Письмо-подтверждение: примеры, рекомендации и шаблоны для создания надежных документов

Письмо-подтверждение служит для уведомления одной из сторон о следующем:

• согласии на заключение договора;
• рассмотрении какого-либо вопроса;
• принятии решения;
• получении документов, товаров, денежных средств и т.д.

Другими словами, в повседневной практике коммерческих организаций существует множество поводов для составления таких писем.

Почему важно писать письма

Этот вопрос вполне обоснован, особенно учитывая разнообразие современных средств коммуникации. В принципе, любой вопрос можно решить по телефону, через скайп или социальные сети. Так зачем же составлять письмо?

Письменное уведомление обладает юридической силой.

В некоторых случаях оно может быть аналогом соглашения о намерениях или, например, акта о получении товара (при этом не заменяя данные документы, а дополняя их).

Кроме того, такие письма способствуют установлению деловых контактов, формируют доверительные отношения между организациями, укрепляют лояльность и подчеркивают особое внимание к адресату.

Ключевые аспекты составления письма

Если вам необходимо уведомить контрагента о подтверждении какого-либо факта с вашей стороны, рекомендуем внимательно ознакомиться с приведенными ниже советами и ознакомиться с примером документа.

Письмо-подтверждение не имеет унифицированной формы, поэтому вы можете составить его в произвольной форме или использовать шаблон, принятый в вашей компании.

Письмо может быть написано от руки (но в современном мире это редкость) или напечатано на компьютере. Для письма подойдет обычный лист бумаги любого формата (предпочтительно А4) или фирменный бланк компании (это придаст документу большую солидность).

При составлении письма необходимо учитывать несколько важных моментов:

1. все денежные суммы указывайте цифрами и прописью;
2. даты пишите в формате «число-месяц-год»;
3. документы указывайте с датой их составления и номером.

Если к письму прилагаются дополнительные материалы (фото-, видео-материалы), это также следует отметить в тексте письма отдельным пунктом.

Письмо обязательно должно быть подписано отправителем (лицом, от имени которого оно составлено) и руководителем компании. Если организация использует штемпельные изделия для визирования документов (печати или штампы), письмо можно заверить с их помощью.

Обычно письмо-подтверждение имеет один экземпляр – оригинал, который регистрируется в журнале исходящей документации.

Как правильно составить письмо-подтверждение

Текст письма должен включать следующие стандартные данные:

• информацию об отправителе (наименование организации, ее адрес, телефон, электронная почта);
• сведения об адресате (название компании, адрес, должность и ФИО руководителя или иного работника, которому направляется письмо);
• номер письма (в соответствии с журналом исходящей корреспонденции) и дата его составления.

Далее посередине строки пишется название документа и обращение к конкретному должностному лицу (начинайте со слова «Уважаемый», затем – имя-отчество).

После этого следует основная часть письма, где указывается, что именно вы хотите подтвердить:

• если речь идет о сотрудничестве, нужно указать, чего оно касается;
• если речь идет о договорах и проектах, следует указать их название, номер, дату и прочие идентификационные данные;
• в случае подтверждения получения товарно-материальных ценностей, грузов, посылок или денежных средств, рекомендуется кроме даты получения указать и сопровождающие документы.

В общем, чем детальнее будет описана эта часть письма, тем лучше.

При необходимости письмо можно дополнить ссылками на законы, подзаконные акты, постановления правительства, если они непосредственно связаны с рассматриваемым вопросом.

В завершение письма, в зависимости от целей его написания, можно выразить пожелание, просьбу, задать вопрос или сделать предложение.

Как отправить письмо

Существует несколько способов отправки письма-подтверждения:

1. Достаточно надежный и простой способ – отправка письма через обычную почту заказным письмом с уведомлением о вручении. Почему именно так? Этот способ позволяет отправителю убедиться, что письмо доставлено до адресата. Единственный минус – даже в пределах одного города письмо может идти несколько дней или неделю.
2. Если письмо напечатано, его можно отправить через электронную почту (с запросом подтверждения прочтения) или факсом.
3. Однако самым эффективным способом считается одновременное использование двух методов: например, отправка копий письма и через электронную, и через обычную почту.

