Почти каждому сотруднику приходилось написать объяснительную записку своему работодателю хотя бы один раз в жизни. Как составить объяснительную записку правильно? В каких ситуациях сотруднику не требуется давать объяснения? Существует ли унифицированный шаблон для объяснительной записки? В какие сроки следует предоставить объяснения? Что ждет работника, если он отказывается писать объяснительную записку? В данной статье мы ответим на эти вопросы и представим примеры правильно оформленных объяснительных записок.
Когда возможно потребовать написания объяснительной записки
Трудовая дисциплина, или дисциплина труда, – это обязательное для всех работников организации соблюдение определенных правил поведения. В случае несоблюдения этих правил, работодатель имеет право потребовать письменные объяснения от сотрудника.
Объяснительная записка – это документ, в котором сотрудник сообщает руководству о причинах определенных событий или обстоятельств.
Чаще всего такой документ требуется, когда сотрудник допускает ошибки или недоразумения – такие как прогулы, опоздания или потеря важных документов.
Иногда необходимо составить объяснительную записку, если, к примеру, отчет не был представлен вовремя из-за отсутствия коллеги на рабочем месте и невозможности получить необходимую информацию. В таком случае объяснительная записка помогает руководству понять настоящие причины произошедшего и определить, кто действительно несет ответственность. Корректно составленная объяснительная записка может помочь избежать или хотя бы смягчить наказание.
Отказ от написания объяснительной записки, как правило, считается признанием вины, что часто приводит к дисциплинарным мерам или даже увольнению.
Существует ли у работодателя обязанность запрашивать объяснения?
Если вы работодатель, требуйте от сотрудника представить письменные объяснения, в соответствии с частью 1 статьи 193 Трудового кодекса РФ. Неисполнение этого требования нарушает право сотрудника на предоставление объяснений.
В соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, нет явного указания на форму запроса объяснительной записки от работника. Поэтому возможно сделать запрос устно. Однако, мы настоятельно рекомендуем уведомить работника о необходимости предоставить объяснение в письменной форме. Это будет являться доказательством выполнения требований части 1 статьи 193 ТК РФ.
В течение двух рабочих дней работнику предоставляется время на подготовку объяснительной записки. Если он не отвечает на ваш запрос и не представляет объяснение в течение этого срока, вам следует составить акт о его отказе (часть 1 статьи 193 ТК РФ).
Специалисты Роструда объясняют, что под «рабочими днями» в данном контексте понимаются дни, которые являются рабочими для конкретного сотрудника в соответствии с его графиком работы (источник: «Онлайнинспекция.рф»).
Следует обратить внимание на то, что отсутствие объяснений работника не может оказывать препятствия для применения к нему дисциплинарного взыскания в соответствии со второй частью статьи 193 Трудового кодекса РФ.
Варианты различных объяснительных записок
Объяснительные записки могут иметь разный характер в зависимости от ситуации, в которой они составляются, и целей, которые они преследуют. Вот некоторые основные типы объяснительных записок:
| Тип объяснительной записки | Содержание |
| Объяснительная записка о дисциплинарной ответственности | Самый распространенный вид записок, который подают работники, если они опоздали, прогуляли или совершили другие нарушения трудового распорядка. Обычно они содержат объяснение причин такого поведения и, возможно, план исправления ситуации. |
| Объяснительная записка о недостаче товарно-материальных ценностей (ТМЦ) | Если работник потерял или повредил оборудование, товары или другие материальные ценности на рабочем месте, ему может понадобиться написать объяснительную записку. В ней должно быть указано, что произошло, почему это произошло и как работник намерен возместить ущерб или предотвратить подобные инциденты в будущем. |
| Объяснительная записка о профессиональных ошибках | В некоторых профессиях, особенно в сфере здравоохранения или инженерии, профессиональные ошибки могут иметь серьезные последствия. В таких случаях сотрудник должен в объяснительной записке пояснить обстоятельства, приведшие к ошибке, и как он планирует исправить ситуацию или предотвратить аналогичные ошибки в будущем. |
| Объяснительная записка о конфликтах на рабочем месте | Если работник участвует в конфликте или споре на рабочем месте, то в записке он может изложить свою точку зрения на конфликт, объяснить причины своего поведения и предложить возможные способы разрешения конфликта. |
Пример объяснительной записки о невыполнении служебных обязанностей
В данном образце объяснительной записки о невыполнении должностных обязанностей сотрудница отмечает, что причина нарушения не зависела от нее. Она утверждает, что несоблюдение обязанностей не было результатом ее действий.
Записка о невыполнении должностных обязанностей дает возможность:
- вникнуть в детали происшествия;
- выяснить причины невыполнения;
- определить, являются ли они обоснованными или необоснованными.
