Увольнение главного бухгалтера: избегаем популярных ошибок

Очень много публикаций и даже книг посвящено вопросу увольнения сотрудника со своей должности. Увольнения происходят повсеместно, независимо от того, как часто происходит смена сотрудников в организации. Разница между штатным сотрудником и главным бухгалтером состоит в том, что последний несет на себе большую материальную ответственность. В связи с этим возникает еще больше вопросов о его увольнении. Статистика Яндекса показывает, что этот вопрос действительно интересует людей, включая наших клиентов, которые используют услугу «1С Предприятие 8 через интернет». Например, поисковые запросы, содержащие словосочетание «главный бухгалтер» + «увольнение» и «передача дел», были заданы пользователями около 30 тысяч раз в июне 2017 года (и это был не пик увольнений, стоит отметить). Это не удивительно: важно знать, по каким основаниям главный бухгалтер может быть уволен, была ли это инициатива работодателя или самого сотрудника. Мы изучили Трудовой кодекс РФ, проконсультировались на бухгалтерских форумах и собрали некоторую полезную информацию, которую должны знать все ответственные за увольнение и прием на работу сотрудники.

Главбух сказал «Прощайте»!

Главная бухгалтерия отличается от обычного бухгалтера тем, что на главбуха лежит ответственность за подготовку и подписание отчетности. Тем не менее, он может быть уволен по общим основаниям, если это его личное решение. Согласно Трудовому кодексу РФ, увольнение возможно, если работник направил заявление генеральному директору за две недели до предполагаемой даты ухода. После оформления документов некоторые коллеги активно помогают найти нового «преемника», и это разрешено ТК РФ. Вместе с тем, законодательно установлено, что главбух обязан «передать дела». За две недели необходимо провести инвентаризацию, познакомить нового сотрудника с документацией, ознакомить его с событиями в компании, дать рекомендации по работе с клиентами (часто главбухов также обязаны вести диалог с контрагентами). Только после выполнения всех этих действий главбух может уйти со своей должности по своему желанию. Если главный бухгалтер начнет пренебрегать своими обязанностями в этот период, генеральный директор имеет право уволить его «по статье». В трудовом законодательстве имеется достаточное количество оснований для этого.

«Прощай» сказали Главбуху

Отправление главного бухгалтера может стать нестолько «невольным», если речь идет о постоянных нарушениях дисциплины, а также о целом списке других действий, направленных на нанесение ущерба компании. Вот несколько примеров:

1. Нарушение установленного в компании внутреннего распорядка может рассматриваться как нарушение дисциплины в случае регулярных опозданий на работу.
2. Организация была подвержена серьезным финансовым штрафам из-за ошибок, допущенных главным бухгалтером или его подчиненными в отчетности.
3. Потеря первоначальных документов и небрежное отношение к их восстановлению. В его обязанности входит сохранение этих и множества других бумаг.
4. Тайное осуществление мошеннических действий, связанных с переводом финансовых средств компании на счета недобросовестных организаций, без согласия руководителя, включая так называемые «однодневки».
5. Осуществление операций с банковскими счетами, обходящих руководителя, при отсутствии полномочий на подписание.

Этот перечень можно продолжить еще долго. Очень важно осознавать, что главный бухгалтер имеет полную осведомленность о всех аспектах деятельности организации. Кроме того, у него имеется полное представление о ее хозяйственных операциях. Любое неблагоприятное событие, которое вызывает финансовый ущерб, в итоге может привести к печальным последствиям для главного бухгалтера. К сожалению, при найме любого сотрудника невозможно на 100% предугадать, каковы будут последствия сотрудничества с ним. Здесь приходится полагаться либо на интуицию, либо на случай: «верить» или «не верить».

Как главному бухгалтеру уволиться без проблем

Главбух может быть уволен по множеству причин, включая низкую заработную плату, огромный объем работы, отсутствие нормированного рабочего дня, непростые взаимоотношения с коллективом или руководством, возможное банкротство или ликвидацию компании. Однако, вне зависимости от конкретной ситуации, он должен предварительно оценить риски и обеспечить свою безопасность.

При увольнении, главбух, так же как и любой другой сотрудник, должен осуществлять определенные процедуры. Однако, это звание сопровождают определенные нюансы и тайные правила, присущие именно этой должности.

• Как должен поступить главный бухгалтер при увольнении?
• Категории обязанностей
• Как наилучшим образом передать задачи главному бухгалтеру?
• Каким образом можно избежать привлечения к компенсации ущерба?