Что такое информационное письмо и какие виды таких писем бывают

Информационное письмо — это деловое письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера. Такие письма обычно носят типовой характер и рассылаются органам власти и управления различных уровней, подведомственным организациям или организациям определенного типа. В информационных письмах могут дословно цитироваться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых актов, рекомендации и предложения. В них может содержаться информация, разъясняющая особенности применения тех или иных нормативных документов или правила поведения в определенных условиях. Иногда информационные письма называют методическими.

Прежде чем рассмотреть, как писать информационное письмо, давайте узнаем о его разновидностях. Условно информационные письма можно разделить на несколько категорий, каждая из которых содержит определенный тип информации.

Образец письма-сообщения Скачайте бесплатно

Образец письма-напоминания Скачайте бесплатно

Образец письма-заявления Скачайте бесплатно

Образец письма-извещения Скачайте бесплатно

Образец письма-предложения Скачайте бесплатно

Образец письма-подтверждения Скачайте бесплатно

Образец рекламного письма Скачайте бесплатно

Каждое информационное письмо может иметь сопроводительные письма, которые нужны для уточнения или дополнения информации, изложенной в основном письме. Далее рассмотрим каждый вид информационного письма и их назначение.

Что общего у писем информационного характера: памятка от журнала «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Для чего нужны информационные письма

Исходя из названия видов информационных писем, можно определить их назначение и содержание. Письма-заявления сообщают о намерениях компании, отправившей письмо. Письма-напоминания представляют собой образец информационного письма, которое содержит информацию о необходимости выполнения каких-либо обязательств. Например, если адресат должен произвести оплату, то письмо-напоминание может содержать информацию о сроках, сумме и реквизитах данной оплаты. Письмо-подтверждение свидетельствует о получении чего-либо — товара, оплаты, документов и т.д.

Образец информационного письма-напоминания

Наиболее распространенный тип информационных писем — это письмо-сообщение. В нем может содержаться информация о смене реквизитов, графика работы организации, адреса и даже о смене руководителя. Также к этой категории относятся уведомления о смене стоимости услуг (тарифных планов) и о предстоящем совещании.

Пример информационного письма-сообщения о смене реквизитов

Рекламно-информационные письма выделяются наличием предложений, услуг или акций. Их оформление может отличаться от других типов информационных писем. Следует отметить, что к этой категории относятся также информационные письма организации, которые содержат важные сведения и адресуются всем сотрудникам компании. Автором такого письма обычно является руководитель.

Скачивайте и используйте примеры всех видов информационных писем:

Как составить и что написать в информационном письме: примеры

Информационные письма оформляются по общим правилам деловой переписки. Особенностью их оформления является то, что они часто рассылаются на несколько адресов и могут иметь объемные приложения.

Для оформления информационного письма можно использовать бланк или обычный лист. В последнем случае в левом верхнем углу указываются контакты организации-автора (название компании, адрес, электронная почта, номер телефона), дата и номер исходящего документа. Если письмо является ответом, также необходимо указать номер и дату входящего документа, на которое оно отправляется.

Образец бланка для информационного письма

После сведений об авторе указываются данные адресата, включая название организации и адрес. Если письмо адресовано конкретному сотруднику, укажите его фамилию, инициалы и должность. Если письмо направляется широкому кругу юридических и физических лиц, адресата можно не указывать или оформлять обобщенно для группы организаций.

Тема информационного письма может быть, например: «О проведении общего собрания акционеров» или «О новой линейке продукции». Текст письма может начинаться словами: Сообщаем… Доводим до Вашего сведения… Ставим Вас в известность… — в зависимости от типа письма. В содержательной части указывается основная информация. Избегайте многословия, пишите четко и кратко. Типовое информационное письмо, например, о назначении нового генерального директора, должно занимать 4-5 строк. Это правило касается и рекламных текстов — даже коммерческое предложение не должно превышать одного листа. Если к письму прилагаются дополнительные документы или материалы, это необходимо указать в конце письма.

Информационное письмо: образец

Всё о деловых письмах в журнале «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Основные виды писем: конструктор для упрощения работы с текстами

Важно не только грамотно составить и оформить деловое письмо, но и правильно выбрать его тип и разновидность. Зачем это нужно? Разные деловые поводы требуют разных писем: если гарантируют оплату – гарантийное письмо, отправляют информацию – письмо-сообщение, высылают документы – сопроводительное и т.д. У каждого из этих писем есть свои особенности и структура текста. Воспользуйтесь нашей уникальной таблицей-шпаргалкой, чтобы быстро и грамотно составить любое деловое письмо для разных ситуаций. В ней собраны основные разновидности деловых писем.