В данном примере объяснительной записки о нарушении должностных обязанностей кассир объясняет, почему не выполнила указания своего непосредственного руководителя, главного бухгалтера. Работодатель признал причины необоснованными и применил дисциплинарное взыскание в отношении сотрудницы.
Если у сотрудника есть неуважительные причины для его поведения, работодатель имеет право наложить на него дисциплинарное взыскание:
- замечание,
- выговор,
- увольнение.
Обратите внимание! Если сотрудник без уважительной причины неоднократно не выполняет свои должностные обязанности, его можно уволить (согласно ч. 5 ст. 81 Трудового кодекса). Чтобы такое решение было законным и обоснованным, необходимо выполнение следующих условий одновременно:
- сотрудник не выполняет свои трудовые обязанности без уважительных причин;
- он совершает нарушение повторно, то есть уже имеет хотя бы одно неснятое или непогашенное дисциплинарное взыскание в виде замечания или выговора.
В случае возникновения спора, если вы не запрашивали объяснительную записку о невыполнении работы или не предоставили работнику двое суток на ответ, суд может отменить взыскание. Данные действия являются нарушением установленного порядка ответственности.
Специалисты Системы Кадры разработали подробный алгоритм, который поможет кадровикам легально оформить увольнение сотрудника, подготовить необходимые документы с использованием рекомендаций и примеров.
Алгоритм: процедура увольнения по причине невыполнения должностных обязанностей
Как запросить объяснительную записку о невыполнении должностных обязанностей
Для того чтобы потребовать от сотрудника написать объяснительную записку о невыполнении его должностных обязанностей, можно воспользоваться устной или письменной формой. Однако предпочтительнее всего сделать это письменно, чтобы иметь возможность доказать факт направления такого запроса. В противном случае сотрудник может утверждать, что вы не просили его предоставить объяснительную записку о невыполнении должностных обязанностей. И это может быть нарушением установленной процедуры.
Эксперты Системы Кадры детально рассказали, как запросить у сотрудника объяснительную записку в случае совершения им дисциплинарного нарушения.
Как запросить объяснительную записку за дисциплинарное проступление
На предоставление объяснительной записки о невыполнении работы у сотрудника отводится два дня. Если по истечении этого времени сотрудник так и не представил объяснительную записку, следует составить акт об отказе. При составлении акта необходимо находиться в присутствии двух или более свидетелей.
Необходимо воздержаться от предпринимания дальнейших действий по привлечению к ответственности до истечения двух суток. В случае отказа работника от написания объяснительной записи о невыполнении поручения руководителя (или о другом нарушении), рекомендуется дождаться окончания установленного срока. Практика показывает, что суды могут признать досрочные действия работодателя неправомерными.
Когда работник передает работодателю объяснительную запись о невыполнении поручения в срок или о другом нарушении должностных обязанностей, следует выяснить, имелись ли уважительные причины для таких нарушений. Если уважительных причин не обнаружено, работодатель может определить меру дисциплинарного взыскания. Также взыскание может быть применено, если прошло двое суток, объяснительная запись не поступила, и был составлен соответствующий акт (часть 1, 2 статьи 193 Трудового Кодекса).
Что необходимо указать в объяснительной записи о невыполнении обязанностей
В объяснительной записке о невыполнении своих должностных обязанностей работник должен указать основные предпосылки и обстоятельства, ставшие причиной дисциплинарного проступка.
Существует стандартный шаблон объяснительной записки о невыполнении должностных обязанностей, но его еще не разработали и не утвердили. Однако документ можно составить в произвольной форме.
Объяснительная записка о невыполнении должностных обязанностей состоит из двух частей. В первой части сотрудник должен перечислить все факты, которые явились основанием для составления записки. Во второй части необходимо подробно описать обстоятельства, помогающие полностью объяснить его действия. Чем более детально будет описана ситуация и чем точнее будут изложены причины, приведшие к возникновению инцидента, тем больше шансов на то, что работодатель примет более мягкое решение.
Необходимо, чтобы сотрудник самостоятельно описал возникшую ситуацию. Ему нельзя диктовать текст или подсказывать, что нужно написать. Если сотрудник обратится в суд и укажет в заявлении, что на него оказывалось давление со стороны администрации организации, такая ситуация может быть использована им против работодателя.
В содержательной части объяснительной записки о невыполнении должностных обязанностей должно быть:
- подробное описание фактических обстоятельств, в связи с которыми произошел инцидент;
- подтверждение или опровержение вины работника;
- указание даты, времени и места произошедшего.
Также необходимо проверить, что в объяснительной записке присутствуют:
- реквизиты организации;
- ФИО и должность сотрудника, который дает объяснения;
- наименование документа;
- Нижеследующая информация содержит описание всех причин и обстоятельств, которые привели к невыполнению или ненадлежащему выполнению.
- Дата оформления документа.