Алгоритм действий главбуха при увольнении

• Предупредить администрацию о своем решении. Это следует сделать заранее, не менее, чем за две недели, выразив свою волю об уходе в письменной форме.
• Процесс передачи дел новому главному бухгалтеру является негласной практикой, поскольку закон не устанавливает явное правило передачи. Если нового главного бухгалтера не успевают найти к моменту увольнения предыдущего, руководитель временно назначает исполняющего обязанности главного бухгалтера из числа сотрудников или сам берет на себя эти функции. Руководитель оформляет приказ об увольнении, а дела передаются новому сотруднику.

При изменении главного бухгалтера, также необходимо провести процедуру передачи дел. Для этого составляется приказ, в котором следует определить:

• Причиной издания распоряжения стало решение об увольнении руководителя бухгалтерии.
• Новым бухгалтером, руководителем или другим сотрудником можно назначить человека, который будет заниматься приемом дел.
• Добавление дополнительных участников, которые принимают участие в передаче дел, включает в себя возможность привлечения аудиторской фирмы или внутренних аудиторов.
• сроки передачи заданий;
• Важно соблюдать установленные сроки для завершения и подписания протокола о передаче и приеме дел.

Также возможно проведение инвентаризации и бухгалтерского аудита компании в ходе процесса передачи дел.

1. Необходимо осуществить учет всех имеющихся в наличии материальных ценностей.

• это непременно устанавливается соискателем внутри компании в ходе процесса документооборота.
• Материальная ответственность лежит на главном бухгалтере в соответствии с заключенным трудовым договором.

Каковы критерии, установленные для профессионала в области бухгалтерии по профстандарту, и кто обязан следовать им?

Как главбуху правильно передать дела

Имеется возможность осуществить привлечение к ответственности только в течение 12 месяцев после совершения правонарушения и только при достоверном установлении вины. Главный бухгалтер становится субъектом административного или уголовного разбирательства только в случае наличия прямых доказательств его вины и намеренного злого умысла. Это объясняет, почему главбухи перед увольнением передают все дела, чтобы показать, что во время их работы не было нарушений, и чтобы в будущем не возникало претензий в их отношение.

Для предотвращения возможных негативных последствий после увольнения рекомендуется провести оформление передачи документов. Этой процедуре следует уделить серьезное и внимательное внимание. Не стоит лениться и составить детальный список того, что вы передаете и за какой период. Обязательно подпишите акт-приема передачи и сохраните один экземпляр себе.

Что сделать, чтобы не привлекли к возмещению убытков

Если вы столкнулись с трудной ситуацией при увольнении, такой как банкротство, судебные разбирательства, наличие долгов и возможное привлечение к субсидиарной ответственности, то вам стоит отнестись к передаче дел с особой серьезностью. Позаботьтесь о своей безопасности,

1. Выполните дубликаты всех документов, которые могут оказаться полезными при необходимости отстаивания вашей невиновности в судебном заседании. Если возможно, удостоверьте их. Среди таких документов могут быть договоры, акты выполненных работ, акты сверки, выписки с расчетных счетов, платежные поручения, переписка, заявления, приказы и другие.
2. Пожалуйста, подготовьте таблицы со следующей информацией: сумма полученного дохода, размер понесенных расходов, сумма начисленных налогов, сумма оплаченных налогов и обнаруженная задолженность.
3. Проведите анализ факторов, вызвавших возникновение задолженности. Какие события оказали влияние на задержку в оплате?
4. Проведите анализ использования финансовых средств и определите их назначение.
5. Будьте внимательны к рассчетам, касающимся выплаты заработной платы, если у вас имеются неоплаченные долги перед сотрудниками на день вашего увольнения. Вам следует иметь на руках полный список начислений и подтверждение оплаты.
6. Убедитесь, что вы не пропустили сроки исковой давности по договорам, в которых имеется задолженность со стороны должника. Если вы упустили подачу исков о взыскании этой задолженности, немедленно направьте контрагентам акты сверки, претензии и заявления о возбуждении судебных процедур.
7. Просмотрите контракты, содержащие задолженность по кредиторам. Проверьте, написали ли вы претензии по всем требованиям, связанным с ней. В случае упущений, вернитесь к пункту 6.

