Оформление копии трудовой книжки и образец заполнения

Согласно закону, работодатели обязаны без препятствий выдавать копию трудовой книжки. В статье рассказано, кто должен оформлять копию, какие документы необходимы для этого, срок и порядок оформления. Пример заполнения доступен для скачивания во вложении.

Кто и в каких случаях должен оформлять копию трудовой книжки

Согласно статье 65 Трудового кодекса РФ, работник имеет право получить копию в случае утери трудовой книжки. Это право распространяется на следующие ситуации:

1. Потеря документа (потерял его где-то, случайно выбросил, оставил при переезде и т.д.). Когда человек устраивается на новую работу, такая ситуация обычно вызывает недоразумение. В этом случае соискатель должен обратиться в свою прежнюю компанию с просьбой о выдаче копии документа;
2. Трудовой договор невозможно использовать: записи стерлись, обложка отвалилась, страницы обгорели и т.д. Работник также должен написать заявление своему последнему месту работы. Ему выдают второй экземпляр, а на старой книжке делается отметка о выдаче новой копии с указанием номера и серии;
3. В компании произошла чрезвычайная ситуация, и все трудовые договоры пропали. Если при этом пропали и другие кадровые документы, то восстановление информации будет осуществляться с участием комиссии, которую назначает администрация региона;
4. Некоторые записи в документе содержат ложную информацию. Пострадавший обращается в свою организацию, где ему выдают дубликат. Ложные данные туда не вносятся, а на оригинале делается пометка о выдаче второго экземпляра;
5. Работник уволен или отстранен от должности по решению суда, которое было зафиксировано в Трудовой книжке. Однако решение судебной инстанции было апеллировано, и гражданин был оправдан. В повторном документе сведения о суде при оправдательном приговоре не указываются.

Все правила оформления и выдачи регулируются Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 №225, а порядок заполнения страниц книжки указан в инструкции, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 №69.

Если ваша компания является первым местом работы для сотрудника-новичка, то обязанность выдачи ему трудовой книжки лежит на вас. Кроме того, работник обязан возместить стоимость этого документа. Чиновники предоставили разъяснения о расчете налогов и необходимости использования ККТ при выдаче сотруднику новой трудовой книжки. Оказывается, все это не так уж и просто. Подробнее можно узнать в «Российском налоговом курьере» в статье о Трудовой книжке и налогах. Эти сведения полезны для бухгалтера.

Как получить копию трудовой книжки

Для получения копии трудовой книжки (образец такого документа можно посмотреть ниже) необходимо выполнить следующие шаги:

Этап 1. Подать заявление в организацию, где работник последний раз трудился. Неважно, был ли он уволен или ушел самостоятельно.

Второй этап: для восстановления данных требуются официальные подтверждения. Где их можно получить и кто несет ответственность за это? Здесь все просто: тот, кто потерял данные, сам должен собирать доказательства. Но если виноват работник, то организация помогает ему. Какие документы могут подтвердить трудовую биографию:

• Информация из личного дела;
• Договор о трудоустройстве;
• Копии приказов и распоряжений о приеме на работу, назначении на должность, переводе и т. д.;
• Если старая трудовая книжка испорчена, возможно, сохранились отдельные страницы или ее копия;
• Справки о заработной плате;
• Удостоверение профсоюза;
• Удостоверение сотрудника полиции, пожарной охраны и других ведомств;
• Выписка из Пенсионного фонда России для индивидуального предпринимателя;
• Наградные документы и другие.

Необходимо подтверждать стаж работы во всех организациях, где работал гражданин. Все документы должны быть подписаны и иметь печать выдавшего их лица.

Если нет возможности подтвердить стаж, рекомендуется обратиться в суд. Выписка из судебного заседания послужит основанием для внесения записи в трудовую книжку.

После получения документов, отдел кадров готовит дубликат трудовой книжки. Срок на это установлен в 15 рабочих дней.

Готовый экземпляр трудовой книжки регистрируется в книге движений по номеру и дате. Работник ставит свою подпись о получении дубликата.

Если найден старый образец трудовой книжки, после выдачи дубликата, действительным считается последний, то есть второй экземпляр. Наличие обоих образцов у работника несет ответственности.

Инструкция по оформлению дубликата трудовой книжки

Когда сотрудник подает заявление о получении повторного экземпляра трудовой книжки, работодателю требуется всего 15 рабочих дней, чтобы выполнить это требование.

Важно! Если в корпоративных правилах предусмотрен порядок действий в такой ситуации, то руководитель должен выдать соответствующее распоряжение после получения заявления. Если в правилах ничего не сказано об этом, то распоряжение не обязательно.

Затем следуем инструкции, указанной в приведенной ниже таблице

В документе обязательно должно быть указано, что это дубликат. Это слово должно быть написано в правом верхнем углу на титульной части трудовой книжки (см. образец)

Полностью записываем ФИО, дату рождения, образование и специальность.

Обратите внимание! Если сотрудник к этому времени изменил свою фамилию или имя, тогда сразу вносите новые данные. Нет необходимости писать старые данные, а затем зачеркивать их и отражать новые. Это относится и к образованию со специальностью.

Титульный лист должен быть подписан самим сотрудником (это подтверждает подлинность данных) и ответственным за заполнение. Подписи должны быть заверены печатью компании.

Информация о стаже является первой записью в разделе «Сведения о работе». То есть, первое, что вы записываете в третьей колонке, это общий стаж до того дня, когда человек приступил к своей последней должности.

Вы указываете количество лет, месяцев и дней.

Здесь не нужно указывать какие-либо дополнительные сведения, названия компаний или даты.

Записываем трудовую биографию до того, как человек присоединился к вашей компании.

После стажа по порядку указываем все места работы и должности, на которых физическое лицо трудилось до прихода к вам.

Очень важно! Информация должна быть подтверждена документально. Необходимо иметь письменное подтверждение гражданина для внесения записей.

• Столбец 1 – номер записи в порядке;
• Столбец 2 – дата события (день, месяц, год);
• Столбец 3 – место принятия, должность, служебные продвижения, информация об увольнении;
• Столбец 4 – дата и название документа, на основании которого сделана запись.

Принцип такой же, как и в предыдущем случае. В столбце 2 указываем дату принятия на работу, в столбце 3 – подразделение и должность, в столбце 4– дата и название документа (например, приказ от …).

Если были, то также оформите все служебные передвижения ниже.

Информацию об увольнении фиксируют в последней записи. Процесс отражается так же, как и все предыдущие.

Завершает запись подпись кадровика и печать предприятия.

Перед вручением новой трудовой книжки владельцу, необходимо ее зарегистрировать. Это делается в специальном журнале учета трудовых книжек.

Запишите в журнал дату выдачи, номер и серию книжки. Вручите документ владельцу с его подписью в этом же журнале.

В случае конфликта, если эти действия не выполнены, не сможете подтвердить своевременность выдачи. Все необходимо фиксировать обязательно.

Пример дубликата трудовой книжки

Работники могут выполнять работу удаленно или сами перейти на дистанционный труд. Такое решение принимается руководством. Работа на удаленке имеет свои преимущества и риски. Перед изменением режима работы, необходимо согласовать все спорные моменты и прописать их в трудовом договоре. Что включить в договор можно найти в статье «Российского налогового курьера» Об оформлении удаленной работы. Как дополнить трудовой договор