Кассовые чеки: расшифровка реквизитов

Что означают аббревиатуры на кассовых чеках: ЗН ККТ, РН ККТ, ФН №, ФД, ФП, ФПД? Знание этих реквизитов важно как для предпринимателей и их сотрудников, так и для покупателей.

Сначала обсудим современные онлайн-кассы и новые аббревиатуры, которые с ними связаны.

ККТ и другие основные аббревиатуры, связанные с онлайн-кассой

ККТ означает контрольно-кассовая техника, аналогично контрольно-кассовым машинам (ККМ). Согласно закону 54-ФЗ, с 2023 года большинство предпринимателей обязаны использовать новые кассы при расчетах с клиентами. Исключения для некоторых видов бизнеса прописаны во второй статье этого же закона.

ККМ необходимы для расчетов с клиентами, формирования чеков и отчетов, а также передачи данных обо всех операциях в налоговую службу (ФНС).

Продавцы могут использовать только те аппараты, которые зарегистрированы в реестре ФНС. Важно также правильно зарегистрировать ККМ в территориальном налоговом органе перед началом работы.

С введением нового оборудования появились и новые аббревиатуры:

Давайте подробнее рассмотрим, что означает каждая из них.

Что означает ФД

ФД расшифровывается как фискальные документы. Это кассовые документы, которые могут быть созданы в бумажном или электронном виде. Электронные копии, в отличие от бумажных, не требуют печати и хранятся на сервере. К ним относятся:

• отчёт о регистрации ККМ;
• отчёт о её перерегистрации;
• отчёты об открытии и закрытии смены;
• документы о продаже товаров покупателям;
• документы о возврате товара;
• отчёт о закрытии фискального накопителя (ФН);
• отчёт о текущем состоянии расчётов;
• подтверждение оператора фискальных данных (ОФД);
• запросы, уведомления и квитанции по маркировке.

Что означает ФН

ФН расшифровывается как фискальный накопитель. Это электронный чип, который хранит информацию о продажах и других денежных операциях. Устройство шифрует данные с помощью встроенного криптографического алгоритма и передаёт их через интернет оператору фискальных данных. Срок действия чипа — 13, 15 или 36 месяцев. Изменение данных или повторное использование чипа невозможно, но его нужно хранить в течение 5 лет.

Что означает ФН-М

ФН-М — новый формат чипа, введённый с 6 августа 2021 года. Эти устройства поддерживают работу с документами для маркированных товаров. В отличие от предыдущих моделей, у которых было три версии (13, 15 и 36 месяцев), у нового формата только две версии — на 15 и 36 месяцев.

Использовать можно только те чипы, которые внесены в реестр на сайте ФНС. Если продавец будет использовать не внесённый в реестр накопитель, ему грозит штраф. Старые модели, без буквы «М», уже исключены из реестра налоговой службы.

Но если в ККМ установлен старый чип, приобретённый ранее, его можно использовать до окончания срока годности.

Что означает ФФД

ФФД означает формат фискальных документов. Это стандарт, определяющий структуру и содержание документов, генерируемых кассовыми аппаратами и хранящихся на чипах. Существуют три формата ФФД: 1.05, 1.1 и 1.2. Первые два формата применяются для товаров, не подлежащих обязательной маркировке. Формат ФФД 1.2 предназначен для работы с маркированными товарами и утверждён Приказом ФНС ЕД-7-20/662@ от 14.09.20 г.

Что означает ОФД

ОФД расшифровывается как оператор фискальных данных. Это организация, которая принимает от продавцов сведения о денежных операциях, обеспечивает их безопасное хранение и по запросу передаёт в ФНС. Если продавец торгует маркированными товарами, ОФД также передаёт данные в систему «Честный знак».

Заключая договор с ОФД, продавец обычно получает доступ к личному кабинету, что удобно для регистрации кассы в ФНС, контроля работы аппарата и кассиров, пересылки покупателям электронных чеков и выгрузки отчетов.

Все ОФД работают по стандартам, прописанным в законе 54-ФЗ. Если связь с ОФД прерывается, ККМ продавца продолжает работать и хранить информацию о продажах на чипе до восстановления связи.

Расшифровка аббревиатур в кассовом чеке

На чеке можно встретить следующие реквизиты: РН ККТ, ЗН ККТ, ФН №, ФД, ФП, ФПД. Одни из них содержат информацию об оборудовании, другие — о продаже.

РН ККТ — номер, выданный ФНС при регистрации кассового аппарата (регистрация возможна в отделении налоговой службы, через официальный сайт ФНС или через личный кабинет некоторых ОФД).

