Заказное письмо — одна из самых популярных услуг «Почты России». Отправить его просто, хоть это и занимает время (и немного денег): нужно купить конверт, оформить пересылку и оплатить ее. Иногда, чтобы получить его, необходимо прийти в отделение лично.
Электронное заказное письмо — цифровой аналог бумажных писем.
Специальный сервис упростил этот процесс до нескольких кликов. Теперь можно отправлять важные уведомления или документы в электронном виде. Вам не нужно печатать документы, идти в отделение, покупать марки и наклеивать их на конверт. Вы экономите время не только свое, но и получателя, так как доставка занимает всего несколько минут.
Ранее эта услуга была доступна только юридическим лицам и государственным структурам. Но с 2019 года каждый может воспользоваться цифровым форматом. Если вы не знали об этом, мы расскажем в подробностях.
Что важно знать
При переходе на электронные письма «Почты России» учитывайте несколько моментов:
- Подключить онлайн-сервис должен не только отправитель, но и получатель, иначе ничего не выйдет.
- Бумажные конверты больше приходить не будут, но вы всегда можете вернуться к прежнему формату.
- Если что-то не получается, проверьте в списке, действует ли услуга в вашем регионе.
Почему вам это пригодится
- Моментальная отправка и доставка важной корреспонденции.
- Дополнительные уведомления о новых письмах через смс или e-mail.
- Юридическая значимость электронных отправлений (они не уступают бумажным по значимости).
- Постоянный доступ к входящим и исходящим сообщениям.
- Гарантированная доставка даже после переезда.
- Дешевле, чем традиционный способ (отправка бумажного конверта весом до 20 г без НДС стоит 67 рублей).
Подключив ЭЗП, вы сэкономите время и не будете переживать, что важное письмо потеряется.
Вся информация о ценах актуальна на момент публикации статьи.
Электронные заказные письма: инструкция по отправке и распространенные ошибки
Иногда компаниям нужно не просто отправить документ по почте, но и убедиться, что письмо было вручено лично получателю под подпись. Обычно для таких целей используют заказные письма — они имеют трек-номер и передаются в руки адресата или его представителя по доверенности. Если получатель не может или не хочет забрать письмо, ставится отметка о невручении и дата, от которой считаются различные процессуальные сроки.
Заказные письма также используются для доказательства того, когда, кому и какие документы были отправлены. Например, для обмена документами с ненадежными контрагентами или сотрудниками, государственными организациями и судами, Роспатентом и приставами.
Однако процесс не всегда прост. Для отправки такого письма нужно распечатать документы, сходить в отделение почты, отстоять очередь, заполнить опись, купить конверт с маркой и отправить письмо. Не всегда есть возможность сходить на почту и выполнить все эти действия, особенно если управляешь компанией из-за рубежа или календарь показывает, что сегодня последний день для отправки.
Для упрощения процесса отправки заказных писем, Почта России оцифровала свои услуги и разработала платформу, позволяющую отправить заказное письмо прямо из дома или офиса. Такие письма обладают юридической силой и принимаются судами и государственными органами наравне с традиционными бумажными.
Как работает сервис электронных заказных писем?
Мы уже рассказывали об этом сервисе в Телеграм-канале Кнопки. Здесь же представляем полную инструкцию со скриншотами для каждого этапа.
Как отправить электронное заказное письмо:
1. Войдите в личный кабинет через Госуслуги с использованием логина/пароля или электронно-цифровой подписи (ЭЦП).
2. Нажмите на кнопку «Новое письмо» → выберите тип письма (заказное или простое) → укажите название/ИНН/ОГРН компании.
Юридический адрес заполнится автоматически, но при необходимости можно указать другой вручную.
3. Прикрепите письмо и документы, если это необходимо. Поддерживаемые форматы: PDF, docx, xlsx, jpeg, png, весом до 1 МБ.
Если готового файла нет, можно воспользоваться стандартным шаблоном и написать письмо отдельно.
4. Нажмите «Оплатить и отправить».
5. После отправки письму присваивается трек-номер, по которому можно отслеживать его передвижение. Также можно посмотреть отчет о доставке.
Важно: вы можете скачать письмо со штампом электронной подписи. Такое письмо может использоваться как доказательство даты и факта отправки в суде, государственных органах и для контрагентов.
Кстати, эту опись можно загрузить в сервис Госуслуг для проверки подлинности электронной подписи документа.