Особое внимание следует уделить пунктам 6 и 7, чтобы предотвратить возможную ответственность и нести ответ за возмещение убытков, которые могут быть причинены предприятию из-за вашего бездействия.

Алла Семенова – профессионал в области финансового учета и налогообложения.

Обязан ли увольняющийся главбух передать дела новому

Назначенная дата увольнения главного бухгалтера намечена на 24 мая. Существуют ли какие-либо установленные правила, которые требуют, чтобы главный бухгалтер обязательно передал свои дела своему преемнику?

для сотрудников отдела кадров: актуальные требования и дополнительные задачи

В программе были учтены все изменения, произошедшие в работе экспертов в период с 2023 по 2024 годы: это касается отчетности, проведения медицинских осмотров, военного учета и оформления льгот для сотрудников, имеющих детей-инвалидов.

Получите пробный доступ и опробуйте обучение бесплатно в течение трех дней.

Совет: чтобы облегчить передачу дел новому сотруднику, рекомендуется заключить гражданско-правовой договор или временно назначить его на должность заместителя главного бухгалтера с последующим переводом.

• Оповещение о прекращении трудового договора
• Расчет, проводимый при увольнении по собственному желанию,

Как правильно «развестись» с главным бухгалтером: правила передачи дел

Корректное прощание с главным бухгалтером является неотъемлемым условием для предотвращения значительного ущерба компании. В случае отсутствия или потери первичных документов, предприятие может быть подвержено искажениям в отчетности, что влечет за собой дополнительные налоговые платежи и штрафы. Поэтому для обеспечения интересов бизнеса необходимо подходить к процессу увольнения главного бухгалтера правильно и внимательно.

Следующие ошибки являются самыми распространенными при увольнении главного бухгалтера руководителями.

Часто преуменьшают роль информационно-технологического компонента.

Единственно главный регистратор имеет доступ ко всей системе информационных технологий, которые используются в деловодстве организации. К примеру, в предприятии могут функционировать система электронного хранения документов и/или обмена ими, приложение для просмотра командировочных расходов, личный кабинет сотрудника для учёта рабочего времени, программное обеспечение для учёта товаров на складе или онлайн-магазина, электронная касса и другие.

Кроме этого, главный финансист, занимаемый своим положением, имеет привилегию пользоваться электронными платформами для представления отчетности, а также доступом к личному кабинету компании в налоговой службе, таможне и других государственных учреждениях.

Большинство данных из указанных систем обычно загружается в главную бухгалтерскую программу и учитывается при составлении финансового плана и отчетности. Поэтому при передаче дел бухгалтеру необходимо описать работу этих систем, предоставить подробные учебные материалы, инструкции, а также учетные данные (логины и пароли).

Чтобы избежать утечки конфиденциальных данных, руководитель должен поставить задачу ИТ-отделу отключить доступ сотрудника, который покидает организацию, к упомянутым выше системам.

Существует недостаточное внимание, уделяемое первоисточникам оригинальных документов.

Вопреки постепенному переходу на использование электронного документооборота, наличие личной подписи главного бухгалтера все еще является неотъемлемым требованием во многих первичных бухгалтерских документах. Особенно важно наличие подписи на таких документах, как счет-фактура и кассовые документы. Не только это, главный бухгалтер может иметь расширенные полномочия на осуществление подписи на основании доверенности от руководителя, к примеру, в отношении кадровых или внутренних документов организации.

Если первичные документы лишены подписи уполномоченного лица, это может негативно сказаться на деятельности компании, включая налоговые последствия. Такие документы не будут приняты к учету.

Согласно универсальному правилу, первоначальные записи необходимо сохранять в течение минимального срока в пять лет. Потому необходимо, чтобы руководитель провел выборочную проверку папок с документами за данное время, с тем чтобы убедиться в наличии всех необходимых подписей.

Далее мы изучим оптимальные шаги, необходимые для безопасного и эффективного передачи дел от руководителя бухгалтерии, с целью минимизации рисков для предприятия.

Что следует предпринять руководству в случае увольнения главного бухгалтера?

Следует утвердить порядок осуществления передачи дел главного бухгалтера, определить сроки и причину проведения данной процедуры, а также указать ответственных сотрудников. Все перечисленные в приказе лица должны подписать его.