- Подпись.
Если у сотрудника имеются документы, подтверждающие уважительность причины его поведения, он вправе приложить их к объяснительной.
Специалист Системы Кадры поясняет, какие документы помогут работодателю подтвердить невыполнение трудовых обязанностей сотрудником. В статье перечислены документы, которые должен оформить кадровик, если необходимо подтвердить факт нарушения.
Какие документы подтвердят невыполнение обязанностей
⏱ 4 минуты полезного чтения
Когда требуется написание объяснительной записки
Объяснительные записки составляются в двух случаях.
Когда сотрудник совершает проступок, например, опаздывает, прогуливает работу или допускает иные ошибки, руководитель чаще всего требует, чтобы было составлено объяснительное письмо. Такой документ помогает объяснить работодателю причины такого проступка.
Необходимо отметить, что для применения любого дисциплинарного взыскания необходимо соблюдать определенную процедуру.
- Сначала сотрудника уведомляют о необходимости написать объяснительное письмо. Ему предоставляют два рабочих дня на это.
- Если сотрудник не успевает в срок или не предоставляет объяснительное письмо вовсе, работодатель составляет акт об отсутствии такого документа.
Игнорирование необходимости предоставления пояснительной записки не избавит от наложения дисциплинарного взыскания, а лишь осложнит процедуру. Прямо приступить к вынесению приказа, например, о выговоре, работодатель не вправе. Ведь работник, совершивший проступок, имеет право представить аргументы в свою защиту или признать свою вину. Для этого и нужны пояснительные записки.
Время от времени нужно затронуть сотрудников о том, что в нашем Трудовом кодексе есть несколько способов наказания: замечание, выговор, увольнение. В таком случае штраф действует в течение года с момента выбора главы. Если этот срок истекает, и новых наказаний не было, то оно автоматически убирается.
Тем не менее, даже если в вышеперечисленных способах наказания нет отчуждения премий, то в некоторых случаях сотрудник может остаться без выплаты. Важный момент в том, что начальник вправе указать отсутствие наказания как одно из условий для получения премии. Это должно быть зафиксировано в трудовом или коллективном договоре или местном законодательстве организации.
Кроме того, объяснительные письма могут потребоваться, когда в ситуации причастны несколько лиц и работодатель должен понять, что на самом деле произошло. В таком случае объяснительные письма могут быть запросены не только от непосредственных участников, но и от свидетелей.
Как составить объяснительное письмо
Формат для объяснительной записи не устанавливается однозначно. Её можно составить вручную или напечатать в произвольной форме. Возможно, работодатель предоставит вам готовый бланк, принятый в компании.
Мы рекомендуем написать объяснительную запись кратко, без эмоций, используя простые предложения. Красивые высказывания, троллинг работодателя и сложные обороты только запутают суть дела. Пишите только факты, не отклоняясь от основной информации: что, где, когда.
Структура
1. В правом верхнем углу листа укажите должность руководителя и название организации. Ниже укажите свою фамилию, имя, отчество и должность.
2. В середине листа напишите название документа «Объяснительная».
1. В данном случае предоставляется возможность отказаться от написания объяснительной записки по поводу произошедшего. Отказ может быть обоснован различными причинами и иметь свои последствия.
2. Возможные причины отказа от объяснительной могут включать незначительные негативные последствия нарушения, отсутствие необходимости в объяснении, нахождение в медицинском учреждении или получение устного указания.
3. В случае отказа от написания объяснительной, следует указать дату, город, полное ФИО и подпись в соответствующем поле.
4. При отказе от объяснительной не требуется предоставление документов, подтверждающих вину. Однако, при необходимости возможно приложение максимального количества документов, подтверждающих собственные слова.
Отказ от написания объяснительной записки
Если сотрудник решает отказаться от предоставления объяснений, то работодатель обязан сформировать комиссию, в состав которой должно входить не менее трех человек. В дальнейшем, эта комиссия составляет акт, который знакомится с работником для подписания. В случае, если он также отказывается от этого, члены комиссии отразят данную ситуацию в акте.
Отказ от объяснительной приводит к негативным последствиям и может спровоцировать конфликт с работодателем. Начальство, скорее всего, не будет считать, что сотрудник переживает из-за произошедшего, извлек какие-то уроки и не повторит подобные проступки в будущем. К тому же, если сотрудник отказывается писать объяснительную записку, это может вызвать сложности в случае оспаривания наказания.
