в целом, даже если в нем указаны фамилии ответственных лиц. Разделы АХД перечислены в Приказе Росархива от 20.12.2019 № 236. Это:
- эксплуатация зданий;
- транспорт;
- телекоммуникационное обслуживание.
Перечислить все виды приказов по основной деятельности невозможно, они напрямую зависят от характера деятельности предприятия. Вот наиболее распространенные категории приказов:
- нормативные — утверждение ЛНА;
- организационные — утверждение штатного расписания, создание филиалов;
- отчетные;
- финансовые;
- надзорные;
- информационные.
Основные виды кадровых приказов по основной деятельности:
- о вступлении в должность руководителя;
- об утверждении штатного расписания;
- об утверждении ПВТР;
- об инвентаризации;
- об утверждении и работе различных комиссий и другие.
Оформление кадровых приказов
В отличие от приказов по личному составу, для распорядительной документации по основной деятельности нет утвержденных унифицированных форм.
Обратите внимание! Подобные распоряжения составляются по одному алгоритму и должны соответствовать ГОСТу Р 7.0.97-2016.
Как правило, приказ по основной деятельности стандартен — это преамбула и основная часть:
- Преамбула. Это констатирующая часть документа — здесь перечислены основания для издания: факты деятельности, документы и т.д.
- Распорядительная часть. Это непосредственно приказ, где излагаются распоряжения, указания и обозначаются сроки их исполнения. Если распоряжений несколько, они нумеруются, чтобы впоследствии можно было сослаться на конкретный пункт приказа.
Если у приказа есть приложения, это указывается в тексте документа.
Правила нумерации приказов по кадрам
По нумерации распорядительных документов сказано в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 № 76.
Совет: Регистрировать приказы рекомендуется по порядку номеров в пределах календарного года, начиная с 1 января и заканчивая 31 декабря.
Крупные предприятия с большим объёмом документов создают собственную систему нумерации кадровых приказов. Она закрепляется в локальных нормативных актах — в Инструкции по делопроизводству (ст. 8 ТК) и утверждается приказом.
Нужно ли регистрировать кадровые приказы? Роструд разъясняет, что регистрация приказов по основной деятельности не обязательна. Журнал регистрации ведут для удобства поиска и систематизации документов, преимущественно на крупных предприятиях с обширным документооборотом. Форма журнала или книги приказов по кадрам свободная.
Важно! В 2020 году приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 заменил приказ Минкультуры № 526.
Сравните сроки хранения кадровых приказов вашей компании с новым Перечнем типовых управленческих документов, в котором обновлены сроки хранения.
Скачать памятку «Кадровые документы со сроками хранения» по ссылке
Как организовать кадровое делопроизводство в компании в соответствии с последними требованиями законодательства, узнайте на нашем дистанционном курсе и получите более 50 бланков кадровых документов.
Как составить текст приказа по основной деятельности
В статье мы подробно расскажем, как правильно составить текст приказа по основной деятельности, и рассмотрим два связанных с ним реквизита: «Заголовок к тексту» и «Отметка о наличии приложения». Также ответим на ваши вопросы по оформлению элементов приказа.
ЗАГОЛОВОК К ТЕКСТУ
Формулировка: правильная или неудачная. Любой документ, будь то художественное произведение или официальный акт, начинается с заголовка. Приказ не исключение.
Заголовок к тексту приказа традиционно отвечает на вопрос «О чем?», реже — «О ком?» и представляет собой конструкцию в предложном падеже:
Как видно, в формулировках заголовков преимущественно используются существительные, реже — глаголы. Прилагательные не используются — с ними заголовок станет менее лаконичным:
Таким образом, заголовок кратко информирует о содержании приказа. Официально-деловой стиль исключает креативные формулировки заголовков. Пример неудачного заголовка для приказа о субботнике:
Такой заголовок отлично подойдет для корпоративного блога, рассылки или газеты, но не для официального документа.
Расположение: слева или по центру. В приказе заголовок может быть выровнен по левому краю или по центру (Пример 1).
При внесении изменений, дополнений или отмене приказа нужно ли указывать в заголовке выходные данные изменяемого приказа? А если изменяется несколько приказов?
Предлагаем три варианта заголовков к приказу, который вносит изменения сразу в три ранее изданных приказа.
Для ответа на этот вопрос необходимо понимать, зачем приказу нужен заголовок. Помимо обозначения темы документа, заголовок выполняет идентификационную функцию. Он указывается в учетной форме вместе с номером, датой и автором документа. Обычно именно по заголовку ищут приказ, поэтому вариант В неинформативен. Вряд ли кто-то вспомнит номер и дату, но содержание приказа о создании экспертной комиссии наверняка запомнят и введут эту фразу в строку поиска.
Ответ зависит также от системы учета приказов. Если документы регистрируются:
в бумажной книге учета, заголовок следует оформлять только по варианту А. Иначе среди множества других приказов найти нужный, где говорится об экспертной комиссии, будет сложно. Придется вручную искать заголовок с ключевой фразой «экспертная комиссия»;
в электронной таблице (например, Excel), можно использовать вариант А или вариант Б. Последний подходит, если секретарь вносит в записи о приказах отметки об их изменении;
в системе электронного документооборота (СЭД) или другой программе, позволяющей связывать между собой регистрационные записи. В данной ситуации подходят оба варианта: как А, так и Б. Главное — отыскать первоначальный приказ и по ссылкам перейти к изменяющему документу.
ТЕКСТ ПРИКАЗА: СТРУКТУРА
Текст приказа по основной деятельности разделяется на две части. Первая — констатирующая. В ней указывается основание для издания приказа. Вторая — распорядительная. В ней содержатся управленческие решения. Эти части разделены словом «приказываю».
Констатирующая часть текста
Методические рекомендации для федеральных органов исполнительной власти требуют указывать основание для издания любого приказа по основной деятельности.
Руководитель не может просто так издать приказ: обязательно должна быть причина (основание), которая излагается в констатирующей части. Основания для издания приказа могут быть внешними и внутренними.
Внешние основания, как правило, включают:
• нормативное указание от вышестоящей или контролирующей организации, государственного органа, например:
• принятие нового закона, стандарта, введение новых правил выполнения организацией производственных или бизнес-процессов «извне», например:
Внутренние основания для издания приказа зависят от сферы деятельности организации и разнообразны. К общим внутренним основаниям относятся:
• введение нового или изменение существующего производственного или бизнес-процесса, например:
Е.Н. Кожанова, специалист по документообороту и кадровому делопроизводству
Материал опубликован частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 4, 2018.