В 2018 году Министерство юстиции зарегистрировало профессиональный стандарт 07.009, описывающий деятельность специалиста по формированию электронного архива. Этот документ особенно актуален для архивариуса в условиях повсеместного перехода на электронный документооборот. Стандарт состоит из четырех частей.
Во вводном разделе дается краткая характеристика профессии: цель, принадлежность к группе и виду экономической деятельности по кодам ОКЗ и ОКВЭД.
Второй раздел описывает три обобщенные трудовые функции, составляющие основу профессии, а также десять их компонентов. Например, функция по формированию и загрузке данных в систему электронного архива включает два компонента:
- распознавание документа с последующей классификацией в системе электронного архива;
- загрузка данных в систему архива.
Для каждой функции и её составляющих указаны уровни сложности и коды.
Третья часть подробно описывает обязанности архивариуса. Для каждой функции предоставлена информация о:
- специалистах, чей уровень квалификации позволяет выполнять данную функцию;
- требованиях к их опыту и образованию;
- других характеристиках и специальных критериях допуска к выполнению функции.
Например, для функции по формированию и загрузке данных в систему электронного архива указаны:
- два класса специалистов, готовых к её выполнению;
- требуемое образование – средне-специальное или среднее с дополнительным профессиональным обучением;
- необходимый опыт профильной работы – от года.
Также указаны коды специалистов по классификаторам профессий ОКЗ, ОКПДТР, ОКСО.
Для каждой составляющей указаны следующие данные:
- трудовые действия;
- необходимые архивариусу знания и умения.
Например, для составляющей «Загрузка обобщенных данных в систему электронного архива» указаны:
- четыре трудовые операции – загрузка информации в архив, её предварительная проверка и прочее;
- четыре практических умения – использование компьютера с соответствующим программным обеспечением и т.д.;
- знания в семи областях – методика оценки качества архивируемых данных, требования к их формату и прочее.
Эти квалификационные параметры и описания трудовых операций используются работодателями для документирования задач архивариуса и определения уровня его подготовки.
В заключительной части содержится список организаций-разработчиков документа.
Применение профессионального стандарта в практической деятельности
Эффективное применение профессиональных стандартов работодателем включает следующие этапы:
- Разработка регламента, документирующего их внедрение в кадровое делопроизводство организации-нанимателя.
- Анализ организационной структуры работодателя, учёт отраслевых особенностей и деятельности персонала.
- Ревизия и оценка актуальности действующих документов по персоналу.
- Изменение документации по персоналу с использованием соответствующих профстандартов.
- Создание новых квалификационных параметров на основе обновленной документации.
В результате проведенных мероприятий руководство организации получает новые возможности по управлению сотрудниками, соответствующие требованиям трудового законодательства. Эти возможности включают:
- получение базы для тестирования уровня профессионализма сотрудников.
- Анализ потребности в организационных изменениях, таких как создание новых должностей, перераспределение обязанностей и прочее.
- Оценка необходимости дополнительного профильного обучения для действующих сотрудников.
Профессиональный стандарт «Специалист архива»: уровни и области применения
- вы ежемесячно будете получать свежий номер журнала по почте в печатном виде;
- все публикации на сайте по вашему направлению начиная с 2010 года будут доступны в течение срока действия подписки.
Удобный поиск и навигация на сайте помогут быстро находить ответы на рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Рекомендовано для вас
Новый профессиональный стандарт «Специалист службы протокола»
В каких случаях организациям следует использовать профстандарты и квалификационные справочники. Какие требования к должностным обязанностям и уровню образования предъявляют эти нормативные документы к специалистам службы ДОУ, делопроизводителям и документоведам. Почему названия должностей в штатном расписании могут быть некорректными и на что ориентироваться в таких случаях. Эта статья была написана на основании вопроса читателя.
разработчик профессионального стандарта, лауреат Национальной премии в области протокола и этикета «За вклад в развитие делового этикета в России», член НАСП, бизнес-консультант по этикету и протоколу, деловым коммуникациям и административному управлению, преподаватель МВА
Как применять профстандарты в службе делопроизводства
На примерах показываем, как искать и скачивать профстандарты из официального реестра. Как правильно соотнести должность в определенной сфере деятельности с конкретным профстандартом. Приводим список актуальных профстандартов для административно-офисного персонала. Как использовать требования профстандартов к образованию и опыту работы, трудовым действиям и необходимым знаниям и умениям при описании вакансий, проведении аттестаций, распределении обязанностей в подразделении (избавление от дублирования функций, выявление «бесхозных» обязанностей), составлении должностных инструкций.
лауреат Национальной премии в области протокола и этикета «За вклад в развитие делового этикета в России 2020–2022», член НАСП, бизнес-консультант по этикету и протоколу, деловым коммуникациям и административному управлению, преподаватель МВА
Как читать профстандарт на примере стандарта специалиста ДОУ
Все профстандарты имеют одинаковую структуру, которая наполняется уникальным содержанием. Научившись читать один профстандарт, вы сможете разобраться и в других. Автор объясняет это на примере профстандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», где описаны требования к секретарю-администратору, секретарю руководителя, помощнику руководителя, делопроизводителю и другим. Поясняем, что из профстандарта могут узнать работодатель, сам работник и образовательная организация. Как понять логику изложения материала. Какие уровни квалификации необходимы для работы в сфере ДОУ. Какие обобщенные трудовые функции описаны, из каких конкретных действий они состоят, какие знания и умения нужны для их выполнения. Какой уровень образования и опыта требуется для различных работ, какие дополнительные требования могут предъявляться. Какие названия должностей соответствуют различным функциональным обязанностям.
разработчик профессионального стандарта, лауреат Национальной премии в области протокола и этикета «За вклад в развитие делового этикета в России», член НАСП, бизнес-консультант по этикету и протоколу, деловым коммуникациям и административному управлению, преподаватель МВА