Пересмотр производственных инструкций: шаги и лучшие практики для улучшения качества

Не все организации обязаны пересматривать инструкции по охране труда каждые пять лет. Для некоторых работодателей этот срок сокращен, а другие могут делать это реже. Узнайте, от чего зависит периодичность пересмотра, как установить ее для своей организации и кто должен делать это чаще других. Мы также рассказали, в каких случаях все работодатели обязаны вносить изменения в инструкции, как правильно их оформить и согласовать с профсоюзом, чтобы избежать внеплановой проверки ГИТ.

Как часто нужно пересматривать и переутверждать инструкции

Минтруд рекомендует проверять и пересматривать инструкции по охране труда не реже одного раза в пять лет (п. 5.6 Методических рекомендаций, утв. постановлением Минтруда от 17.12.2002 № 80). Однако работодатель имеет право самостоятельно определить периодичность переутверждения локальных нормативных актов по охране труда в зависимости от производственных потребностей. Законодательство в сфере безопасности динамично меняется, поэтому кроме планового пересмотра могут возникать и другие причины для внесения изменений в инструкции.

Отраслевые и межотраслевые правила могут предусматривать более короткий срок планового пересмотра инструкций. Если такие нормативные правовые акты зарегистрированы в Минюсте, работодатель обязан соблюдать эти сроки. Например, для электротехнического и электротехнологического персонала пересмотр инструкций проводят не реже одного раза в три года (п. 1.2.6 Правил технической эксплуатации электроустановок потребителей, утв. приказом Минэнерго от 13.01.2003 № 6). При эксплуатации газового хозяйства работодатель обязан пересматривать инструкции по охране труда не реже одного раза в пять лет, а для работ с повышенной опасностью — не реже одного раза в три года (п. 1.4.4 Межотраслевых правил по охране труда при эксплуатации газового хозяйства организаций, утв. постановлением Минтруда от 12.05.2003 № 27).

Чтобы установить срок пересмотра инструкций, руководствуйтесь не только правилами по охране труда, но и правилами технической эксплуатации. Например, при эксплуатации тепловых энергоустановок инструкции по охране труда пересматривают не реже одного раза в два года (п. 2.8.7 Правил технической эксплуатации тепловых энергоустановок, утв. приказом Минэнерго от 24.03.2003 № 115).

Советуем прочитать: ТОП 20 самых дорогих человеческих органов — стоимость в рублях

Когда работодатель обязан внести изменения в инструкцию

Независимо от установленной периодичности пересмотра инструкций, работодатель обязан внести изменения, когда изменились условия, влияющие на жизнь и здоровье сотрудников, а также на уровень производственных факторов в рабочей зоне. Персонал должен быть проинформирован об изменениях, от которых зависит их безопасная работа. Поэтому инструкцию по охране труда обязательно нужно переработать, если изменились:

Обратите внимание

Проект изменений для инструкции составляет руководитель подразделения и согласовывает его со специалистом по охране труда

технологический процесс;
производственное оборудование;
состав применяемых материалов или сырья;
средства индивидуальной и коллективной защиты.

Инструкции также пересматриваются, если в организации произошел несчастный случай, основной или сопутствующей причиной которого были недостатки в обучении по охране труда. Например, не подробно описали безопасные методы и приемы выполнения работ.

Работодатель обязан организовать пересмотр инструкций в случае получения обоснованного предложения от сотрудников, выборных органов первичных профсоюзных организаций или других представительных органов работников. Дополнительной причиной для досрочного пересмотра инструкции может быть изменение правовой формы предприятия или его структурная реорганизация, что может привести к изменению названий цехов, рабочих мест и самой организации. Например, если работодатель решает переименовать должность пожарного техника в специалиста по противопожарной профилактике в соответствии с профстандартом, потребуется переиздать инструкцию.

Как оформить изменения в инструкции

Обратите внимание

Рекомендуем после переиздания сохранять прежние номера инструкций, изменяя только год. Например, если инструкцию № 45–2017 пересмотрели в 2019 году, присвойте ей номер № 45–2019.

Оформите лист изменений. Для этого используйте отдельный лист, где будут прописаны конкретные изменения, будь то дополнения, исправления или исключения из первоначальной редакции инструкции. Согласуйте лист изменений с представительным органом работников и сделайте его приложением к приказу о внесении изменений в инструкцию. После утверждения приказа директором, приложите копии листа изменений к каждой инструкции.

Советуем прочитать: Взыскание процентов по 395 ГК РФ

Этот способ удобен тем, что требует минимальных временных затрат. Однако для работников он может быть сложен в восприятии, так как трудно различать новые требования и отмененные.

Переиздайте инструкцию. Этот способ требует более длительной процедуры, так как необходимо заново пройти весь процесс разработки, согласования и утверждения инструкции. Представители будут изучать весь текст документа на каждом этапе. Этот способ предпочтителен при плановом пересмотре инструкций или при существенных изменениях в законодательстве по охране труда. Также выбирайте его, если хотите избежать путаницы у работников в требованиях инструкции.

Как согласовать изменения в инструкции с представительным органом работников

Изменения в инструкции по охране труда должны быть согласованы с представительным органом работников, если он имеется (ст. 212, 372 ТК). Для этого работодатель направляет проект новой инструкции и пояснительную записку в профком или другой представительный орган работников, представляющий их интересы.

Представительный орган работников в течение пяти рабочих дней изучает проект изменений и направляет работодателю мотивированное мнение в письменной форме. Если представительный орган не согласен или хочет внести поправки, он уведомляет об этом работодателя. Работодатель обязан провести переговоры с представительным органом и прийти к согласию в течение трех календарных дней (ст. 372 ТК). Если согласие не достигнуто, оформляется протокол разногласий. В этом случае работодатель утверждает инструкцию без согласования.

Рекомендуем достигнуть соглашения с представительным органом работников, так как он может обжаловать протокол разногласий в ГИТ или суде. Инспекция труда обязана провести внеплановую проверку в течение месяца после получения такой жалобы. Если инспектор подтвердит нарушения, он вынесет предписание об отмене приказа об утверждении инструкции.

Как издать приказ об утверждении изменений

Все изменения в инструкции по охране труда утверждаются приказом работодателя. Если инструкция переиздается полностью, приказ должен одновременно утверждать новую инструкцию и отменять старую. Если для актуализации инструкции оформляется лист изменений, он становится приложением к приказу. В случае внесения изменений в несколько инструкций, достаточно одного общего приказа.

Советуем прочитать: Штрафы ГИБДД по фамилии

Как внедрить улучшения: 6 шагов

Перед началом модернизации производственной системы необходимо ответить на несколько вопросов.

Какие цели мы хотим достичь с помощью производственной системы?
Какими средствами мы можем достичь этих целей?
Какие требования должны быть выполнены?
Какие методы мы будем использовать?
Какую роль будут играть люди в этой системе?

Ответив на эти и другие вопросы, можно создать модель, желательно в виде изображения, которое ясно и понятно демонстрирует принципы, методы и инструменты всем участникам.

Для внедрения улучшений можно использовать шестишаговый алгоритм.

Поймите необходимость совершенствования, сформируйте понимание изменений.

Оцените текущее состояние компании (где мы находимся сейчас, что необходимо изменить и улучшить).

Оценку текущего состояния следует проводить по всем основным направлениям деятельности, используя оценочный лист с критериями.