Отгул: как правильно предоставить, соблюдая правила

Время отпуска обычно планируют заранее. Однако если до него еще далеко, а сотруднику необходимо неожиданно отсутствовать на работе, он может запросить отгул. Как правильно рассмотреть такой запрос и что делать в этом случае, мы расскажем далее.

• Разрешение на отгул: давать или не давать?
• Процесс получения отгула
• Можно ли использовать отгул вместо отпуска?
• Заключение

Разрешение на отгул: давать или не давать?

Отгул представляет собой период отдыха, предоставляемый за переработку. Трудовой кодекс Российской Федерации определяет четыре случая, когда работник имеет право на отгул:

• работа в выходные или праздничные дни;
• сверхурочная работа;
• донорство с кроводачей;
• работа по вахтовому методу.

Отгул за отработанные выходные предоставляется в днях и не оплачивается.

Подробности доступны в наших статьях:

• «Труд в выходные дни по Трудовому кодексу (особенности)»;
• «Оплата труда в выходные и нерабочие праздничные дни».

В случае сверхурочной работы отгул предоставляется в количестве часов, равном времени сверхурочной работы. По вопросам оплаты Трудовой кодекс не содержит ясных указаний. Однако согласно информации Роструда, работодатель может устанавливать правила оплаты самостоятельно; в случае их отсутствия оплата не обязательна.

Важно! Если в день отгула по сверхурочной работе сотрудник заболеет, отгул не аннулируется. Его можно использовать в другое время. Это подтверждено Рострудом.

Доноры имеют право на оплачиваемые отгулы за день сдачи крови и медицинский осмотр, а также на восстановление после донорства. Эти дни не могут быть заменены финансовой компенсацией (см. письмо Минтруда от 25.03.2019 № 14-2/ООГ-2057). Их необходимо предоставить даже в случае, если работник был донором в отпуске. Однако если отгулы не использованы в течение года, они аннулируются.

Как правильно оформить отгул для донора крови, пояснили специалисты «КонсультантПлюс». Получите пробный доступ к правовой системе и приступите к решению вопросов бесплатно.

Вахтовикам полагается отгул за переработку в смене.

Процесс получения отгула

Прежде всего, день использования отгула должны согласовать работник и работодатель. Работник, взявший отгул без согласования, может быть привлечен к дисциплинарной ответственности за прогул. Исключение составляют отгулы за донорство. Даже если работодатель отказывает в предоставлении отгула, работник вправе его использовать, и за это его не могут наказать (п. «д» п. 39 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2). Главное условие — наличие подтверждения.

Во-вторых, порядок предоставления отгулов следует прописать в локальных нормативных актах, так как Трудовым кодексом он не регулируется. Обычно процедура включает в себя следующее:

• Сотрудник подает заявление на отгул.
• На основании этого заявления составляется приказ об освобождении от работы.
• Отдых отмечается в табеле учета рабочего времени. В случае ведения унифицированных табелей Т-12 или Т-13, отгул обозначается кодом «НВ» или «28».

Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте, правильно ли вы оформили и оплатили отгул сотруднику. В случае отсутствия доступа, получите бесплатный онлайн-доступ к правовой системе.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если у работника законное право на отгул, работодатель не вправе отказать ему в нем. В противном случае он может быть привлечен к административной ответственности согласно ст. 5.27 КоАП РФ, что может повлечь за собой предупреждение или штраф до 50 000 рублей (70 000 рублей при повторном нарушении).

Можно ли использовать отгул вместо отпуска?

Как уже отмечалось, отгул — это отдых, предоставляемый за отработанное время или связанный с одним из перечисленных выше событий. Трудовой кодекс РФ не разрешает использовать отгул вперед, с последующей отработкой времени.

Есть несколько вариантов, как поступить в данной ситуации. Вы можете предоставить сотруднику выходной на один-два дня, однако это не будет считаться отгулом в том понимании, которое предусмотрено Трудовым кодексом. Это может быть либо частью ежегодного оплачиваемого отпуска, либо отпуском за свой счет.