После отправки письма вы сможете предоставить к нему электронный доступ любому пользователю с подтвержденной учетной записью на Госуслугах. Это можно сделать двумя способами:
- Направить трек-номер и код доступа пользователю. Тогда он сможет просмотреть письмо по адресу: https://zakaznoe.pochta.ru/access
- Скопировать ссылку, которая сформируется в личном кабинете, и направить её пользователю.
Также вы можете скачать чек об оплате прямо из личного кабинета и учесть расходы или оформить авансовый отчет.
Сложности и ошибки
1. У пользователей макбуков могут возникнуть сложности при входе через ЭЦП.
Некоторые наши клиенты сообщали о проблемах с работой КриптоПро на самой новой macOS, однако, по нашему опыту, сложности одинаковы на версиях Sonoma и Monterey. Для работы с ЭЦП установите необходимые сертификаты и компоненты из Контур Диагностики и проверьте свой компьютер.
Если токен с ЭЦП вставлен в компьютер, но сервис Госуслуг его не видит, может помочь замена конфигурационного файла на компьютере. Нужно удалить старый ifc.cfg по адресу /Library/Internet Plug-Ins/IFCPlugin.plugin/Contents и вставить новый.
2. Если у контрагента нет электронной почты и не выбрана опция «электронного получения», то заказные письма и уведомления будут приходить на почтовый ящик. Письма будут распечатаны в центре гибридной печати, как это делает ГИБДД, Ростелеком и Сбербанк.
3. Электронные заказные письма Почты России будут юридически значимыми, даже если это не указано в договоре. Это закреплено приказом Минцифры, и есть соответствующая практика в судах.
4. Сервис не подходит для сдачи отчетности в налоговую или ФСС.
АО «Почта России» не входит в перечень операторов ЭДО, через которых можно подавать налоговые декларации. Кроме того, на налоговой декларации должна быть подпись налогоплательщика или его представителя по доверенности. При отсутствии подписи ИФНС может посчитать налоговую декларацию непредставленной и направить уведомление об отказе в приеме налоговой декларации.
Для чего можно использовать электронные заказные письма?
Рассмотрим несколько случаев, когда сервис от «Почты России» может помочь вам сэкономить время и деньги. При этом письма будут иметь юридическую значимость и приниматься судами и государственными органами наравне с традиционными бумажными письмами.
Контрагент не оплачивает или не выполняет свои обязательства по договору
Перед подачей иска в арбитражный суд необходимо соблюсти досудебный порядок урегулирования спора, а именно — отправить претензию. Суд потребует доказательства того, что претензия была отправлена контрагенту. Также необходимо приложить подтверждение отправки иска и документов ответчику. Претензию и иск следует направлять по юридическому адресу компании или по адресу, указанному в договоре (для ИП).
Заявление или жалоба в государственный орган или на его действия
В случае мошенничества: необходимо написать заявление в полицию. Если полиция не реагирует, нужно отправить жалобу в прокуратуру.
На судебных приставов: возможны жалобы за бездействие в исполнительном производстве или за незаконные аресты. Жалобы подаются старшему судебному приставу.
На управляющую компанию: при невыполнении своих обязанностей жалобы направляются в управляющую компанию, Роспотребнадзор, Минстрой и прокуратуру.
На городскую администрацию: жалобы могут касаться задержек или отказов в выдаче разрешений. В зависимости от ситуации, жалобы направляются в соответствующие министерства, ведомства, прокуратуру и суд.
Обычно это можно оформить либо лично под подпись (на втором экземпляре жалобы), либо заказным письмом по почте (с дублированием на электронную почту). Отметка об отправке/вручении нужна для отсчета времени на ответ госоргана. При пропуске срока (обычно 30 дней) можно пожаловаться в прокуратуру или суд.
Какие есть альтернативы
В случае с контрагентами: можно отправить претензию/иск с приложениями на электронную почту, указанную в договоре или через ЭДО (Диадок, Сбис).
В случае с госорганами: можно подать жалобу через интернет приёмную приставам, в полицию, прокуратуру или администрацию.
Электронные заказные письма упрощают процесс отправки юридически значимых документов. А главное, вы легко получите подтверждение отправки и доставки, необходимые для последующих юридических действий.
Если у вас возник юридический вопрос или нужна помощь с бухгалтерией, позвоните нам по телефону 88003337826 или оставьте заявку в форме ниже. Мы расскажем о возможностях сервиса, ответим на вопросы и подберём выгодный тариф.
Если у вас возник юридический вопрос или нужна помощь с бухгалтерией, позвоните нам по телефону 88003337826 или оставьте заявку в форме ниже. Мы расскажем о возможностях сервиса, ответим на вопросы и подберём выгодный тариф.