Лучшие вакансии
- Поиск сотрудников
- О компании
- Помощь
- Вакансии
- Реклама на сайте
- Требования к ПО
- Гарантированная безопасность
- Сотрудничество
- Инвестиции
- Выбор предприятий
- Занятость по специальностям
- Работа около станции метро
- Готовое резюме
- Все услуги
- Профессиональная ориентация
- Реклама резюме
- Желаю работать у вас
- Производственный календарь
- Экспертные рекомендации
- Тренды на рынке труда
- Работа в компании
- Проекты IT-сферы
- Рейтинг работодателей в России
- Карьера для молодых профессионалов
- Школа программирования
- Трудовая деятельность в некоммерческих организациях
- Этика и соблюдение правил
- Предоставление услуг
- Использование веб-сайтов
- Защита личных данных
- Пользовательское соглашение
hh.ru — это информационный ресурс, на котором используются технологии рекомендаций. Эти технологии позволяют предоставлять информацию на основе сбора, систематизации и анализа данных о предпочтениях пользователей сети «Интернет» в Российской Федерации.
Создание собственного Дзена
Дзен предоставляет возможность писать тексты и снимать видео на различные темы: вдохновляющие маршруты, необычные рецепты, обзоры на электронные устройства, спортивные новости, уроки макияжа, разбор научных теорий, рекомендации по выбору автомобилей, рецензии на выставки. Алгоритмы Дзена помогут вам найти свою аудиторию, которой будет интересно ваше творчество.
Присоединяйтесь к сообществу авторов Дзена и полностью раскройте свой творческий потенциал.
Создать свой канал Тимур Сидельников Елена Юлкина Минаев LIVE Лисса Авеми Паша НЕ ШАРЮ
4,5 миллиона
На авторов Дзена, занимающихся обзорами на гаджеты, гайдами по выбору и использованию техники, а также делящихся новостями из мира технологий, подписано ровно столько пользователей.
Более 10 миллионов
Спортивные авторы в Дзене насчитывают более 10 миллионов подписчиков, которые интересуются спортивными новостями, полезными советами по здоровому образу жизни и узнают интересные факты из биографий спортсменов.
Более 20 миллионов
Гастроканалы в Дзене следят более чем 20 миллионов пользователей. Тематика еды является одной из самых популярных на платформе. Фуд-блогеры не только делятся рецептами блюд, но также проводят обзоры кафе и ресторанов, а также рассказывают о традициях и обычаях разных стран.
Более 7 миллионов
Авторы Дзена, рассказывающие о стиле, полезных лайфхаках по уходу за собой, проведении мейкап-туториалов и последних модных трендах, имеют более 7 миллионов постоянных читателей.
Более 6,6 миллионов
Мы подписаны на трэвел-каналы в Дзене, которые делятся своими впечатлениями, рекомендациями по выбору маршрутов и другим интересным контентом из путешествий.
У нас уже 12 миллионов подписчиков
Мы изучаем в Дзене контент от экспертов, которые рассказывают об увлекательных научных теориях и открытиях, инновационных технологиях и удивительных экспериментах.
4 миллиона людей интересуются нам
Мы интересуемся обзорами на спектакли, репортажами с выставок, узнаем новое о художниках или следим за творчеством любимых авторов в Дзене.
У нас 9 миллионов постоянных читателей
Мы постоянно ищем информацию о том, как выбрать автомобиль, самокат или даже лодку. Мы интересуемся личным опытом и лайфхаками по эксплуатации личного транспорта от авторов Дзена.
Как увеличить популярность нашего канала
Будьте себой
или пробуйте что-то новое
создавайте контент в своём уникальном стиле — и в любом формате
Ключ к покорению сердец аудитории — это экспертность, качество, искренность и уникальный стиль. Вместе с Дзеном мы поддерживаем самые смелые эксперименты. Вы можете использовать разные форматы контента на свой вкус: короткие вертикальные ролики, статьи с иллюстрациями, горизонтальные видео.
Коллаборируйте
с Дзеном и принимайте участие в регулярных проектах платформы. Дзен постоянно поддерживает комьюнити авторов конкурсами, ивентами и специальными проектами. Вы также можете участвовать в них вместе с другими авторами, получать ценный опыт и расширять аудиторию своего канала. Следить за актуальными активностями можно в канале «Дзен для авторов».
Монетизируйте
свой контент, подключайте монетизацию или делайте нативную рекламу. В Дзене существуют два способа монетизации канала:
Механизм автоматической монетизации в Дзене позволяет перераспределить доходы от рекламы между авторами в зависимости от числа просмотров их контента в различных каналах. Подробнее об этой системе монетизации можно узнать здесь.
С нативной рекламой у вас появится возможность непосредственного сотрудничества с рекламодателями и привлечения крупных брендов, когда ваш канал наберет большую и преданную аудиторию. Здесь можно получить больше советов о взаимодействии с нативными интеграциями.
С нативной рекламой у вас появится возможность непосредственного сотрудничества с рекламодателями и привлечения крупных брендов, когда ваш канал наберет большую и преданную аудиторию. Здесь можно получить больше советов о взаимодействии с нативными интеграциями.