Разделение отпуска на части является общепринятой практикой согласно трудовому законодательству. Одна из частей должна составлять не менее 14 календарных дней, в то время как остаток можно использовать по своему усмотрению, включая отпуск на один день. Важно избегать предоставления отпуска только на выходные.

Образец заявления на предоставление отгула в рамках ежегодного отпуска можно скачать на сайте КонсультантПлюс, где предоставляется бесплатный пробный доступ к системе.

Отпуск за собственный счет обязателен в случаях:

• рождения ребенка;
• вступления в брак;
• смерти близкого человека.

В остальных случаях условия отпуска за свой счет определяются соглашением между работником и работодателем.

Заявление на отгул в 2024 году: примеры для различных ситуаций

В данной статье мы рассмотрим, как правильно составить заявление на отгул и какие особенности необходимо учесть при оформлении данного документа.

• Советы по составлению заявления на отгул в 2024 году
• Заявление на отгул за собственный счет
• Заявление на отгул за работу в выходной
• Заявление на отгул в рамках отпуска
• Заявление на отгул для доноров крови
• Заявление на отгул по семейным обстоятельствам

Советы по составлению заявления на отгул в 2024 году

Работники могут запрашивать отгул по различным причинам, и их право на него может зависеть от решения работодателя. Важно составить письменное заявление заранее, чтобы повысить шансы на его одобрение.

Понятие «отгул» не имеет четкого законодательного определения, и, соответственно, не существует унифицированной формы заявления. Конкретное содержание документа должно отражать обстоятельства, послужившие причиной запроса на дополнительный выходной день.

Для эффективного составления заявления рекомендуется предоставить его работодателю заблаговременно — за несколько дней до желаемой даты. Хотя закон не запрещает подавать заявление в последний момент, шансы на его удовлетворение могут снизиться, если нет существенных обстоятельств, мешающих заранее подать заявление.

При оформлении документа следует придерживаться общепринятых правил делопроизводства, указав следующие данные:

• ФИО руководителя.
• Название компании.
• ФИО и должность работника.
• Дата составления заявления.
• Причины запроса отгула или их обоснование.
• Желаемая дата отгула и его продолжительность.
• Подпись работника.

1. Шапка — расположена в правом верхнем углу.

Этот блок включает данные о руководителе, которому адресуется заявление, а также о работнике, подающем заявление. Информация упорядочена сверху вниз:

• Должность руководителя — генеральному директору и другим должностным лицам.
• Наименование организации — укажите статус: ООО, ИП, ОАО.
• Фамилия руководителя и его инициалы.

Затем следует указать «От…» и аналогичным образом перечислить данные о работнике: должность, подразделение, ФИО.

2. Заголовок — по центру назвать документ: «Заявление».

3. Основная часть — ключевой текст, где следует описать суть заявления. Обязательно упомянуть:

• Дата, на которую запрашивается отгул.
• Причины или обстоятельства, вызвавшие необходимость в дополнительном выходном дне — например, «По семейным обстоятельствам…» или «В связи с работой в выходной день…». Если причина срочная, это также следует отразить в заявлении.

4. Заключительный блок — здесь укажите дату составления документа и подпись работника с расшифровкой.

Исследуем различные варианты составления заявлений в зависимости от причины.

Заявление на отгул за собственный счет

Отгул за собственный счет, то есть без оплаты, лучше всего оформить как неоплачиваемый отпуск. В заявлении следует использовать такую формулировку:

«Прошу предоставить мне неоплачиваемый отпуск на 1 день, с 23 марта 2024 года».

Работодатель может отказать в предоставлении отгула, однако чтобы повысить вероятность одобрения, рекомендуется указать весомые причины. Категории работников, которым отказать нельзя, перечислены в статье 128 части 2 Трудового кодекса РФ.

Заявление на отгул для доноров

Регулярные доноры имеют право на дополнительный оплачиваемый выходной день, который работодатель обязан предоставить. Отгул можно взять в удобное для себя время, подтвердив факт сдачи крови справкой формы № 402-у.