ФД — порядковый номер фискального документа; первым из них является отчёт о фискализации (о регистрации кассы в ФНС), который получает номер 1, остальные номера присваиваются по порядку.

ЗН ККТ — номер устройства, присвоенный производителем; обычно этот реквизит не печатается на чеке для покупателей, но необходим для отчёта о регистрации в ФНС.

ФП, ФПД — фискальный признак документа, представляющий собой уникальное десятизначное число, которое формируется для каждого документа.

ФН № — номер чипа, присвоенный производителем

Как получить кассовый чек онлайн и когда печать не требуется

Введение электронных чеков стало новым удобным решением, полезным для покупателей:

1. Электронный документ невозможно потерять или испортить, в отличие от бумажного. При необходимости покупатель может использовать его для защиты своих прав.
2. С электронными чеками покупателю проще вести учёт своих расходов.
3. Печатную копию можно сделать в любое время, что помогает при возврате товара.

Выдать покупателю электронную копию можно несколькими способами:

• По e-mail или SMS. Покупатель указывает контактные данные при оплате, чтобы получить файл.
• Через мобильное приложение. Клиент может отсканировать штрихкод и сохранить копию.
• Через сайт ОФД.

В некоторых случаях печать бумажных документов не требуется, поэтому продавец может обходиться только электронными версиями. Например, если продажа ведётся исключительно через интернет или вендинговые автоматы.

Для торговли через интернет можно не приобретать ККМ, а арендовать облачную кассу. Физически аппарат будет находиться в дата-центре партнёра, а предприниматель получит доступ ко всем данным через интернет.

Для этого необходимо заключить договор с партнёром, который обеспечивает работоспособность оборудования, замену ФН, бесперебойный интернет и электропитание. Облачную онлайн-кассу можно арендовать у партнёров платёжного сервиса ЮKassa.

ЗН ККТ, РН ККТ и ФД на кассовом чеке

В чеке, выдаваемом покупателю или клиенту, содержатся различные числовые обозначения под соответствующими аббревиатурами. Эти данные позволяют не только подтвердить факт покупки в случае спора, но и удостовериться в легальности используемого кассового аппарата, что предотвращает случаи мошенничества. В статье 4.7 ФЗ №-54 перечислены все законные требования по указанию обязательных реквизитов в кассовых документах по денежным операциям.

Фискальные данные: что это такое и для чего они нужны

Фискальный чек подтверждает произведённую денежную операцию. Он является доказательством для покупателя, что товар или услуга были оплачены полностью. Этот документ относится к отчётным и содержит все данные о проведённых операциях через кассовый аппарат. В чеке указываются итоговые суммы расходов и доходов за подотчётный период.

Налоговая служба строго контролирует выдачу и оформление чеков. Сотрудник, не предоставивший чек или сделавший это несвоевременно, может понести административную ответственность. Также за неправильное использование кассовой техники сотруднику может быть выписан штраф.

Чек, выдаваемый покупателю, должен быть оригинальным. Подлинность фискального документа подтверждается рядом реквизитов, таких как номер смены и чека за смену, фискальные данные и признаки документа.

Номер чека, фискальные данные и признаки документа – это разные атрибуты. Они имеют различные обозначения и расположения на бумаге. Фискальные данные (ФД) – это номер документа, который присваивается автоматически кассовым аппаратом. Признаки документа (ФПД) – это код, создаваемый для шифрования информации по проведённой операции для передачи в налоговую службу. Номер расчетной квитанции за смену отражает её порядок формирования за одну смену с начала работы до её окончания. Таким образом, на первом документе будет номер один, на втором – два и так далее.

Чек является отчётным документом, содержащим коды и знаки, которые обозначают важную информацию для потребителей и налоговых органов. Реквизит «фискальные данные» отражает регистрационный номер оплаты, зарегистрированный в налоговом органе. ФД начинает отсчитываться с момента регистрации кассового аппарата, поэтому номер ФД обычно больше порядкового номера чека за смену.

Похожие записи:

1. О необходимости выдачи кассовых чеков в букмекерских конторах и тотализаторах
2. Фискальный накопитель и фискальный регистратор: в чем разница
3. Сканер штрих кода для 1С
4. POS-терминал Ingenico

Что такое ЗН ККТ, РН ККТ и ФД?

Начнем с объяснения основных терминов, которые будут использоваться в статье.

• ЗН ККТ (Заводской номер контрольно-кассовой техники)

Это уникальный идентификационный номер, который присваивается каждому кассовому аппарату на заводе-изготовителе. Он позволяет идентифицировать конкретное устройство и отслеживать его «жизненный путь» — от производства до списания или утилизации.