Процесс передачи и получения дел может выглядеть следующим образом:

Процесс передачи документации в соответствии с перечнем

Данное требование относится к основным документам, связанным с созданием и регистрацией компании, а также ко всем остальным документам, связанным с ведением бухгалтерского и налогового учета. Это включает в себя политику учета, бухгалтерскую, налоговую и статистическую отчетность, первичные документы, акты налоговых проверок и сверок с контрагентами и другие.

Перед отъездом главного бухгалтера необходимо провести проверку, чтобы убедиться, что действительное наличие имущества соответствует остаткам на счетах. Проведение инвентаризации требуется, если в трудовом договоре с главным бухгалтером указано о его полной материальной ответственности или если она предусмотрена в местном нормативном акте организации.

Необходимо проводить инвентаризацию во всех остальных ситуациях, иначе если будет выявлена недостача или потеря имущества, руководителю будет затруднительно доказать, что они произошли в период работы главного бухгалтера, и требовать от него компенсацию убытков.

Руководство предоставленное экспертом перед своим уходом

Информация, касающаяся учета в организации, остающихся открытыми вопросов, задач, требующих контроля со стороны нового сотрудника, непредставленной отчетности, состояния сопоставления налогов и взносов, имеет важность. Выяснение этих деталей позволит оценить текущую ситуацию в компании и выявить отсутствие документов или недочеты, возникшие в работе предыдущего главного бухгалтера. Кроме того, это позволит определить разделение ответственности между прошлым и новым сотрудником.

Готовка документа о передаче и приеме дел

В процессе передачи дел необходимо запротоколировать всю информацию, которая была получена – например, о том, что отсутствуют или неправильно оформлены первичные документы, пояснения главного бухгалтера по вопросам учета, результаты инвентаризации и так далее. Помимо этого, руководитель должен удостовериться в том, что специалист отразил все операции в учете и своевременно представил налоговую, финансовую и статистическую отчетность за время, пока он занимал должность.

Также необходимо у руководителя:

• Получить у главного бухгалтера уникальный отпечаток организации, ключи сейфа, электронные ключи системы «Клиент-Банк», электронного документооборота, сервисов для предоставления отчетности (Такском, Контур и других); доступы к личным кабинетам организации (ФНС, ФСС, ФТС и т. д.).
• Если у сотрудника имелось право на подпись, в случае необходимости, нужно будет произвести переоформление электронного ключа на систему «Клиент-Банк».
• Отзыв доверенностей, выданных на руководителя отдела финансового учета.
• Необходимо изменить пароли и ограничить доступы бывшему сотруднику к информационным базам компании, а также к другим электронным сервисам, связанным с организацией.

Какие проблемы могут возникнуть у руководителя при передаче дел и как с ними справиться?

1. Неожиданная ситуация с отчетностью возникает, когда главный бухгалтер увольняется во время отчетного периода (январь—апрель, июль, октябрь) и не успевает сдать отчет до своего увольнения. Если сроки сдачи отчетности уже приближаются, новому бухгалтеру следует предоставить отчет на основе уже внесенных данных в бухгалтерскую программу. Таким образом, можно избежать штрафов за несданную отчетность. Впоследствии можно подать уточненную декларацию с обновленными данными, срок подачи которой не ограничен (за исключением случаев, когда обнаруживается переплата налога, в таких случаях срок составляет три года).
2. Необходимость наличия первичных документов важна для правильного ведения бухгалтерии и учета финансовых операций. Эти документы могут быть получены от контрагентов или созданы внутренними силами организации. В случае отсутствия первичных документов, их возможно восстановить путем распечатки из бухгалтерской программы и получения подписи ответственного лица (обычно руководителя). Если же требуется получить дубликаты от контрагентов, необходимо оформить запрос на официальном бланке компании.

Если в компании произошли серьезные нарушения в бухгалтерии, то у нее есть один год после обнаружения ошибки, чтобы привлечь бывшего сотрудника к судебной ответственности.

Несет ли главный бухгалтер ответственность за свои действия?

Приветствую! На предприятии произошла следующая ситуация: перед уходом с работы главный бухгалтер не полностью передал свои дела новому бухгалтеру (по причине личного несогласия и постоянных отлучек от рабочего места). В соответствии с нашими обязанностями, мы должны рассчитать и выдать трудовую книжку в день увольнения. Однако, каким образом можно зафиксировать и правильно оформить акт о невыполнении главным бухгалтером своих обязанностей (учитывая, что был подписан приказ о передаче дел в установленные сроки с перечислением передаваемых документов)? Какая ответственность несет главный бухгалтер?