«Прошу предоставить мне 5 апреля 2024 года дополнительный день отдыха с сохранением среднего заработка в связи со сдачей крови 13 марта 2024 года».

Как составить заявление на отгул за работу в выходной

Заявление на отгул за работу в выходной день составляется в произвольной форме. Проверьте, чтобы сотрудник указал следующее:

1. Имя руководителя компании. Заявление о предоставлении отгула за работу в выходной или праздничный день должно быть адресовано руководителю.
2. Личные данные – ФИО, должность, структурное подразделение. Из документа должно быть понятно, кто именно запрашивает отгул.
3. Просьбу предоставить другой день отдыха взамен отработанного выходного.
4. Дата выходного, в который был привлечен к работе.
5. Дата альтернативного дня отдыха. Сотрудник может выбрать любой удобный день взамен отработанного выходного. Закон не накладывает ограничений на сроки выбора.

Сотрудник должен расписаться в заявлении на отгул за отработанный выходной и поставить расшифровку подписи.

Заявление на отгул за предварительно отработанное время: образец

Для предоставления отгула за предварительно отработанное время сотрудник должен составить заявление. Этот документ подтверждает добровольный выбор сотрудника, который предпочел день отдыха вместо повышенной оплаты труда. В заявлении указывается желаемая дата отдыха, а также дата (или даты), когда сотрудник работал сверхурочно или вместо выходного дня.

Обратите внимание! Поскольку в законодательстве отсутствует термин «отгул», использование формулировки «прошу предоставить отгул за предварительно отработанное время» некорректно. Более уместно будет использовать термины «дополнительный отдых» или «дополнительный день отдыха».

Издание приказа о предоставлении отгула за ранее отработанное время

Для оформления отгула за ранее отработанное время необходимо выпустить приказ. Форма документа может быть любой, установленной в организации. Сотрудник должен ознакомиться с ним и поставить подпись.

Отгул за ранее отработанное время: возмещение или нет

Часто возникает вопрос, возмещаются ли отгулы за ранее отработанное время. Согласно общему правилу, работа в выходные и сверхурочные часы оплачиваются в повышенном размере, но работник может выбрать возмещение дополнительным отдыхом. Таким образом, работа в праздничные или выходные дни оплачивается стандартно, и возмещение отгулов за ранее отработанное время не производится (см. ст. 152, ч. 3 и ст. 153 ТК).

Возмещение труда в стандартном размере подразумевает, что специалист, получающий фиксированную заработную плату, получает за выходные дни только ее дневную ставку. В некоторых компаниях работодатели могут выплачивать дополнительные премии для стимулирования и мотивации сотрудников.

Важно! Заработная плата за период, когда предоставлен отгул за ранее отработанное время, никогда не сокращается. Неважно, использовал ли сотрудник день отдыха в этом месяце или планирует это сделать в будущем (см. разд. 5 рекомендаций Роструда от 02.06.2014 № 1). Отдых, предоставляемый за работу в выходные или сверхурочные часы, исключается из нормы рабочего времени (письмо Роструда от 18.02.2013 № ПГ/992-6-1).

Читайте больше полезной информации по теме в изданиях Актион Кадры и HR:

• Отгул за работу в выходной: заполнение табеля и возможность его замены на деньги
• Как возместить сотруднику сверхурочные часы
• Необходимость отражения отгула в форме СЗВ-СТАЖ
• Компенсация неиспользованных отгулов при увольнении сотрудника

Заявление на отгул – разбор трудовых и кадровых моментов

Если обратиться к Трудовому кодексу, нет определения «отгул». Следовательно, единая форма заявления на отгул отсутствует. Тем не менее, этот термин широко используется в рабочих отношениях, и сотруднику часто нужно брать выходные по личным или другим причинам.