• РН ККТ (Регистрационный номер контрольно-кассовой техники)

После производства аппарат должен быть зарегистрирован в соответствующих государственных органах. При регистрации ему присваивается регистрационный номер, который подтверждает, что устройство зарегистрировано и имеет право работать на территории РФ.

• ФД (Фискальный документ)

Это электронный документ, подтверждающий факт проведения операции (покупки или возврата товара). ФД содержит всю необходимую информацию о товаре, его стоимости, а также данные о продавце и покупателе. Фискальные документы хранятся в специальной памяти аппарата и предоставляются по требованию контролирующих органов.

Обязательность указания ЗН ККТ, РН ККТ и ФД на чеке

При работе с кассовой техникой важно не только понимать функционал каждого элемента, но и знать, какие требования предъявляются к их использованию законодательством РФ. Давайте разберемся, являются ли ЗН ККТ, РН ККТ и ФД обязательными элементами.

• Нормативные акты РФ, регулирующие использование ККТ и оформление кассовых чеков

Основной документ, регулирующий работу с кассовой техникой, — Федеральный закон «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчётов и (или) расчётов с использованием электронных средств платежа». В этом законе прописаны основные требования к оформлению кассовых чеков, а также к функционированию ККТ.

Согласно этому закону, на кассовом чеке обязательно должны быть указаны ЗН ККТ и РН ККТ. Фискальный документ также является обязательным элементом, подтверждающим проведение операции.

• Штрафы и ответственность за отсутствие или неправильное оформление указанных пунктов

Несоблюдение требований законодательства по оформлению кассовых чеков может привести к серьёзным последствиям для предпринимателя. В частности, за отсутствие или неправильное указание ЗН ККТ, РН ККТ или ФД предусмотрены штрафы. Размер штрафа может варьироваться в зависимости от характера нарушения и его масштаба.

Кроме финансовых санкций, предприниматель может столкнуться с административной ответственностью, вплоть до приостановления деятельности предприятия на определённый срок.

Рекомендации по работе с кассовой техникой

Понимание законодательных требований — это только половина успеха. Важно также знать, как на практике обеспечить корректное функционирование кассовой техники и правильное оформление чеков. В этом разделе дадим несколько рекомендаций, которые помогут избежать ошибок и обеспечить безупречную работу вашего бизнеса.

1. Регулярная проверка и обновление программного обеспечения ККТ

Вашим сотрудникам необходимо досконально знать функционал кассового оборудования и требования к оформлению чеков. Проводите регулярные тренинги и семинары, чтобы поддерживать высокий уровень их знаний.

3. Резервное копирование данных

Всегда делайте резервные копии всех фискальных документов. Это поможет вам восстановить данные в случае технических сбоев или других непредвиденных обстоятельств.

4. Постоянный контроль за состоянием кассовой ленты

Убедитесь, что кассовая лента всегда доступна и в хорошем состоянии. Изношенная или отсутствующая лента может привести к некорректному оформлению чеков.

5. Своевременное обращение за профессиональной помощью

При возникновении проблем с кассовой техникой не пытайтесь решить их самостоятельно. Обратитесь к специалистам или в сервисный центр для получения профессиональной помощи.

Как правильно оформить кассовый чек

Оформление кассового чека — это не только формальность, но и важный элемент учёта, подчиняющийся строгим требованиям законодательства РФ. Правильное оформление чека подтверждает законность сделки и может служить доказательством в случае споров.

Согласно Федеральному закону «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчётов и (или) расчётов с использованием электронных средств платежа», каждый кассовый чек должен содержать следующие реквизиты:

• Наименование и адрес организации или ИП, осуществляющего продажу;
• ИНН организации или ИП;
• Дата и время продажи;
• Порядковый номер чека;
• Наименование товара или услуги;
• Количество и стоимость товара или услуги;
• Общая сумма чека;
• НДС (если применимо);
• ЗН ККТ, РН ККТ и номер ФД.

С 2017 года в России введено обязательное правило отправки электронных кассовых чеков покупателям. Это означает, что при каждой продаже покупателю, помимо печатного чека, должен быть отправлен электронный чек на указанный адрес электронной почты или через SMS.

3. Оформление чека о возврате при возврате товара

При возврате товара необходимо правильно оформить чек о возврате. В нём должны быть указаны все реквизиты первоначальной продажи, причина возврата и сумма, возвращаемая покупателю.

Законодательство РФ требует хранить копии всех кассовых чеков в течение 5 лет для возможности предоставления их контролирующим органам.

5. Использование специализированного программного обеспечения

Для автоматизации процесса оформления и отправки кассовых чеков рекомендуется использовать специализированное ПО, соответствующее требованиям законодательства и обеспечивающее правильное оформление всех необходимых реквизитов.