Служебная записка — это документ, который может быть полезен как работодателю, так и сотруднику, и имеет свои специфические особенности. Давайте разберемся, как правильно составить образец служебной записки.
Вам помогут документы и бланки:
- Цели составления служебной записки
- Структура документа
- Где найти образец служебной записки
- Итоги
Пример написания служебной записки
Служебная записка является одним из самых распространенных видов внутренней корреспонденции на предприятиях и в организациях. Это информационно-справочный документ, предназначенный для упрощения взаимодействия сотрудников различных подразделений, что позволяет оперативно решать разнообразные вопросы: хозяйственные, производственные, трудовые, правовые и т.д.
Кто может составлять служебную записку
Любой сотрудник предприятия, столкнувшийся с проблемой, может составить служебную записку. Адресовать ее можно любому работнику организации, включая руководителя, начальника подразделения или рядового сотрудника. Важно учитывать, что решение вопроса, указанного в записке, входит в его компетенцию.
- Бланк и образец
- Просмотр онлайн
- Бесплатная загрузка
- Безопасность
Основные требования к служебной записке. Итоги
Служебная записка — это официальный документ, используемый во внутреннем документообороте компании. Корректное составление такого документа важно для успешной коммуникации. Получатель должен четко понимать, что от него требуется. Для этого в документе следует указать следующие пункты:
- точные цифры, например, размер зарплаты или премии;
- даты, например, дата командировки сотрудника;
- основания для мер, указанных в записке;
- перечень материальных объектов, которые упоминаются в запросе;
- данные о всех лицах, фигурирующих в записке.
Записка начинается с «шапки», в которой указываются данные о сторонах коммуникации, наименование организации. Также необходимо указать информацию о компании. В завершении записки нужно указать дату, подпись и её расшифровку.
В последнее время часто используются служебные записки, отправляемые по электронной почте. Однако традиционным вариантом остается написание записки от руки.
Можно сказать, что служебная записка — это средство коммуникации между сотрудниками одного уровня. Например, они могут быть отправлены от начальника отдела генеральному директору. Обычно начальник отдела просит что-то за своих сотрудников. Если же записку составляет рядовой сотрудник, она считается докладной. От правильного составления служебной записки зависит, будут ли выполнены просьбы отправителя. Получатель должен ясно понимать, что от него требуется и почему. Необходимо указывать всю официальную информацию, но делать это кратко и по существу.
Служебная записка от сотрудника: цели и пример
Наши коллеги из clubtk.ru написали материал на тему: служебная записка от сотрудника: цели и пример. С их разрешения мы полностью публикуем эту статью.
Служебную записку составляет сотрудник на имя своего непосредственного руководителя или начальника другого подразделения. Она позволяет оперативно:
- уведомить руководителя о возникшей проблеме;
- предложить варианты решения проблемы или согласовать план действий с коллегой;
- побудить руководство принять решение или выпустить распоряжение.
Также это служит доказательством того, что сотрудник, выявивший проблему в рабочем процессе, не оставил ситуацию без внимания, а уведомил об этом руководство для оперативного принятия решения. То есть, он не бездействовал.
Пример служебной записки
При написании документа следует учитывать требования ГОСТ Р 7.0.97-2016, которые предписывают наличие следующих реквизитов:
- документ должен содержать шапку, в которой указывается, кому он адресован (должность и Ф.И.О. адресата в дательном падеже);
- далее указывается наименование документа;
- вносится дата его составления и номер;
- описание ситуации, по которой составляется записка: «Довожу до вашего сведения…», затем текст должен содержать конкретную просьбу;
- ниже указывается должность и Ф.И.О. составителя, подпись с расшифровкой.
Составленный документ следует зарегистрировать у секретаря предприятия как входящую корреспонденцию. Это обеспечит то, что директор получит служебную записку и ознакомится с ней лично.
Как подать в электронном виде
На многих предприятиях используется электронный документооборот. Поэтому служебную записку, пример написания которой приведен выше, можно оформить в электронном виде. В этом случае она отправляется на корпоративную почту предприятия. Дальнейшей сортировкой и пересылкой писем занимается секретарь.
Этот способ передачи экономит бумагу и время сотрудников. Документ составляется так же, как и на бумажном носителе. Желательно, чтобы на нем стояла электронная подпись отправителя. Чтобы убедиться, что документ был прочитан руководителем, при отправке следует запросить «уведомление о прочтении», поставив соответствующую галочку в форме отправки.
Образец служебной записки о просьбе к директору о премировании сотрудника
Если в процессе работы возникли обстоятельства, которые мешали сотруднику полностью выполнять свои обязанности, используется объяснительная. В ней указываются причины.
Образец объяснительной
Служебная записка используется, если сотруднику необходимо обратиться к руководству с просьбой о выделении денежных средств на рабочие нужды. В этом случае в документе излагаются факты производственной необходимости в приобретении материалов.