Подборки образцов от Системы Кадры, полезные для любой компании:

• Образцы Положений на все случаи жизни
  От обязательных, таких как Положение о работе с персональными данными и Положение об оплате труда, до необязательных, но полезных, например, Положение о дистанционной работе, об архиве, о коммерческой тайне и других.
• Обширная коллекция образцов журналов учёта
  От обязательных для любой компании, таких как журналы регистрации несчастных случаев, до специализированных, например, журналов учёта корреспонденции, выдачи доверенностей и копий трудовых книжек.
• Примеры инструкций по охране труда
  Готовые образцы типовых инструкций по охране труда для специалистов различных должностей и условий труда. Все инструкции составлены с учётом приказа Минтруда от 29.10.2021 № 772н.
• Примеры должностных инструкций для специалистов разных профессий
  Собрано более 20 000 готовых инструкций для типовых и уникальных должностей. Инструкции созданы с учётом профстандартов и без них.
• Образцы заявлений для любых ситуаций
  Шаблоны и образцы заявлений, которые будут полезны как сотрудникам, так и кадровикам. Это и универсальные заявления: о приёме на работу, об отпуске, об увольнении. А также те, которые потребуются реже, например, о переводе, о материальной помощи, о выдаче справки.

Что общего у писем информационного характера

В Системе Кадры вы найдёте образцы самых востребованных писем с рекомендациями по составлению от экспертов по делопроизводству:

Письмо-подтверждение: формат, примеры, советы

Заметили ли вы, что при организации важных встреч по телефону мы подсознательно повторяем всю критически важную информацию в конце разговора? Это делается для того, чтобы показать, что мы достигли взаимопонимания с собеседником. Если что-то не ясно, можно переспросить. Но как добиться понимания в сложной деловой переписке, где нельзя переспросить, как по телефону? Именно для этого существует письмо-подтверждение! Что это такое и как его составить?

В современном мире такие письма отправляются клиентами, сотрудниками и компаниями другим компаниям. Например, вы можете получить такое письмо от крупной компании, приглашающей вас на собеседование. Конечно, быстрее было бы позвонить для организации встречи и уточнения деталей, но так как письма остаются самым серьёзным и официальным средством коммуникации, их используют крупные и значимые бизнес-организации. Поэтому, чтобы показать свою вежливость и то, что вы не привязаны к неформальным телефонным разговорам, вам может понадобиться написать письмо-согласие.

Что такое формат письма-подтверждения?

Прежде всего, нужно сказать, что письмо-подтверждение — это текст, написанный в ответ на отправителя для подтверждения встречи, договорённости, запроса и т. д. Письма-подтверждения нужны в различных ситуациях, таких как:

• Подтверждение оплаты
• Подтверждение стажировки
• Подтверждение займа
• Подтверждение работы
• Подтверждение увольнения
• Письмо-подтверждение для интервью

Поэтому важно уметь писать их так, чтобы звучать вежливо и суммировать все детали. Кроме того, с помощью сообщения о подтверждении вы информируете человека в строго деловой форме, что ваша договоренность состоится и вы получили приглашение или запрос.

Письмо-подтверждение создается в деловых целях, поэтому его следует писать в деловом формате.