Важность правильного оформления заявления на отгул

Часто сотрудники просят образец заявления на отгул у кадровиков. Кадровики, в свою очередь, задают уточняющие вопросы, чтобы понять, что именно имеет в виду работник под «отгулом». Каждый сотрудник считает, что отгулом можно назвать:

• рабочий день, взятый в счет ежегодного оплачиваемого отпуска;
• день отпуска, оплачиваемый за свой счет;
• законный дополнительный выходной.

Когда сотрудник компании обращается в кадровый отдел с запросом на написание заявления на отгул по семейным обстоятельствам, кадровику часто приходится уточнять, есть ли у сотрудника законные основания для оформления «отгула» и как он это понимает.

Понятие «отгул» и его юридический смысл

Термин «отгул» вызывал споры, и Верховный Суд РФ в 2004 году в Постановлении от 17 марта, пункты 34 и 39, дал четкое определение: отгул — это выходной день, предоставляемый сотруднику.

После этого были введены понятия:

• оплачиваемый отгул;
• неоплачиваемый отгул.

Выходные могут предоставляться по соглашению сторон или без согласия работодателя, но в рамках закона.

1. Неоплачиваемый отгул предоставляется сотруднику, который отработал сверхурочно, в выходной или праздничный день, но отказался получить за это деньги. Статьи 152 и 153 ТК РФ.
2. Оплачиваемый отгул предоставляется сотрудникам, сдавшим кровь. Статья 186 ТК РФ.
3. Оплачиваемый рабочий день с отгулом получают вахтовики за переработку. Статья 301 ТК РФ.

Кроме указанных случаев, возможно оформление отгула в соответствии с другими положениями ТК и локальными актами предприятия, соблюдая закон.

Когда нужно подавать заявление на отгул

Закон не устанавливает сроки подачи заявления. Обычно это регулируется локальными актами. В некоторых случаях срок подачи зависит от ТК РФ, но конкретных указаний нет.

1. Если сотрудник хочет получить отгул за работу в выходной или праздничный день, заявление подается до выплаты заработной платы или аванса. Для этого типа выходного дня положения статьи 153 части 4 ТК РФ регулируются полноценно, как альтернатива оплате. Поэтому для корректного расчета желательно подать заявление заранее.
2. По предыдущему пункту, сотруднику не требуется сообщать работодателю о конкретной дате отгула, достаточно уведомить о выбранном варианте отгула. Точную дату можно выбрать позже, но необходимо уведомить работодателя письменно, дождаться оформления Приказа и ознакомиться с его содержанием.
3. Есть определенные сроки для подачи заявления на отгул в отпуск. Согласно статье 136 Трудового кодекса РФ, необходимо уведомить работодателя за 3 дня до планируемого события.

Информирование о отгуле должно быть представлено в письменной форме. В противном случае, работодатель вправе считать, что сотрудник прогуливает работу. Приказ является документом, подтверждающим согласование условий.

Пример составления заявления на однодневный отгул

Сотрудник обращается к работодателю с просьбой предоставить один неоплачиваемый день в качестве отгула.

Если сотрудник планирует отсутствовать на несколько дней, то рабочие дни предполагаемого отсутствия учитываются как дни, требующие предварительного оформления отгула.

Инструкция по оформлению заявки на короткий отпуск

Часто встречаемый случай — путаница между коротким отпуском и обычным отпуском. Правила четко определяют это как однодневный отпуск, который требует соответствующего заявления. Поскольку такой вид отпуска называется «отпуском», работник имеет право на соответствующую компенсацию.

Заявление на короткий отпуск должно быть подано не позднее трех дней до планируемой даты отпуска. В этот день работодатель обязан выплатить деньги за отпуск. Подробные указания можно найти в статье 136 Трудового кодекса РФ.

При планировании однодневного отпуска в виде отгула следует учитывать следующее положение: согласно статье 125 Трудового кодекса Российской Федерации, однодневный отгул в рамках отпуска возможен только в случае, если у работника остается не менее 14 календарных дней отпуска после его использования. Или если за текущий рабочий год работник уже использовал 14 дней отпуска подряд.

Такой же подход применяется при сдаче крови в медицинских учреждениях и при других случаях, требующих оформления отгула на несколько часов.