Как правильно написать служебную записку, образец
Шаблоны докладных и служебных записок (готовые образцы)
Шаблоны докладных и служебных записок являются важной частью деловой коммуникации и позволяют стандартизировать процесс оформления и передачи информации. Они упрощают и ускоряют процесс составления документов, а также помогают избежать ошибок и недоразумений. В данной статье мы предлагаем ознакомиться с готовыми образцами таких шаблонов, которые могут быть полезны в различных ситуациях. От докладных записок о выполненной работе до служебных записок о просьбе или уведомлении — все это можно найти в нашей подборке.
По какой форме составлять служебные записки (готовые шаблоны)
Служебная записка – это внутренний документ, который можно адресовать только подразделениям или должностным лицам самой организации, либо дочерним компаниям, если это закреплено внутренними актами. Необязательно указывать полное название организации, достаточно вписать должности, фамилии и инициалы должностных лиц. Наименование компании можно указать в составе должности руководителя, если внутренними документами предусмотрено общение между дочерними компаниями с помощью служебных записок.
Шаблон докладной записки Скачать
Шаблон объяснительной записки Скачать
Шаблон служебной записки СкачатьСлужебную записку применяют вместе с первичными документами для обоснования и документального подтверждения расходов. Хотя сама по себе служебная записка обычно не является первичным документом, она служит дополнительным аргументом при спорах с проверяющими. В записке указываются дополнительные сведения об операции, которых может не быть в первичных документах. Служебную записку также используют для предоставления пояснений, справочных сведений или иной информации руководству о деятельности.
Правила оформления документа регламентированы ГОСТ Р 7.0.97-2016. Служебную записку составляют в произвольной форме. В тексте записки излагаются обстоятельства, ставшие основанием для её составления: факты, аргументы, пояснения, просьбы. Обязательные реквизиты:
1. Наименование структурного подразделения и ФИО сотрудника, составившего записку.
2. Отметка о приложениях (если к записке прилагаются документы).
Для стандартизации документации и облегчения задачи для сотрудников, правила составления служебных записок и готовые шаблоны можно закрепить в локальных актах, например, в инструкции по делопроизводству.
Срок хранения служебных записок зависит от срока хранения документов, для которых они составлены. Для информационных и справочных записок применяется тот же подход, что и к письмам: храните их пять лет (ст. 47 приказа Росархива от 20.12.2019 № 236). По истечении срока проведите экспертизу ценности. Служебные записки, являющиеся основанием для приказов и распоряжений по личному составу, храните столько же, сколько сами приказы – три года, пять лет, 50–75 лет. Срок хранения служебных записок, подтверждающих расходы, ограничивается сроком хранения бухгалтерских документов.
Служебные записки об отсутствии на рабочем месте
Чтобы избежать претензий со стороны работника или трудовой инспекции, важно соблюдать все кадровые процедуры. Особенно это актуально при привлечении сотрудника к дисциплинарной ответственности, увольнении или аннулировании трудового договора. Для этого любое нарушение трудовой дисциплины должно быть задокументировано.
В служебной записке необходимо чётко изложить обстоятельства, зафиксировать время и даты события. Желательно указать сотрудников, которые были свидетелями ситуации. Образцы смотрите ниже.
Шаблон служебки для оформления командировки
В зависимости от ситуации в служебной записке следует зафиксировать обстоятельства поездки и приложить подтверждающие документы: данные об автомобиле, месте назначения, периоде командировки, подтверждение принимающей стороны. Образцы для разных ситуаций смотрите ниже.
Служебные записки для обоснования расходов на такси
Если сотрудник воспользовался такси, служебная записка подтвердит обоснованность этих расходов. Чтобы избежать претензий со стороны инспекторов, можно дополнительно установить во внутренних документах организации, какие сотрудники и при каких условиях могут использовать услуги такси. В записке указывается, когда и для каких целей было использовано такси и что поездка связана с выполнением должностных обязанностей.
Служебные записки на повышение зарплаты, должности или увеличение штата
Для обоснования повышения зарплаты, должности или изменения штатного расписания, например, ввода новой должности, руководитель подразделения может направить служебную записку директору с предложением о повышении оклада сотрудникам или обоснованием необходимости увеличения штата. В служебной записке излагаются аргументы, почему необходимо увеличение штата, изменение системы оплаты труда или повышение оклада. В последнем случае это могут быть, например, достижение определенных показателей в работе, повышение квалификации или длительный период непрерывной работы в компании.
Служебные записки о нарушениях и невыполнении трудовых обязанностей
Когда ситуация требует четких действий, например, привлечение нарушителя к дисциплинарной ответственности, устного сообщения недостаточно. Сотрудник должен отчитаться о происшествии в письменной форме. Для этого руководитель подразделения составляет служебную записку. В этой записке необходимо описать причины, обстоятельства, события и факты рабочей ситуации, такие как нарушение дисциплины, правил работы, невыполнение обязанностей или поручений. В записке можно потребовать принять меры, такие как отстранение от работы или вынесение дисциплинарного взыскания. Образцы можно найти ниже.