1. Начните текст с указания даты — например, 14 марта 2019 года.
2. Затем укажите информацию о отправителе: имя, компанию (если договоренность между двумя компаниями) и адрес с почтовым индексом.
3. Оставьте немного места и добавьте информацию о получателе. Это будет включать полное имя получателя, или, если вы не знаете имени человека, которому пишете, используйте только название компании и адрес с почтовым индексом.
4. Если вы пишете электронное письмо, можете добавить тему в соответствии с темой вашего сообщения, например, Подтверждение собеседования на должность менеджера — Адауго Чукву.
5. Как и в любой жизненной ситуации, начните текст с приветствия. Вы можете использовать «Уважаемый(ая) господин/госпожа X». Конечно, если вы не знаете имени человека, можно использовать «Кому это может касаться», но если вы пишете ответ (подтверждение чего-либо), вряд ли автор предыдущего письма не будет указан. Поэтому внимательно посмотрите на полученное сообщение и скопируйте полное имя отправителя.
6. Укажите причину, по которой пишете. Вы можете сказать, что рады получить приглашение или указать, что пишете для подтверждения договоренности и т.д. Все зависит от темы вашего сообщения и информации, которую вы соглашаетесь принять. Вы можете написать: «Спасибо за…», «Я ценю возможность…», «Я рад(а)…», и т.д.
7. Далее уточните деловой вопрос. Кратко опишите детали договоренности, дату, место, имена и т.д. Используйте такие фразы, как «Как мы обсудили», «Как мы договорились», «Как указано в…».
8. Добавьте информацию, которую не упомянули ранее. Например, детали о ваших документах, вопрос, который вы собираетесь обсудить, что должен сделать получатель и что сделаете вы для дальнейших действий, или комментарии по поводу конкретного места встречи и т.д. Можно добавить «Я с нетерпением жду нашей встречи…».
9. Завершите текст словами «Искренне ваш(а)», «С уважением», «С наилучшими пожеланиями» и т.д. Затем оставьте строку и напишите свое полное имя и должность (если пишете от одной компании к другой). Если вы собираетесь отправить сообщение по почте, то распечатайте его и добавьте свою подпись.

Лучшие советы по правильному адресу письма

Читайте также: Как написать письмо с петицией?

Примеры писем-подтверждений

Следующие примеры писем-подтверждений помогут вам лучше понять формат подтверждения работы или другой деловой вопрос. Прочитайте их внимательно перед созданием вашего текста:

• Письмо для подтверждения деловой встречи
• Подтверждение приглашения на участие в конференции
• Подтверждение делового полномочия
• Подтверждение трудоустройства

Какие лучшие советы по написанию письма-подтверждения?

Список советов ниже даст вам представление не о том, что представить в письме, а как это представить. Держите эти советы в уме при создании вашего сообщения:

• Нет необходимости создавать длинные письма-подтверждения. Они не содержат новой информации, а только подтверждают понимание между двумя сторонами. Поэтому избегайте пересказа или копирования предыдущего сообщения. Вам нужно повторить ключевые моменты, такие как место встречи, дата, суммы, имена и т.д.
• Избегайте использования эмодзи, улыбок, сокращений или сленга. Кроме того, не будьте слишком личными и избегайте использования шуток.
• Будьте благодарны в своем тексте, если получили приглашение. Даже если сообщение короткое, правила этикета должны быть соблюдены.
• Всегда указывайте экстремальные условия, если они у вас есть. Не стесняйтесь упомянуть особенности вашего видения предлагаемой вам должности или ваших способностей. Будет неприятно, если на встрече обнаружатся неприемлемые детали, и ваше или вашего собеседника время будет потрачено зря.
• Избегайте ошибок и опечаток, непрофессионального тона, неверных понятий и неправильного обращения. Будьте особенно внимательны с именами! Помните, что ваш образ складывается из мелочей. Даже короткое подтверждающее письмо добавляет некоторые черты. Ошибки не сделают ваш текст профессиональным.
• Вы должны вычитать свой текст. Это поможет вам избежать всего упомянутого выше.

Как написать неформальное письмо как профессионал (с примерами)

Даже в эпоху широкого распространения телефонных разговоров, деловая переписка сохраняет свои более или менее стандартные правила. Рукописные сообщения и электронные письма остаются наиболее формальным стилем общения, и поэтому вы должны знать, как продемонстрировать свою способность отвечать официально, и именно поэтому этот формат подтверждающего письма будет полезен для вас.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ: Как написать заявление на вакансию?

Адрианна Симва (Писатель о стиле жизни) Адрианна Симва является контент-автором в Legit.ng, где она работает с середины 2022 года. За более чем три года она написала для множества изданий на различные темы, включая новости, знаменитостей и стиль жизни. Она работала в The Hoth, The Standard Group и Triple P Media. Адрианна окончила Университет Найроби со степенью бакалавра изящных искусств (BFA) в 2020 году. В 2023 году Симва завершила курс AFP по цифровым методам расследования. Связаться с ней можно по электронной почте: adriannasimwa@gmail.com