Примеры других служебных записок
Обязанность оформлять служебные записки прямо не прописана в законодательстве. Однако, составление служебной записки может понадобиться для обоснования расходов или кадровых мероприятий.
- Докладная записка сотрудника о простое
- Докладная записка о совершении виновных действий
- Докладная записка о неприступлении сотрудника к работе
- Докладная записка о факте и причинах ошибки при выплате зарплаты сотруднику
- Докладная записка о ненадлежащем выполнении трудовых обязанностей
- Докладная записка о налоговых рисках в связи с изменениями условий договоров
- Служебная записка о направлении сотрудника в командировку
- Служебная записка о премировании сотрудника
- Служебная записка о повышении сотрудника в должности
- Служебная записка о совершении дисциплинарного проступка
- Служебная записка-заявка на закупку запасов
- Служебная записка о перемещении сотрудника
- Служебная записка о переводе сотрудников с оклада на часовую тарифную ставку
- Служебная записка о направлении главного бухгалтера на курсы повышения квалификации
- Служебная записка о компенсации расходов на такси (до аэропорта)
- Служебная записка о поломке и необходимости ремонта имущества
- Служебная записка о необходимости проведения медосмотра и отстранения от работы работников
- Служебная записка о совершении аморального проступка
- Служебная записка сотрудника, который едет в командировку на личном транспорте
- Служебная записка о выдаче денег под отчет
- Служебная записка о повышении зарплаты
- Служебная записка о списании использованного хозинвентаря
- Служебная записка на приобретение кондиционера
- Служебная записка о передвижении в командировке на такси
- Служебная записка о приобретении имущества (инвентаря)
- Служебная записка о приобретении основного средства
- Служебная записка на увеличение штата бухгалтерии
- Служебная записка о подтверждении факта пребывания в командировке при отсутствии подтверждающих документов
- Служебная записка о невыполнении трудовых обязанностей
- Служебная записка о замещении сотрудника и выплате компенсации
- Служебная записка о проезде на каршеринге
- Служебная записка о направлении работника на семинар
- Служебная записка сотрудника об утере документов
- Служебная записка руководителя о необходимости продлить командировку сотрудника
- Служебная записка о привлечении к работе сверхурочно
- Служебная записка о компенсации расходов на покупку хозинвентаря
- Служебная записка о вызове на работу в выходной день
- Служебная записка о снятии дисциплинарного взыскания
- Служебная записка об отсутствии сотрудника на рабочем месте без установленной причины
- Служебная записка о выдаче под отчет сотруднику на чай, кофе и кондитерские изделия
- Служебная записка о поручении сотруднику индивидуального задания руководителя
- Служебная записка о компенсации расходов без документов
- Служебная записка для пропуска сотрудников в нерабочее время на территорию работодателя
- Записка служебного характера о необходимости приобретения медицинских изделий для комплектации
Правила написания служебной записки зависят от конкретной организации или ИП
Служебную записку также называют «служебкой». Унифицированной формы не существует. Работодатель может установить требования по написанию служебной записки в локальном нормативном акте компании, например, в инструкции по делопроизводству.
При составлении локальных правил можно ориентироваться на ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Если необходимо написать текст служебной записки, стоит уточнить у работодателя, есть ли внутренние правила по ее оформлению. Обычно в документе должна содержаться следующая информация:
- Адресат записки.
- ФИО сотрудника, составившего записку, его должность и структурное подразделение.
- Название документа. Например, служебная записка о повышении в должности.
- Содержание записки.
- Отметка о приложениях, если к записке прилагаются другие документы.
- Дата и подпись составителя записки.
Служебные записки могут быть оформлены как на бумаге, так и в электронном виде. Для подписания электронной служебной записки можно использовать любую электронную подпись.
Далее рассмотрим несколько примеров бланков служебных записок: об изменении зарплаты и штатного расписания, нарушениях в работе, покупке инвентаря.
Больше статей про работу с документами
- Транспортная экспедиция: что это и как правильно оформить
- Как оформить перевод сотрудника на другую должность
- Налоговая служба утвердила новые формы уведомления об открытии зарубежного счета
- Что нужно знать бизнесу про вывоз мусора
- Расписка
Как написать служебную записку о покупке инвентаря
Служебная записка необходима для обоснования разовых крупных покупок, таких как приобретение оргтехники. Также ее составляют сотрудники, если они приобретают что-то за свой счет, например, канцтовары. На основании служебной записки и авансового отчета компания возместит им расходы на покупку.
Спросите у эксперта
В разделе «Вопрос-ответ» эксперты Тинькофф разбирают популярные вопросы читателей по налогообложению, законам, трудовым спорам и другим вопросам в бизнесе. Вы можете отправить свой вопрос на почту secrets@tinkoff.ru.
В разделе «Вопрос-ответ» эксперты Тинькофф разбирают популярные вопросы читателей по налогообложению, законам, трудовым спорам и другим вопросам в бизнесе. Вы можете отправить свой вопрос на почту secrets@tinkoff.ru.